Claudeでイベントの荒天時の中止判断表と告知文を作る — 警報・注意報別に3パターン
気象庁の警報・注意報の種類ごとに開催・短縮・中止を決める判断表と、中止・短縮・延期の告知文3種を、Claudeに一括で作らせる手順です。
屋外イベントの荒天対応は、当日の朝に慌てて決めると連絡が遅れます。前もって「どの情報が出たら、何を決めて、誰にどの順で伝えるか」を表にしておけば、当日は表を見て文面を差し込むだけで済みます。
この表と告知文のたたき台は、Claudeに作らせると早く仕上がります。ただし気象庁は、イベントの中止基準を定めていません。警報・注意報は災害の防止・軽減のための情報で、開催可否を決める主体は主催者です。この記事では、気象庁の情報体系を材料にして、主催者側の判断表を組む手順を書きます。
気象庁の情報で決まることと、主催者が決めること
警報・注意報から読み取れるのは「どの現象が、どの市町村で、いつごろ危険になりそうか」です。「中止にするか」は読み取れません。そこで役割を分けます。
- 気象庁が決める: 現象の種類、警報・注意報の発表、発表区域、予想される時間帯
- 自治体が決める: 避難指示などの発令
- 主催者が決める: 開催・短縮・延期・中止、判断する時刻、参加者への連絡手段
警戒レベルの表を見ると、この分担がはっきりします。河川氾濫・大雨・土砂災害・高潮の4つは、警戒レベル1から5に対応する情報が用意されています。
| 警戒レベル | 情報の例 | とるべき行動 |
|---|---|---|
| 5相当 | 情報の例大雨特別警報など | とるべき行動命の危険、直ちに安全確保 |
| 4相当 | 情報の例大雨危険警報など | とるべき行動危険な場所から全員避難 |
| 3相当 | 情報の例大雨警報など | とるべき行動避難に時間を要する人は早めに避難、避難の準備 |
| 2 | 情報の例大雨注意報など | とるべき行動避難行動を確認 |
| 1 | 情報の例早期注意情報(警報級の可能性) | とるべき行動災害への心構えを高める |
ここでの「とるべき行動」は住民向けです。イベントの運営は「避難に時間を要する人」が大勢集まる場面になりえます。高齢の参加者や子ども連れが多い催しなら、警戒レベル3相当の情報が出る前に動き始める判断表にしておく、という設計が自然です。
警戒レベル3相当の説明には、高齢者等以外の人も「普段の行動を見合わせ始める」段階だと書かれています。参加者の移動や帰路の時間を考えると、レベル3相当を「開催中なら終了の準備、これから出発する人には来場を見合わせてもらう」段階に置く、という考え方が成り立ちます。これは気象庁の記述を運営に引き寄せた解釈で、基準そのものではありません。
警戒レベルに乗らない現象がある
暴風・波浪・大雪・暴風雪の特別警報と警報、強風や雷などの注意報は、警戒レベルには対応しません。気象庁のページは、地図の配色が警戒レベルと同じ凡例でも「警戒レベルには相当しない」と注意しています。
屋外イベントでは、この「レベルのない情報」が効くことが多いはずです。雷、強風、濃霧は、テントや音響機材、来場の足に直接響きます。判断表は警戒レベルの行だけでなく、現象別の行も持たせます。
注意報として発表される現象は13種類です。強風、波浪、大雪、風雪、濃霧、雷、乾燥、なだれ、着氷、着雪、霜、低温、融雪が並びます。イベントの種類によって見るべき現象は絞れます。
判断表を作る前に、Claudeへ渡す条件
Claudeは、手元のイベントの規模も会場も知りません。表の精度は、最初に渡す条件で決まります。次の項目を埋めてから頼みます。
- 開催形態: 屋外のみ、屋内のみ、屋内外の併用
- 会場と最寄りの市町村(警報・注意報は原則市町村ごとに出るため)
- 開催日時と、参加者が移動を始める時刻
- 想定人数と、参加者の構成(高齢者、乳幼児、遠方からの来場者など)
- 設営・撤収にかかる時間、機材やテントの有無
- 連絡手段(メール、SNS、公式サイト、アプリの通知など)と、決定権者
- 返金や振替の方針
とくに「最寄りの市町村」は外せません。気象庁は、河川氾濫以外の警報・注意報を原則として個別の市町村を発表区域として出しています。河川氾濫は洪水予報河川ごとの河川予報区です。会場のある市町村と、参加者が通る市町村で、発表状況は食い違いえます。
Claudeに頼むプロンプト
下の文面は、条件を差し替えて使うひな形です。
次のイベントについて、荒天時の中止判断表を作ってください。
# イベント
- 名称: 秋のマルシェ(屋外・テント30張)
- 会場: ○○市□□公園
