税理士事務所の承継で顧問先の引継ぎ資料をClaudeで作る手順
税理士事務所の承継で、承継先が最初の決算で迷わない顧問先別の引継ぎ資料をClaudeのProjectsで組み立てる手順。顧問先をコードに置き換えて渡し、実名との対応表は手元に残します。
引継ぎ資料は「承継先が最初の決算で迷う点」から逆算する
税理士事務所を承継するとき、承継先が困るのは顧問先の名簿ではなく、最初の決算期に入ってから分かる事情です。契約書に載らない取り決め、毎年同じ形で出る指摘、資料が揃う時期のずれ。これらは承継元の頭の中か、散らばったメモにしか残っていません。
Claudeは、そのメモを顧問先ごとの引継ぎシートに揃える作業に向いています。ただし顧問先の実名や数値をそのまま渡す前に、決めておくことが2つあります。何を資料に入れるかと、どの形でClaudeに渡すかです。この記事は、顧問先を特定できない形に置き換えたメモから引継ぎシートを作る流れを、ClaudeのProjectsを使って順に示します。
契約書の業務範囲の洗い出しは税理士の顧問契約書をClaudeで点検する手順に、データを渡す前の守秘義務の確認は税理士のClaude利用と守秘義務にまとまっています。ここでは、その両方を前提に引継ぎ資料の作りに絞ります。
引継ぎシートに入れる6項目を先に決める
シートの項目が曖昧なままメモを渡すと、Claudeは見つけた情報を思いついた順に並べます。承継先が使える形にするには、項目を先に固定します。顧問先1社につき1枚、次の6項目で足ります。
| 項目 | 書くこと | 承継先が迷う場面 |
|---|---|---|
| 契約の概要 | 書くこと顧問料の範囲、記帳代行の有無、年末調整などの追加業務 | 承継先が迷う場面追加請求してよい業務の線引き |
| 決算・申告の特記事項 | 書くこと決算月、繰越欠損金、特例の適用、毎期の調整項目 | 承継先が迷う場面前期の処理を踏襲するか |
| 過去の指摘 | 書くこと税務調査や税理士内部のレビューで出た指摘と、その後の対応 | 承継先が迷う場面同じ論点の再発 |
| 資料のやりとり | 書くこと資料が揃う時期、送付手段、遅れやすい書類 | 承継先が迷う場面決算スケジュールの組み方 |
| 顧問先側の窓口 | 書くこと連絡先の役割(経理担当、社長など)と、連絡手段の好み | 承継先が迷う場面誰に何を確認するか |
| 初回決算までの予定 | 書くこと決算月までの月次と、着手が必要な時期 | 承継先が迷う場面引継ぎ直後の動き出し |
「担当者の癖」と呼ばれがちな情報は、人柄の評価ではなく行動の事実に直して書きます。たとえば「気難しい」ではなく「決算前の問い合わせは電話を好み、メールの返信は翌営業日以降になる」と書きます。評価語が混じると、承継先が先入観を持つ原因になります。また、引継ぎ資料を受け取った顧問先側の担当者本人に見られても困らない書き方を目安にすると、事実だけが残ります。
顧問先情報の提供は、Claudeとは別に確認する
資料づくりの前に、承継そのものの手続きで顧問先の情報を承継先に渡してよい根拠を確認しておきます。ここはClaudeが答えを出す場面ではなく、事務所が判断する場面です。
個人情報保護法27条5項2号は、合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合、提供を受ける者を第三者に該当しないものとしています。つまり、承継に伴う提供は、同条1項が求める本人の同意の枠組みとは別に整理されています。
一方、税理士法38条は、税理士が正当な理由がなく、税理士業務に関して知り得た秘密を他に洩らし、または窃用することを禁じています。事務所の承継で顧問先の情報を渡すことが同条の「正当な理由」に当たるかについて、税理士法は直接の規定を置いていません。個人情報保護法の整理と税理士法の守秘義務は別の論点なので、片方が通るからもう片方も通る、とは言えません。
実務では、次の順で進めます。
- 承継契約の相手方である承継先の税理士との間で、顧問先の情報を渡す範囲と時期を書面で決める
- 顧問先への通知や同意の取り方を、所属税理士会や顧問弁護士に確認する
- 実名入りの正式な引継ぎ資料は、Claudeを通さずに承継先へ渡す
3番目が肝です。Claudeを使うのは、実名を伏せた下書きづくりまでと考えると、守秘義務の議論をClaudeの利用有無に持ち込まずに済みます。
顧問先をコードに置き換えて、対応表は手元に残す
Claudeに渡すメモは、顧問先を特定できない形に変えます。方法は単純で、顧問先ごとにコードを振り、実名とコードの対応表を事務所のローカルな場所にだけ置きます。
