Claudeで介護の勤務形態一覧表を人員配置基準と突き合わせる手順

勤務形態一覧表の常勤換算が人員基準を満たしているかは、Excelの数式とClaudeのコード実行で二重に検算できます。訪問介護なら、見る項目は常勤換算の合計、サービス提供責任者の人数、管理者の配置の3つです。この記事では、架空の事業所のデータを使って、突き合わせの順番と指示文を示します。

勤務形態一覧表と人員基準は何を突き合わせるのか

一覧表の数字は、条文のどの規定に対応するのか。先にそこを決めておくと、検算の対象がぶれません。

訪問介護の人員基準(指定居宅サービス基準の第5条・第6条)には、確認する規定が3つあります。

常勤換算方法そのものも条文に定義があります。事業所の従業者の勤務延時間数を、事業所で常勤の従業者が勤務すべき時間数で割り、員数を常勤の従業者の人数に換算する方法です。

運営指導で見られるのは「計画」と「実績」の両方

厚生労働省の運営指導マニュアルは、従業者の員数について、確認文書である勤務体制一覧表を元に、勤務実績表やタイムカードから実際の員数が確保されているかを確認する、と説明しています。訪問介護の確認文書の欄にも、勤務体制一覧表・勤務実績表・タイムカードや勤怠管理システム・資格証の写しが並びます。

一覧表だけが整っていても足りません。一覧表の計画値、勤務実績表、勤怠記録の3点が同じ数字になって初めて、員数が確保されていたと示せます。介護保険施設等の運営指導全体の流れは介護事業所の運営指導に向けた書類の自己点検にまとめています。

様式の呼び名は自治体で違います。同マニュアルは「勤務体制一覧表」と書き、埼玉県の参考様式は「従業者の勤務体制及び勤務形態一覧表」です。この記事では、勤務形態一覧表と呼びます。

常勤・非常勤の区分は雇用形態では決まらない

一覧表の区分欄(A〜D)を誤ると、その後の計算がすべてずれます。ここは先にClaudeへ頼まず、人が確認するところです。

埼玉県の説明資料では、区分は常勤か非常勤か、専従か兼務かで決まります。

常勤の定義は、その事業所で常勤の従業者が勤務すべき時間数(週32時間を下回る場合は32時間を基本とする)に達していることです。雇用契約上の正規職員かどうかは関係しません。

同じ資料に、迷いやすい例が載っています。同一建物内で同じ法人が運営する介護保険施設と、併設の通所介護の両方に勤務する職員は、正規雇用でも、一方の事業所の従業者としては常勤の勤務時間に達しないため、配置上は非常勤になります。

埼玉県の別資料も、雇用上は非常勤でも、勤務表で常勤職員の勤務時間数まで位置づけられていれば、介護保険法上は常勤の扱いになると説明しています。「常勤」は肩書きではなく、勤務表の時間数で決まります。

例外が使える場面

老企第25号の新旧対照表には、育児・介護休業法の短時間勤務などの措置が講じられている場合、30時間以上の勤務で常勤換算上は1として扱える旨が載っています。産前産後休業や育児休業中の常勤者を、複数の非常勤者の換算で埋める扱いも同じ箇所にあります。これらを使うかどうかは、指定権者の運用を確認してから決めます。

架空の事業所で検算してみる

次の数字は説明用の架空データです。訪問介護の事業所で、常勤が勤務すべき時間数を月160時間とします。月の基準時間数は、事業所の就業規則と勤務表から決めて、指定権者の様式の算出方法に合わせてください。

S06は法人内の別事業所にも80時間勤務していますが、常勤換算は事業所ごとに行うので、この事業所では80時間だけを数えます。埼玉県の資料にも、複数事業所を兼務する場合はそれぞれの事業所ごとに分けて換算する、とあります。

常勤換算の合計

訪問介護員等の勤務時間を足すと、160+160+96+72+48+80=616時間です。616÷160=3.85で、小数点第2位以下を切り捨てると3.8人です。2.5以上の基準を満たします。

埼玉県の資料の算出式は、当月の職員の勤務時間数を、常勤職員が当月に勤務すべき時間数で割り、小数点第2位以下を切り捨てるものです。端数処理も指定権者の様式に合わせます。

サービス提供責任者の人数

利用者数が前3か月で82人、86人、87人なら、平均は85人です。85÷40=2.125で、端数を切り上げて3人以上が必要になります。

一覧表でサービス提供責任者に位置づけているのがS01とS02の2人だけなら、常勤換算が足りていても、サービス提供責任者の員数が1人足りません。この種の不足は、常勤換算の合計だけを見ていると見つかりません。

