Claude for Excelで採用単価を媒体別に出す手順 — ATSのCSVと費用から

採用単価は「何で割るか」で4種類になる

採用単価とは、採用にかかった費用を、人数で割った1人あたりの金額です。割る数が応募・面接・内定・入社のどれかで、同じ媒体でも4つの単価が出ます。

ATS(採用管理システム)から書き出したCSVに応募から入社までの件数があり、別に媒体ごとの費用が手元にあるなら、Claude for Excelで媒体別の単価表まで作れます。ExcelのアドインとしてブックのセルをClaudeが読み、答えにはセル単位の根拠が付きます。

媒体ごとの応募から承諾までの転換率は、採用の歩留まりをClaudeで分析する手順で出し方を扱っています。ここでは、その件数に費用を掛け合わせて単価にする部分に絞ります。

費用表と件数表は別シートにして、媒体名で結ぶ

単価の式は「費用 ÷ 件数」の1つだけです。ミスが入るのは式ではなく、費用と件数が別々のファイルで管理されていて、媒体の呼び名がそろっていないことです。ブックは次の2シートに分けます。

件数のシートは、ATSのCSVを媒体ごとに数えた結果です。CSVから最終到達ステージ別に数える手順は歩留まりの記事に任せ、ここでは数え終わった表を前提にします。

費用のシートは、支払い1回を1行にして、媒体名を件数のシートと一字一句そろえます。「求人媒体A」と「求人媒体A」のように空白が違うだけで、集計の式は別の媒体として扱い、費用が0円に見えます。まず次のように頼むと、表記ゆれを先に拾えます。

「費用」シートのA列と「件数」シートのA列について、
媒体名の一覧を重複なしで出してください。
片方にしかない媒体名と、空白や全角半角だけが違う組を別枠で挙げてください。
修正はまだしないでください。

直す前に一覧を出させるのは、Claude for Excelが既存のデータを上書きする前に警告する仕組みを持っていても、どちらの表記が正かは人にしか決められないためです。

個人を特定する値は件数の表に持ち込まない

ATSのCSVには、氏名や連絡先、場合によっては現年収の列があります。単価の計算に必要なのは媒体ごとの件数だけです。個人別の行はこのブックに置かず、集計済みの件数だけを貼ります。人材紹介の手数料も、候補者別の明細ではなく媒体の合計額に直します。

費用に何を含めるかを先に決める

単価は分子の決め方で大きく変わります。「掲載費だけ」で出した数字と、「担当者の工数まで含めた」数字を並べて比べても意味がないので、次の3段階のどこまでを入れるかを最初に決めます。

この記事の例は「媒体費のみ」と、共通費を按分した「全部入り」の2列で出します。範囲が変われば、媒体どうしの単価の差が大きく動くためです。

費用の型は固定型と変動型に分ける

媒体の費用は、入社の人数に関係なく払う固定型と、入社に応じて払う変動型に分かれます。

• 固定型: 求人媒体の掲載料、自社サイトの運用費、説明会の出展料
• 変動型: 人材紹介の成功報酬、リファラル(社員紹介)の紹介報酬

費用シートに「固定/変動」の列を足しておくと、後の読み方で効いてきます。人材紹介の成功報酬は、入社が決まって初めて発生する支払いです。したがって、内定が出たけれど辞退された人については、費用が1円も発生していません。

共通費は按分の基準を書き残す

ATSの月額利用料のように、特定の媒体に紐づかない費用は共通費です。媒体に割り振るなら、基準を1つ決めて表に書きます。応募数、面接数、入社数のどれで割るかで、各媒体の負担額が変わるためです。例では、共通費40万円を応募数の比で割ります。