コードへの置き換えの流れ
- 1
コードを決める
「顧問先A」「顧問先B」のように、業種や規模が推測されない記号にします。決算月や所在地を含む名前は避けます。
- 2
対応表を作る
実名とコードの2列の表を、Claudeに触れさせない場所で保管します。承継先へ実名入りの資料を渡すときの突き合わせにも使います。
- 3
メモを置き換える
メモ内の社名、代表者名、取引先名、所在地、口座番号、マイナンバーを、コードまたは削除に置き換えます。金額は桁を保ったまま丸めても、論点が伝わる範囲で残します。
- 4
残った固有名詞を探す
置き換えた後のメモを読み直し、取引先の屋号、地名、独特な商品名が残っていないかを確かめます。
置き換えの前後は、次のようになります。
メモの置き換え例(架空の事例)
置き換え前
○○商事(社長の△△さん)は毎年3月決算。取引先□□建設への売掛金が前期から長期化していて、貸倒引当の扱いを税務調査で指摘された。経理は□□さん、電話を好む。
置き換え後
顧問先Aは3月決算。特定の取引先への売掛金が前期から長期化していて、貸倒引当の扱いを税務調査で指摘された。経理担当は電話での連絡を好む。
置き換え後のメモでも、論点(売掛金の長期化と貸倒引当)と対応の履歴は残ります。承継先に必要なのは後者で、実名はコードの対応表で後から補えます。匿名化の考え方や、渡さないほうがよい情報の例は税理士のClaude利用と守秘義務の匿名化の節にも整理しています。
引継ぎ用のプロジェクトを作って指示を入れる
メモが揃ったら、Claudeのプロジェクトを1つ作ります。公式のヘルプでは、プロジェクトはチャット履歴と知識ベースをそれぞれ持つ独立した作業スペースとされています。承継案件ごと、または顧問先の数が多ければ数社ずつの単位で作ると、別の承継案件の資料が混ざりません。
作成の流れは、プロジェクト一覧から「+ New Project」を押し、名前と説明を付けるだけです。この名前と説明はClaudeからは見えないと書かれていますが、一覧に残るので実名は入れず、「引継ぎ資料_案件1」のような記号にします。
プロジェクトを作ったら「Set project instructions」から指示を保存します。指示はそのプロジェクトのすべてのチャットで使われます。引継ぎ資料づくり用に、次のような内容が考えられます。
このプロジェクトは、税理士事務所の承継に伴う引継ぎシートの下書き用です。
- 顧問先は「顧問先A」のようなコードで扱い、実名や所在地を推測して補わない
- 引継ぎシートの項目は、契約の概要、決算・申告の特記事項、過去の指摘、
資料のやりとり、顧問先側の窓口、初回決算までの予定の6つに固定する
- メモに書かれていない項目は推測せず、「メモに記載なし」と書く
- 税務判断の結論は出さず、承継先が確認すべき論点として書く
- 人物の評価は書かず、連絡手段や時期などの行動の事実だけを書くこれは指示の一例で、Claudeがこの通りに動くことを保証するものではありません。出力は、承継元の担当者がメモと突き合わせて確認する前提で使います。
知識ベースが大きくなったときの扱いも押さえておきます。有料プランでは、知識ベースがコンテキストの上限に近づくとRAGが自動で有効になり、容量が最大10倍まで広がります。仕組みの違いはClaude ProjectsのRAG検索の仕組みと全文投入との違いで説明しています。Freeプランではプロジェクトを5つまでしか作れません。
プロジェクトごとに記憶(メモリ)があり、そのプロジェクトで使った内容は同じプロジェクトの記憶に保存されます。アカウント全体の記憶と切り離したいときは、プロジェクトのページで「Use account memory」をオフにします。承継案件のプロジェクトでは、オフにしておく選択肢があります。チャット単位で止めたいときは、最初のメッセージを送る前に「+」メニューの「Memory」をオフにします。この形で始めたチャットはプロジェクトの記憶を使わず、追加もしません。なおTeamとEnterpriseのプランでは、オーナーがメモリを有効にしているときだけ使えます。
6項目のシートに組み立てる指示と、抜けを洗い出す指示
知識ベースにメモを入れたら、1社ずつシートを作らせます。最初のチャットで投げる指示は、対象のコードと出力の形を明示します。
顧問先Aについて、知識ベースのメモだけを根拠に引継ぎシートを作ってください。
項目は指示の6つ。各項目は箇条書き3点以内。
メモに根拠がない項目は「メモに記載なし」とし、推測で埋めないでください。