条文には、常勤のサービス提供責任者を3人以上置き、サービス提供責任者の業務に主として従事する者を1人以上置くなどの条件を満たす事業所は、50人ごとに1人以上とできる緩和もあります。この例は常勤が2人なので、緩和の対象外です。サービス提供責任者の員数は、利用者の数に応じて常勤換算方法によることができる、という定めもあります。何人までを常勤換算で置けるかは、通知の細則と指定権者の運用を見て判断します。

管理者の配置

S07は管理者として常勤専従で位置づけられています。管理者が他の職務を兼ねる場合は、管理業務に支障がないことが前提です。通知は、管理すべき事業所数が過剰な場合や、緊急時に駆け付けられない体制の場合を、支障があると考えられる例に挙げています。

管理者の業務時間を訪問介護員等の勤務延時間数に含めるかどうかは、様式の記入要領と指定権者の取扱いで決まります。通知は、勤務延時間数を当該事業所の指定に係る事業のサービスに従事する勤務時間と定めているだけです。

Excelの数式とClaudeのコード実行で二重に検算する

同じ計算を、Excelの数式とClaudeの出力で別々に行い、一致を確かめます。どちらかが誤っていても、食い違いとして表に出ます。

Excelの数式は次の形です。

常勤換算(訪問介護員等)
=ROUNDDOWN(SUMIFS(D:D,C:C,"訪問介護員等")/$B$1,1)
 
サービス提供責任者の必要人数(40人ごと)
=ROUNDUP(利用者数の平均/40,0)
 
常勤かどうかの仮判定(勤務時間が基準に達しているか)
=IF(D2>=$B$1,"常勤","非常勤")

最後の判定式は仮のものです。実際の判定には、併設事業所とのみなし常勤や、短時間勤務の例外が絡みます。

Claudeへの指示文の例

添付のCSVは、訪問介護事業所の勤務形態一覧表から氏名を外したものです。
常勤が勤務すべき時間数は月160時間です。
次の順で、Pythonで計算して結果を表で返してください。
1. 職種が訪問介護員等の勤務時間の合計と、160で割った常勤換算(小数点第2位以下を切り捨てて第1位まで)
2. 常勤換算が2.5以上かどうか
3. 利用者数の前3か月平均を85人として、サービス提供責任者の必要人数(40人ごと、端数切り上げ)
4. 一覧表でサービス提供責任者とされている人数との差
計算に使った式と、仮定した点も書いてください。

Claudeにコードを実行させてファイルを作る機能は、サポート記事によると、Free・Pro・Max・Team・Enterpriseのすべてのプランで、Web・デスクトップ・モバイルから使えます。Team・Enterpriseでは組織の設定で無効にでき、ネットワークアクセスは既定で無効です。勤務表の検算だけなら、ネットワークアクセスは不要です。

ファイル作成は通常のチャットより利用上限の消費が大きい、とも書かれています。毎月の定例作業にするなら、頻度を決めて使うほうが安全です。

実績で再計算すると何が変わるか

一覧表は計画の値です。勤務実績表のとおりに再計算すると、数字は動きます。

S01が月の途中から休職して実績が120時間、S03が80時間だったとします。実績の合計は616−40−16=560時間で、常勤換算は560÷160=3.5人です。基準は満たしますが、余裕は小さくなっています。

小規模な事業所では、この差で基準を割ることがあります。基準に近い事業所ほど、計画値だけでなく、月ごとの実績値でも一覧表を作り直しておくと、運営指導の確認に答えやすくなります。

Claudeに渡すもの・渡さないもの

勤務表には、従業者の氏名と資格が含まれます。検算に氏名は不要なので、職員IDに置き換えたものだけを渡します。利用者の氏名や介護度を渡す必要もありません。サービス提供責任者の人数を出すには、利用者数の平均だけで足ります。

加算の届出書類や状況一覧表の下書きを含む、介護報酬の届出まわりの使い方は介護の加算届・体制届の下書きで扱っています。事業所のシフトを組む段階の労基法の点検は、シフト表の作成と労基の点検の領分です。

まとめ

人員基準との突き合わせは、条文の3規定、区分の判定、計画と実績の再計算の順に進めます。Claudeに任せるのは、氏名を外した表の集計と式の説明までです。常勤の時間数や端数処理、管理者の兼務の可否は、条文だけで決まらない部分が残るので、指定権者の様式と運用で最終確認します。数字が基準を超えているかより、一覧表・実績表・勤怠記録の3点が同じ数字になっているかが、運営指導で問われます。