Claudeで寄附金の受領証明書を年末にまとめて発行する手順

年末は、寄附者から受領証明書の問い合わせが集中する時期です。台帳は事務局のExcelにあり、証明書はWordに手で打ち込む。この運用で起きやすいのは、金額の桁違いと受領日の取り違えです。

Claudeに任せられるのは、台帳から差し込み用データを作る作業と、転記ミスを機械的に洗い出す検算です。発行の可否や記載内容の最終確認は人が持ちます。この記事では、その分担でどう組むかを手順にします。

受領証に何が書かれている必要があるか

作業の前に、受領証の記載事項を固めます。ここが曖昧なまま差し込み用データを作ると、全件を作り直すことになります。

寄附金控除を受ける側の確定申告では、寄附した団体から交付を受けた「寄附金の受領証(領収書)」の添付か提示が必要です(国税庁タックスアンサーNo.1150)。電磁的記録を印刷した書面も含まれます。

認定NPO法人等への寄附で税額控除を受ける場合は、さらに細かく定められています(No.1263)。証明する書類には次の内容が入っている必要があります。

認定NPO法人等への寄附では、寄附者は寄附金控除と税額控除のうち有利なほうを選べます(No.1263)。どちらを選ぶかは寄附者の側で決まるため、団体側は、どちらの申告にも使える内容の受領証を1種類出しておくと運用が一本化できます。

受領年月日が必要という点は、設計に効きます。年末にまとめて1枚で発行する場合も、寄附ごとの日付と金額を明細として持たせておくのが安全です。台帳の列を、この記載事項からさかのぼって決めます。

発行できるかを台帳で先に仕分ける

すべての入金が受領証の対象になるわけではありません。No.1263は、寄附をした人に特別の利益が及ぶと認められるものと、出資に関する業務に充てられることが明らかなもの(令和3年4月1日以降に支出するもの)を除くとしています。返礼品付きの寄附や会費まじりの入金がある団体は、台帳にこの区別の列が要ります。

もう一つの条件が、認定の有効期間です。認定NPO法人等の寄附金は、認定の有効期間内に支払われたものに限って適用されます。有効期間は認定の日から5年、特例認定は3年で、更新の申請は期間満了の6か月前から3か月前までの間です(特例認定に更新はありません)。有効期間は所轄庁が公示する事項に含まれており、認定法人の名簿は内閣府のNPO法人ポータルサイトで確認できます。年をまたいで期限が切れる団体は、期限日以降の入金を別扱いにする必要があります。

台帳に最低限ほしい列は次のとおりです。

氏名と住所をClaudeに渡さずに進める

寄附者の氏名と住所は個人情報です。差し込み用データをClaudeに作らせる段階では、氏名と住所の列を渡す必要がありません。上の表のとおり、台帳側に「寄附者ID」を振り、氏名と住所は別ファイルに残します。

Claudeが作るのは、寄附者IDごとの件数・合計額・明細を持つ表です。氏名と住所は、できあがった表を手元のWordやExcelの差し込み印刷でIDに結び付けて入れます。名簿を預ける範囲を絞れば、Claudeに渡るデータの機微も下がります。

台帳から差し込み用データを作る

Claudeのファイル作成機能は、CSVのアップロードとコード実行によるデータ処理、結果のファイルのダウンロードに対応しています。Free・Pro・Maxでは設定の「機能(Capabilities)」で「コード実行とファイル作成」をオンにして使います。

依頼文の例です。計算をClaudeの暗算に任せず、コードで実行させるのが要点です。

添付のledger.csvは2026年分の寄附台帳です。次を行ってください。
1. 計算はすべてPythonで実行し、暗算で答えないこと
2. 特別の利益と出資がどちらも「無」の行だけを対象にする
3. 受領日が2026年でない行、金額が0以下の行、台帳IDが重複する行は
   対象から外し、理由を付けて一覧にする
4. 寄附者IDごとに件数・合計額・明細(受領日と金額)を持つ
   merge.csvを作る
5. 最後に、対象行の件数と合計額を表示する