各項目の末尾に、根拠にしたメモのファイル名を書いてください。出力の末尾にファイル名を付けさせると、承継元の担当者がシートの記述をメモに突き合わせやすくなります。
続けて、シートを並べて抜けを探す指示を出します。
顧問先AからEのシートを比べて、次の点を一覧にしてください。
- 「メモに記載なし」が多い項目と、その顧問先
- 同じ指摘が複数の顧問先に出ているもの
- 初回決算の時期が重なる顧問先3つ目の「時期が重なる顧問先」は、承継先にとって最初の山場を知る手がかりになります。複数の顧問先の決算月が同じ月に集中していれば、承継先は着手の順番を前倒しで決める必要が出てきます。
比べる対象が財務の数値であれば、ローカルベンチマークの財務分析のような別の手順で所見を作り、その要点だけを「決算・申告の特記事項」に移す分け方もできます。
「メモに記載なし」を埋める作業は人が行う
この手順でいちばん手間がかかるのは、Claudeの出力の確認ではなく、「メモに記載なし」が付いた項目を埋める作業です。メモにない事情は、承継元の税理士や職員の記憶と、過去の申告書・業務記録から補います。
落とし穴
Claudeが空欄を自然な文章で埋めてしまう
メモに記載のない項目が、もっともらしい一般論で埋まる可能性は残ります。「メモに記載なし」と書かせる指示を入れたうえで、シートの各項目の末尾にメモの根拠が付いているかを確認します。根拠の付かない記述は、承継先に渡す前に削るか、記憶と記録で裏を取ります。
もう1点、引継ぎ資料の記述が事実か判断かを分けておくと、承継先が信頼度を見分けられます。「前期に貸倒引当の扱いを指摘された」は事実、「今期も同じ指摘が出そう」は判断です。判断には「承継元の見立て」と書き添えておきます。
承継先への渡し方と、終わったあとの片付け
シートが揃ったら、承継先に渡します。ここで、Projectsの共有機能の範囲を確認しておきます。プロジェクトの共有はTeamとEnterpriseプランの機能で、共有先は同じ組織のメンバーです。承継先は別の事務所なので、同じ組織に入れない限り、プロジェクトのまま渡すことはできません。
したがって、渡す資料は次の流れが現実的です。
- Claudeの出力をWordやExcelなどの文書にまとめ、承継元の担当者が内容を確認する
- コードを実名に戻した資料は、対応表を使ってローカルで作る
- 実名入りの資料を、承継契約で決めた手段で承継先へ渡す
事務所内の複数の職員で、引継ぎ資料づくりのプロジェクトを手分けして触る場合は、共有の設定が関わります。Team・Enterpriseプランでは、プロジェクトを作るときに公開範囲を選べます。引継ぎ用のプロジェクトは、招待したメンバーだけが見られる非公開(Private)にします。組織全員に公開すると、組織内の誰でも検索して使えるようになります。共有を組織として止める手順はClaude組織のプロジェクト公開を無効化する方法にまとまっています。
共有できる権限は2段階あります。
- 閲覧のみ(Can view): プロジェクトの内容、知識、指示を見てチャットできるが、編集はできない
- 編集可(Can edit): 指示と知識を変更でき、メンバーの設定も更新できる
引継ぎのレビュー役には閲覧のみ、シートを直す担当には編集可、と分ける形が使えます。なお、プロジェクトの中のチャットは、公開範囲に関係なく既定では共有されません。
承継が終わったら、プロジェクトの片付けも必要です。ヘルプに書かれた操作は次の3つです。
| 操作 | 公式ヘルプの説明 |
|---|---|
| 招待したメンバーの削除 | 公式ヘルプの説明共有メニューで、メンバーの権限の表示を押して「Remove access」を選ぶ |
| アーカイブ | 公式ヘルプの説明共有権限もメンバーも知識もそのまま保たれる。アクセスを止める操作ではない |
| 削除 | 公式ヘルプの説明アーカイブ済みのプロジェクトは削除できない。いったんアーカイブを解除してから削除する |
つまり、アーカイブしても共有されたメンバーのアクセスは残ります。承継の完了後は、先にメンバーの権限を外し、アーカイブを解除してから削除する順になります。
まとめ
引継ぎ資料の価値は、承継先が最初の決算期に迷わないかで決まります。Claudeに任せられるのは、コードに置き換えたメモを6項目のシートに揃え、抜けと重なりを洗い出すところまでです。顧問先の情報提供の根拠と、実名入りの正式な資料の受け渡しは、Claudeの外で事務所が決めます。
シートの完成度は、「メモに記載なし」をどれだけ人の手で埋められたかで変わります。記憶が新しいうちに、承継元の担当者がメモを足していく時間を先に確保しておくと、Claudeが整えられる材料が増えます。