Claudeでワークショップの付箋写真をテーマ別に集約する手順

ワークショップの付箋は、模造紙の前では盛り上がっても、翌日には写真フォルダで眠りがちです。Claudeに任せるなら、事前に進行台本を整える段と、当日の付箋写真を束ねて次アクションに落とす段の2つに分けると、うまく回ります。

結論から書くと、台本と進行ルールは「プロジェクト」に置き、付箋の写真は「チャット」に渡します。写真を先に書き起こし表にして人が目を通し、そのあとでテーマ別に束ねます。この順序が崩れると、読み違いがそのまま集約結果に混ざります。

事前の段:プロジェクトに進行台本の土台を置く

プロジェクトは、チャット履歴と知識ベースを独立して持てる作業場所です。文書や文脈をアップロードしておけば、そのプロジェクト内のどのチャットでも参照されます。無料アカウントでも使えますが、作れるのは5つまでです。

置くものは3種類に絞ると扱いやすくなります。

• 開催目的と参加者の属性をまとめた1枚
• 過去回の進行台本や、使い回したい問いかけの一覧
• 付箋の色の意味を決めたルール表

プロジェクトの知識ベースには、画面右側から文書を追加できます。ファイルサイズは1ファイル30MBまでです。ここで見落としやすい条件が1つあります。プロジェクトのファイルは、PDFを除いてテキスト抽出だけが行われます。台本のスライドに貼った図や、模造紙の写真は、知識ベースに置いても読まれない前提で考えてください。

カスタム指示に決めておくこと

プロジェクトの「Set project instructions」から指示を保存すると、そのプロジェクト内の全チャットに効きます。指示の例として、口調を堅くする、特定の役割の視点で答える、といった使い方が挙げられています。ワークショップなら、次のような約束事を入れておくと、当日の出力がぶれにくくなります。

あなたはワークショップの進行補助です。
- 付箋の文言は要約せず、原文のまま扱う
- 読み取れない文字は推測で補わず「判読不能」と書く
- 付箋には通し番号を付け、以降の表では必ずその番号を残す
- 事実の記述と、参加者の意見・感想を区別して扱う

「推測で補わない」「番号を残す」の2点が要です。番号が残っていれば、束ねたあとでも元の付箋まで辿れます。

進行台本をClaudeと詰める

台本づくりは、素材を貼って時間割の案を出させるところから始めます。プロンプトは例として次のような形になります。

添付の開催目的と参加者の属性をもとに、半日(3時間)の進行台本を作ってください。
- 各パートに「ねらい」「所要時間」「ファシリテーターの問いかけ」「想定される付箋の書き方」を付ける
- 付箋の色は、課題=黄、アイデア=青、懸念=ピンクで統一する
- 休憩を含め、合計が3時間に収まっているか最後に検算する

時間配分は足し算の誤りが出やすい箇所です。検算を指示に入れておき、返ってきた表の合計も人の目で数え直してください。Claude自身の出力は確認と手直しを前提にする、というのが公式の案内でもあります。

台本ができたら、ファイル作成機能でWordやPDFに出力できます。Free、Pro、Maxでは、設定のCapabilitiesで「Code execution and file creation」をオンにします。Teamプランでは組織の既定で有効で、オーナーが無効にしている場合は使えません。出力形式はExcel(.xlsx)、PowerPoint(.pptx)、Word(.docx)、PDFで、1ファイル30MBまでです。ダウンロードのほか、Google Driveへ直接保存もできます。

当日の段:付箋の写真を書き起こし表にする

模造紙やホワイトボードの前で撮った写真は、プロジェクトではなくチャットに直接アップロードします。前の節で触れたとおり、プロジェクトのファイルは画像を読まないためです。

アップロードの条件は次のとおりです。

追加の方法は、チャット欄左下の「+」から「Add files or photos」を選ぶか、ドラッグ&ドロップです。クリップボードの画像を貼り付けることもできます。

20枚の上限があるので、模造紙1枚を1枚で撮るより、パートごと、または色ごとに寄って撮るほうが運用しやすくなります。解像度の推奨があることから、1枚に付箋を詰め込んだ引きの写真は、文字が小さくなって読み違いの元になります。付箋が20枚程度に収まるまで寄る、というのが目安です。

最初に出させるのは「書き起こし表」

写真を渡したら、すぐ集約させず、まず書き起こしだけを依頼します。

添付の付箋写真から、すべての付箋を書き起こしてください。
列は「番号 / 写真ファイル名 / 付箋の色 / 原文 / 読み取りの確信度(高・中・低)」です。
要約や言い換えはしないでください。読めない文字は「判読不能」とし、補わないでください。

