Claude for Excelで人時生産性と人件費率を店舗別に分解する手順

人件費率が前の月より上がった店舗では、原因が1つとは限りません。売上が落ちた、労働時間が増えた、平均時給が上がった。この3つが重なっていることが多く、まとめて「人件費が高い」と言うと、直す場所を誤ります。

この記事では、店舗の月次実績から人時売上高(人時生産性)と人件費率を並べ、率の変化を3つの要因に分ける台帳を、Claude for Excelと組む手順を書きます。式の関係、台帳の列、要因分解の数字の例、時間帯別の点検、Claudeへの頼み方の順に進めます。

人件費率は平均時給を人時売上高で割った値になる

人時売上高は、売上高を総労働時間(人時)で割った値で、1時間働くごとにいくら売り上げたかを表します。人件費率は人件費を売上高で割った値です。ここに平均時給(人件費を総労働時間で割った値)を加えると、3つは1本の式でつながります。

最後の式が要点です。人件費率は、時給が上がれば上がり、人時売上高が下がっても上がります。時給は賃金改定で動き、人時売上高は売上と労働時間の両方で動くので、率が悪化した理由は「時給」「売上」「労働時間」の3方向に分かれます。

人時や人件費に何を含めるかは、会社ごとに決めます。休憩時間を引くか、社員の人件費や法定福利費を入れるか、店長の労働時間を数えるか。この記事は、決めた定義で毎月同じに集計していることを前提にします。定義が月ごとに変わると、率の差が実績ではなく集計ルールの差になります。

月次の台帳に入れる列と数式

1行を1店舗の1か月にします。入力は売上高、総労働時間、人件費の3つで、あとは式です。店舗が複数あるなら、店舗名の列を足して店舗ごとに行を並べます。

E2: =IF(C2=0,0,B2/C2)
F2: =IF(C2=0,0,D2/C2)
G2: =IF(B2=0,0,D2/B2)

分母が0になる月(休業など)は、0を返して他の式を壊さないようにしています。

率の悪化を売上・時間・時給に分ける

前月と当月の人件費率の差を、3つの要因の寄与に分けます。やり方は、要因を1つずつ前月の値から当月の値に入れ替え、そのたびの率の変化を拾う順次置換です。

1. 売上だけを当月の値にして、時間と時給は前月のまま率を出す。前月との差が売上要因
2. 続けて総労働時間も当月の値にする。増えた差が時間要因
3. 最後に平均時給も当月にする。増えた差が時給要因

3つを足すと、前月から当月への率の変化にちょうど一致します。入れ替える順序を変えると各要因の配分が少し動くので、順序は毎月同じにそろえます。

数字を入れた例

前月と当月の実績が次のとおりだったとします。数字は説明のための例です。

率は9.0ポイント悪化しています。順次置換で分けると次の表になります。

9.0ポイントのうち5.0ポイントが売上の落ち込み、時間と時給が2.0ポイントずつです。この例では売上要因が最大で、時間と時給は同じ大きさです。

売上が12.5%減ったのに労働時間が5%増えた、というのがこの例の動きです。売上が減ったら時間も減らすのが基本ですが、シフトは数週間前に決まるので、売上の落ち込みに追随できないことがあります。時間要因の2.0ポイントは、そのずれの大きさとして読めます。

台帳に式を入れる

前月が2行目、当月が3行目にあるとして、H列からJ列に3つの要因、K列に検算を置きます。

H3: =D2/B3-G2
I3: =F2*C3/B3-D2/B3
J3: =D3/B3-F2*C3/B3
K3: =H3+I3+J3-(G3-G2)

H3のD2/B3は、前月の人件費を当月の売上で割った率(売上だけ当月にした率)です。I3のF2*C3/B3は、前月の時給に当月の労働時間を掛けて当月の売上で割った率です。K3は3つの合計と実際の率の差で、0になれば分解が閉じています。0にならない行は、式か入力が誤っています。

時間帯別に人時売上高を見る

月全体の率は、時間帯ごとのばらつきを平均で隠します。昼と夜は混み、午後は空く店では、全体で人時売上高が平凡でも、午後だけが突出して低いことがあります。時間帯別の入力は、時間帯、売上、労働時間の3列で足ります。

POSの時間帯別売上と、勤怠やシフト実績の時間帯別の人時をそろえるのが前提です。時間帯の区切りが両者で違う(POSは1時間、シフトは30分)と、対応する行がずれます。取り込む前に区切りをそろえます。

=SUMIFS(売上[売上], 売上[時間帯], A2)
=SUMIFS(勤怠[人時], 勤怠[時間帯], A2)

ここでは当月の例で、時間帯を3つに区切ります。時間帯別シートのB1に目標人件費率として35.0%を入れておきます。台帳のG2は前月実績を返す式なので、目標の置き場にはしません。

B2: =台帳!F3/B1

B2は目標の人時売上高で、当月の平均時給1,100円を0.35で割った約3,143円になります。各時間帯の売上をB2で割ると、目標に必要な人時が出ます。

差の列は、実際の人時から必要な人時を引いた値です。昼は目標より人が足りず、午後と夜が過剰という配分が読めます。全体で見ると+430時間の超過ですが、昼を削ってはいけないことが、時間帯別にして初めて分かります。