単価を出す依頼文と式

件数と費用がそろったら、Claude for Excelのサイドバーに依頼します。変更の範囲を絞るため、元のシートは触らせず、新しいシートに表を作らせます。

「費用」「件数」の2シートから、新しいシート「単価」を作ってください。
- 行は媒体、列は 媒体費、応募単価、面接単価、内定単価、入社単価
- 媒体費は「費用」シートの金額を、媒体名で SUMIFS を使って合計する
- 件数が0のセルは、エラーではなく「算出不可」と表示する
- 元の2シートは変更しない
- 使った式の例を、最後に1行ぶん示す

出てきた式は、セルを開いて目で確かめます。基本の形は次のとおりです。

B2: =SUMIFS(費用!$C:$C,費用!$A:$A,$A2)
C2: =IF(件数!B2=0,"算出不可",$B2/件数!B2)

B2は媒体費の合計、C2は応募単価です。面接・内定・入社の単価は、割る列を件数シートの該当列に変えるだけで同じ形になります。IFERRORで割り算の失敗をまとめて隠すと、媒体名の不一致で費用が0円になった場合も気づけなくなります。0件のときだけを式で分け、それ以外の失敗は表に出す形のほうが検算に向きます。

共通費を足した全部入りの列も作る

共通費を応募数で按分する列は、次の頼み方になります。

「単価」シートの右側に、共通費の按分列と全部入りの入社単価を追加してください。
- 共通費の合計は400,000円(前提シートのB2)
- 按分の基準は、各媒体の応募数が応募総数に占める比率
- 按分額の合計が共通費と一致しているかの確認行も作る

最後の確認行が大切です。按分した額を足し戻して40万円にならなければ、比率の合計が100%になっていません。

出力の例と、数字の読み方

次の表は、動作確認のために作った架空のデータです。実在する企業の実績ではありません。

これを「媒体費のみ」で割ると、単価は次のようになります。

全体では、費用362万円を入社10人で割った36.2万円が入社単価です。共通費40万円を応募数で按分して足すと、各媒体の入社単価は次のように動きます。

自社サイトの入社単価は、按分前の120,000円から180,000円に上がり、150,000円から195,000円になった求人媒体Aとの差が3万円から1.5万円に縮みます。自社サイトは按分額が60,000円と小さくても、入社が1人だけなので、1人あたりの上乗せは求人媒体Aの4人で割った45,000円より大きくなるためです。範囲の決め方で差の大きさが変わる媒体は、どの範囲で比べたかを書き添えておく必要があります。

人材紹介の内定単価は、実際に払った金額ではない

人材紹介の内定単価は337,500円と出ますが、これは費用を内定8人で割った計算上の値です。成功報酬は入社した3人にしか発生しないので、内定単価は払った金額を表していません。変動型の媒体では、入社単価を主役にして、応募・面接・内定の単価は「その段階まで進めるのに平均いくらの費用を使ったか」の目安として見ます。

固定型の媒体は、入社1人で単価が大きく動く

もう1つ、入社の人数が少ない期間の数字は、1人の違いで大きく変わります。入社が1人増減したときの入社単価を並べます。

固定型の2媒体は、1人の違いで単価が2〜5割動きます。自社サイトは入社1人の単価120,000円が、2人なら半分の60,000円です。一方、変動型は1人あたりの報酬が一定なら、人数が変わっても単価は動きません。ここで人材紹介を「高い」、自社サイトを「安い」と決めきるのは早く、自社サイトは入社が1人だった期間の数字にすぎません。

人材紹介の成功報酬が年収に連動する契約なら、入社者の年収によって単価も多少動きます。契約の料率を費用シートに添えておくと、後から理由をたどれます。

件数が少ない媒体の転換率をどう割り引いて読むかは、歩留まりの記事の結果の読み方に同じ考え方があります。この記事の単価では、人数の少なさは「1人で単価が半分になる」という形で現れます。

費用と入社の時期はずらして数える

求人媒体の掲載料は掲載の前に払い、入社は数か月後です。四半期ごとに区切ると、第1四半期の掲載費を第2四半期の入社数で割ることになりかねません。避ける方法は2つあります。