返ってきた表は、写真と並べて人が突き合わせます。確信度が「低」の行と「判読不能」の行を優先して直せば、全件を見直さずに済みます。ここでの修正は、チャット上で「番号12の原文は〜です」と伝えるだけで足ります。

確信度が低い付箋が特定のパートに偏るときは、そのパートだけ撮り直すほうが早く済みます。照明の映り込みや斜めからの撮影が原因なら、真正面から寄って撮った写真を同じチャットに追加し、「番号30〜38を撮り直した写真で置き換えてください」と頼みます。

書き起こしを先に人が確認する理由は単純です。束ね方の良し悪しは目で見て判断できますが、付箋1枚の読み違いは、集約結果の中に埋もれて見えなくなります。

束ねる段:テーマ別に集約する

表が直ったら、その表だけを材料にしてグループ分けを頼みます。写真をもう一度参照させると、読み取りをやり直してせっかくの修正が上書きされる可能性があるので、「修正済みの表のみを使う」と明記してください。

修正済みの書き起こし表だけを使って、付箋をテーマ別にグループ化してください。
- グループ名は内容を表す短い一文にする
- 各グループに属する付箋の番号と件数を示す
- どこにも入らない付箋は無理に押し込まず「未分類」として残す
- 同じ内容の重複付箋は、番号を併記して1行にまとめる

「未分類」の枠を許しておくのがコツです。枠がないと、収まりの悪い付箋が近いグループに吸い込まれ、少数派の意見が見えなくなります。

グループ分けの案が出たら、次の点を人が確かめます。

1. 件数の合計が、書き起こし表の行数と一致しているか
2. 1つの付箋が複数のグループに入っていないか
3. グループ名が、参加者の言葉から離れすぎていないか

色の意味を台本で決めていれば、「課題の黄色だけを束ねる」「懸念のピンクをグループごとに数える」といった切り方もできます。複数の部署が参加した回では、所属ごとに分けて偏りを見る使い方もあります。

付箋の集約は、合意形成を肩代わりするものではありません。Claudeが出すのは「こう束ねられる」という案で、どのテーマを優先するかは参加者が決めます。

次アクションに落とす段

テーマが決まったら、次アクションを表にします。ここでも、Claudeに決めさせるのは「素案」までです。

確定したテーマごとに、次アクション候補を表にしてください。
列は「テーマ / アクション案 / 根拠になった付箋番号 / 担当(未定可) / 期限案 / 判断が必要な点」です。
参加者が発言していない担当者名や期限は書かず、空欄にしてください。

担当者と期限を空欄で返させる指示が効きます。入れさせると、もっともらしい名前や日付が補われ、確認の手間がかえって増えます。

最終版はExcelで受け取ると、その場で担当と期限を書き込めます。プロジェクトの知識ベースに保存しておけば、次回の企画時に過去回の結果として参照できます。

結果を次回に残す

プロジェクト内でも、チャット間で文脈は共有されません。共有したい情報は知識ベースに追加する必要があります。当日のチャットで作った書き起こし表と次アクション表は、ダウンロードして知識ベースに足すと、次回の進行台本を作るチャットから使えるようになります。

TeamとEnterpriseのプランでは、プロジェクトを組織内の特定メンバーと共有できます。「Can view」は内容の閲覧とチャットまで、「Can edit」は指示や知識の編集もできる権限です。共同ファシリテーターには閲覧、書記役には編集、と分けると安全です。

つまずきやすい点

ほかに、押さえておきたい点が3つあります。

• 使用量:ファイル作成を伴う作業は、通常のチャットより利用上限を多く消費します。写真を大量に渡す回は、余裕のある時間帯に回すほうが安心です。
• 参加者の情報:付箋には、本名や特定の個人への不満が書かれることがあります。Free、Pro、Maxでは、ファイル成果物を含む会話の公開共有が無効化されていますが、社内の取り扱いルールに沿って、アップロード前にマスキングするかどうかを決めておいてください。
• 新しいプロジェクト:プロジェクトには、Claude Codeの利用者から段階的に提供されているベータ版があります。この記事の画面や用語は、現行のチャット向けプロジェクトを前提にしています。

進め方の型をほかの集約にも使う

「原文を残した書き起こし → 人が確認 → 束ねる → 判断材料の表にする」という流れは、ワークショップ以外の集約にもそのまま使えます。数字を扱う集約は予算編成の部門ヒアリング回答の集約、コメントを合議資料にまとめる場合は面接の評価コメントの集約が近い手順です。

付箋の場合は、文字を読む工程が先頭に加わる分だけ、確認の段を飛ばさないことが大切になります。

まとめ

台本と進行ルールはプロジェクトに、付箋写真はチャットに置きます。書き起こし表を人が直してから束ね、担当と期限は空欄で返させて会議で埋めます。この3点を守れば、付箋の山を翌日の議事録に使える形まで、短時間で運べます。