この表の「必要な人時」は、比率だけで機械的に出した理論値です。店には、売上が小さい時間帯でも置かなければならない最低人数があります(レジと調理、閉店作業など)。午後の191時間まで落とせるわけではないので、最低人数を別の列に入れ、必要な人時と大きいほうを採ると現実に近づきます。

Claude for Excelに頼む

台帳ができたら、Claude for Excelに式の点検と分解の確認を頼みます。Claude for Excelは、開いているブックについての質問に、セル単位の根拠を付けて答えるExcelのアドインです。回答に付く根拠のセルはクリックで移動できます。Pro、Max、Team、Enterpriseの各プランで使えます。

Excelの設定画面の指示欄に、集計の約束を入れておくと、毎回の会話で頼み直さずに済みます。たとえば「人時は休憩を除いた実労働時間」「率は小数点第1位まで」のような書式や前提を書きます。指示欄に書いた内容はExcelだけに効き、PowerPointやWordの指示とは別です。

最初に頼むのは、式の点検です。

このシートのE〜G列は、人時売上高、平均時給、人件費率の式です。
H〜K列は、前月から当月への人件費率の変化を、売上・時間・時給の
3要因に分ける式です。次の3点を点検してください。
1. G列が、D列(人件費)をB列(売上高)で割っていますか。
2. H〜J列の合計がG列の前月差と一致しない行はありませんか。
   K列が0でない行を一覧にしてください。
3. C列やB列が0の行で、式がエラーを返していませんか。

3つ目のような「エラーの原因をたどる」作業は、公式ページが機能の1つとして挙げています。#DIV/0!のような値が出たら、「H15がエラーを返す理由をたどってください」と、セルを名指しで頼めます。

次に、前提を変えた試算を頼みます。

時間帯別シートのB1にある目標人件費率を35%から33%に変えて、
時間帯別の表の「目標に必要な人時」と「差」を更新してください。
数式の関係は壊さないでください。

Claude for Excelは、数式の関係を保ったまま値を変え、下流のセルを再計算させます。目標の率を動かして、削る時間がどこにどれだけ出るかを見る使い方に合います。

並べ替えや条件付き書式、ピボットテーブルの編集といったExcelの操作も、直接頼めます。「差の列が+100時間を超える行を赤くしてください」のように、条件を数字で渡します。

手計算との突き合わせは人が行う

Claude for Excelの公式ページは、監査上重要な計算は検証なしに任せない、顧客向けの最終成果物は人のレビューなしに出さない、と書いています。人員配置や賃金の判断に使う数字も、この線引きに近い扱いになります。

突き合わせはシンプルです。1か月分の行を選び、電卓で人時売上高、人件費率、各要因の差を手で出して、台帳の値と一致するか見ます。上の例なら、40.0%、42.0%、44.0%の3つの率が手元で再現できれば、式は正しく組めています。

台帳に入れる前に決めておくこと

• 店舗別に見るときの人件費の配賦: 本部の人や応援者の人件費を店舗に付ける方法が店舗間で違うと、率の比較ができません
• 新店や改装月の扱い: 営業日数が違う月は、人時売上高では比べられても、売上の絶対額では比べられません。要因分解は日数をそろえた月どうしで行います
• 深夜・休日の割増: 平均時給に割増賃金が入るため、深夜営業の多い月は時給要因が膨らみます。時給の中身を分けたいときは、割増を別の列にします
• 祝日・イベントでの売上の跳ね: 売上要因の大きい月は、一時的な要因なのか傾向なのかを、前年同月などの別の月とも並べて判断します

シフトを作る段階の点検は、アルバイトの希望を集計して労基の抜けを点検するシフト表の作成手順にまとめています。歩合のある人の割増賃金の検算は、歩合給の割増賃金の計算を検算する手順が扱っています。人件費率を直す前に、店舗そのものの採算を見たい場合は、店舗別の減損の兆候を洗い出す手順が営業損益の側から見る方法です。

使うときの制約と注意

人時のデータには、従業員ごとの勤務実績や時給が含まれがちです。公式ページは、機微な情報や規制対象のデータを含むモデルを、適切な管理なしに扱うことを推奨していません。台帳には従業員ごとの時給を入れず、店舗・時間帯ごとに集計した人時と人件費だけを置く設計にすると、この点に配慮できます。

外部から受け取ったファイルには、Claudeに意図しない操作をさせる隠れた指示が入っている可能性があります。本部から配られた集計テンプレートや、他社から届いたPOSデータの書き出しは、信頼できるコピーで作り直してから使います。Claudeが危険な操作を提案したときは確認が求められるので、内容を読んでから承認します。

広範囲の編集を頼む前に、信頼できるコピーのブックで試すことも勧められています。Claude for Excelは既存のデータを上書きする前に警告を出しますが、台帳の元データは別のシートか別のファイルに残しておきます。

使えない範囲もあります。データテーブルとマクロ・VBAの操作には対応していません。Excel 2016と2019の永続版・ボリュームライセンス版、iPad版、Android版でもアドインは動きません。使えるのは、Webのほか、Microsoft 365のWindows版とMac版の一定の版以降です。

Claude for Excelのチャット履歴は、ブラウザ内にローカル保存され、端末間では同期されません。分解の結果と使った定義は、会話ではなく台帳のシートに残します。月ごとに「集計期間」「人時の定義」「目標の人件費率」を欄外に書き添えておくと、次の月に同じ条件で比べ直せます。