• 期間を1年に広げて、費用と入社のずれを小さくする
• 応募日の期間で費用と件数をそろえ、その期間の応募者のその後を追う

後者は、直近の応募ほど「まだ選考中」の人が多く、入社が未確定になります。入社単価は期間が終わった後に確定する数字なので、途中の期間では参考値として扱います。選考中の候補者を分母から外す考え方は、歩留まりの記事に具体的な依頼文があります。

Claude for Excelに任せる範囲と、任せない範囲

Claude for Excelは、Pro、Max、Team、Enterpriseの各プランで使えるExcelのアドインです。対応するExcelは、Excel on the web、Microsoft 365のWindows版とMac版です。Excel 2016と2019の永続・ボリュームライセンス版、iPad、Android版には対応していません。

単価表づくりで任せやすい作業は、SUMIFSなどの式の入力、媒体名の表記ゆれの洗い出し、割り算の失敗(#DIV/0!)の原因探しです。ソート、フィルタ、ピボットテーブルの編集も依頼できます。

逆に、次の3点は人が持ちます。

• 費用の範囲と、共通費の按分基準の決定
• 契約書や請求書の金額との突き合わせ
• 結果を経営会議や予算の根拠に使う前の検算

使用上の注意に「検証なしの監査上重要な計算には勧められない」とあるため、採用予算の実績としてまとめる数字は、手計算かほかの集計と照合します。マクロとVBA、データテーブルは未対応です。

媒体の請求書や外部ファイルは信頼できるものだけを開く

Claude for Excelを使うときの注意として、外部から受け取ったファイルには、Claudeを誤作動させる隠れた指示が含まれうると示されています。媒体や紹介会社から届いた請求明細のExcelをそのままブックに貼ると、この危険に当たります。自社のATSから書き出したCSVと違い、取引先のファイルは出どころが外部です。次の運用が手堅い形です。

• 取引先の請求明細は、金額と媒体名だけを自分で新しいブックに写す
• 編集前に、信頼できるコピーを取る
• Claudeが危険な操作を提案して確認を求めてきたら、中身を読んでから許可する

毎回同じ前提を伝える場合は、永続的な指示に書く

「金額は税抜」「通貨は円で3桁区切り」「見出し行は太字」のような前提は、サイドバーの設定にある指示欄に書いておくと、Excelでの全会話に反映されます。範囲の定義(媒体費のみ)や、算出不可の表示ルールも、ここに置くと毎回の依頼文が短くなります。この指示欄はExcelにだけ効き、PowerPointやWordの指示とは別です。

結果を信じる前の検算

単価表ができたら、次の3点を手で確かめます。

1. 媒体費の合計が、費用シートの総額と一致する(例では362万円)
2. 件数の合計が、ATSの全体件数と一致する(例では応募200、入社10)
3. 1媒体を選び、電卓で費用 ÷ 入社数を計算して、表の値と一致する

1と2が合わなければ、媒体名の不一致で行が落ちているのが典型的な原因です。ここで合わせてから、単価の議論に入ります。

採用担当者の人件費まで含めて試算するときは、要員計画の人件費シミュレーションと同じ考え方で、前提シートに単価と工数を置いて式で結ぶ形が使えます。共通費の按分を一般的に扱う場合は、セグメント別損益の共通費配賦が参考になります。

まとめ

採用単価の差は、媒体の優劣ではなく、費用の範囲と費用の型の差として現れます。固定型の媒体は入社が1人変わるだけで単価が2〜5割動き、変動型は人数が変わっても動きません。単価の表は、費用の型の列と、入社±1人の感度を添えて初めて、判断の材料になります。

作業の順は、媒体名をそろえて、費用の範囲を決め、単価を出し、合計を突き合わせるだけです。Claude for Excelには式の入力と表記ゆれの洗い出しを任せ、範囲の決定と最後の検算は人が持つ分担にすると、採用会議に出せる数字になります。