転記ミスを検算するスクリプト

同じ処理は、手元のPythonでも動かせます。Claudeに書かせたコードを人が読めるようにしておくと、年が変わっても再利用できます。次は、依頼文の条件を満たす最小の形です。

import csv
from collections import defaultdict
from datetime import date
 
YEAR = 2026
with open("ledger.csv", encoding="utf-8") as f:
    rows = list(csv.DictReader(f))
errors, per_donor, seen = [], defaultdict(list), set()
 
for r in rows:
    rid = r["台帳ID"]
    amount = int(r["金額"])
    d = date.fromisoformat(r["受領日"])
    if rid in seen:
        errors.append(f"{rid}: 台帳IDが重複")
        continue
    seen.add(rid)
    if amount <= 0:
        errors.append(f"{rid}: 金額が0以下")
        continue
    if d.year != YEAR:
        errors.append(f"{rid}: 受領日が{YEAR}年ではない")
        continue
    if r["特別の利益"] != "無" or r["出資"] != "無":
        errors.append(f"{rid}: 特別の利益または出資が「無」でない")
        continue
    per_donor[r["寄附者ID"]].append((rid, d, amount))
 
with open("merge.csv", "w", encoding="utf-8", newline="") as f:
    w = csv.writer(f)
    w.writerow(["寄附者ID", "件数", "合計額", "明細"])
    for donor, items in sorted(per_donor.items()):
        items.sort(key=lambda x: x[1])
        detail = " / ".join(
            f"{d.isoformat()} {a:,}円" for _, d, a in items)
        w.writerow([donor, len(items), sum(a for *_, a in items), detail])
 
total = sum(a for v in per_donor.values() for *_, a in v)
print(f"対象行 {sum(len(v) for v in per_donor.values())} 件 / 合計 {total:,} 円")
print("要確認:", *errors, sep="\n- ") if errors else print("要確認なし")

python3 check.py

次の5行の台帳で試すと、出力は次のようになります(動作を確かめるための架空の例です)。

台帳ID,寄附者ID,受領日,金額,特別の利益,出資
L001,D01,2026-03-10,10000,無,無
L002,D01,2026-11-02,5000,無,無
L003,D02,2026-12-01,3000,有,無
L004,D03,2025-12-30,2000,無,無
L001,D01,2026-03-10,10000,無,無

対象行 2 件 / 合計 15,000 円
要確認:
- L003: 特別の利益または出資が「無」でない
- L004: 受領日が2026年ではない
- L001: 台帳IDが重複

D01には2件・15,000円の明細が作られ、L003とL004、末尾に重複して現れたL001は発行対象に入らず要確認に回ります。重複した行は最初の1行だけが残るので、二重に計上されません。要確認の行は、発行しないと決めるか、台帳側を直して再実行するかを人が選びます。

合計が合っているかをどう確かめるか

スクリプトが出す合計は、「対象にした行だけ」の合計です。台帳全体の合計から要確認の行の合計を引いた額と一致するかを、最後に別経路で確かめます。

Claudeに「合っていますか」と聞くだけでは検算になりません。コードの出力値と、会計ソフトの集計という二つの独立した数字を、人が並べて見るのが検算です。

年末にまとめて発行するときの落とし穴

Claudeが担う範囲と、人が持つ範囲

差し込み用データの生成、条件に合わない行の抽出、集計は、コード実行の得意な領域です。一方で、返礼品が寄附者への特別の利益に当たるかの判断や、その寄附が特定非営利活動に関する事業に関連するかどうかの確認は、台帳の「有 / 無」を決める段階で人が済ませておく項目です。Claudeは決められた列の値を機械的に拾うだけで、判断そのものは担いません。

寄附者の側から見た年末調整や確定申告の書類づくりについては、Claudeで確定申告・年末調整の下書きを作るときの注意点に整理があります。記入漏れの点検は年末調整の記入漏れをClaudeで点検する方法が詳しい内容です。寄付データの読み取りがGivebutterにある団体は、ClaudeとGivebutterの連携で台帳のCSVを作る手間を減らせます。

まとめ

受領証の発行で手間がかかるのは、文面を作る作業よりも、台帳の数字が正しいかの確認です。台帳に受領日・特別の利益・出資の列を持たせ、氏名と住所を除いたCSVからコードで差し込み用データと要確認の一覧を作る。合計は、スクリプトの出力と会計ソフトの集計を人が並べて確かめる。この流れなら、Claudeを使っても責任の所在が崩れません。