- 日時: 11月3日 10:00-16:00(設営は前日15:00から)
- 想定人数: 約800人。高齢者と乳幼児連れが多い
- 決定権者: 実行委員長。連絡担当は広報担当者
- 連絡手段: 公式サイト、SNS、参加登録者へのメール
# 判断の材料
気象庁の警報・注意報(会場の市町村分)と警戒レベルを使います。
早期注意情報(警報級の可能性)、注意報、警報、危険警報、
特別警報の段階ごとに、行を分けてください。
雷・強風・濃霧のように警戒レベルに対応しない注意報は、
別の行にしてください。
# 出力
列: 発表中の情報 / 開催 / 短縮 / 中止 / 次にやること
それぞれのセルは短い言い切りにしてください。
閾値や時刻は、私が決める項目として「要決定」と書いてください。
気象庁が中止基準を定めているかのような書き方はしないでください。最後の2文が肝です。値を「要決定」にしておくと、Claudeが雨量や風速の数字を創作しにくくなります。数字を埋めるのは主催者で、根拠は会場の安全計画や設営業者の仕様書です。
判断表の例
返ってくる表は、次のような形になります。以下は構成を示すたたき台で、数値はあえて入れていません。
| 発表中の情報 | 屋外開催 | 屋内開催 | 判断する時刻 | 次の動き |
|---|---|---|---|---|
| 早期注意情報[高]・[中] | 屋外開催開催予定。判断会議を設定 | 屋内開催開催予定 | 判断する時刻前日の昼までに会議 | 次の動き参加者へ「天候次第で連絡」と予告 |
| 大雨などの注意報(レベル2) | 屋外開催開催。ぬかるみ対策を準備 | 屋内開催開催 | 判断する時刻前日・当日朝 | 次の動き会場の発表状況と時系列を再確認 |
| 雷・強風・濃霧の注意報 | 屋外開催要決定(一時中断の条件) | 屋内開催開催 | 判断する時刻当日朝と開催中 | 次の動き中断時の避難先を放送 |
| 大雨・洪水・土砂災害の警報(レベル3相当) | 屋外開催原則、短縮か中止 | 屋内開催要決定 | 判断する時刻発表の都度 | 次の動き来場見合わせを案内 |
| 暴風・大雪などの警報 | 屋外開催中止寄り | 屋内開催要決定 | 判断する時刻発表の都度 | 次の動き設営撤去と参加者の帰路を確認 |
| 危険警報(レベル4相当) | 屋外開催中止 | 屋内開催中止 | 判断する時刻即時 | 次の動き在場者へ退避案内 |
| 特別警報(レベル5相当) | 屋外開催中止 | 屋内開催中止 | 判断する時刻即時 | 次の動き命を守る行動を優先 |
表が返ってきたら、行をそのまま信じず次の3点を見ます。
- 現象別の行(雷・強風)が、イベントの実態に合っているか
- 「要決定」の欄に、主催者が数字を入れられる根拠があるか
- 警戒レベルに対応する行と、対応しない行が混ざっていないか
混ざっていたら、「暴風警報は警戒レベルに対応しない情報なので、別の行に分けて」と一言足すだけで直ります。
リードタイムから判断の時刻を逆算する
判断表の「判断する時刻」は、気象庁の発表の早さから逆算できます。警報は、重大な災害が起こるような警報級の現象がおおむね3〜6時間先に予想されるときに発表されます。この猶予は、情報が防災機関や住民に伝わって行動に移るまでの時間を見込んだものです。現象の予想が難しいときは、猶予を確保できない場合もあります。
警報級の現象が5日先までに予想されているときは、「早期注意情報(警報級の可能性)」が[高]と[中]の2段階で出ます。[高]や[中]が出ていなくても、天候の急変で警報が出ることはあります。
ここから、運営の時間軸が組めます。
荒天判断の時間軸
- 1
開催の5日前から
早期注意情報を見始めます。[高]か[中]が出たら、判断会議の日時を決めて参加者に予告します。
- 2
前日
時系列情報(明日までの警報等の見通し)で、警報級や注意報級が見込まれる時間帯を確かめます。設営の可否もここで決めます。
- 3
当日朝
会場の市町村の発表状況を見て、開催・短縮・延期・中止を決めます。参加者が家を出る前に連絡を済ませます。
- 4
開催中
警報や注意報の更新を見続けます。更新されると予想時間帯が変わることがあるため、最新の内容を使います。
「当日朝に決める」は、警報が出るまで待つ、という意味ではありません。リードタイムが3〜6時間あるとしても、参加者が移動を始める時刻より後に警報が出れば、連絡は間に合いません。判断の締め切りは、警報の発表時刻ではなく「参加者が出発する時刻」から逆算して置きます。
連絡の順序を決める
判断表ができたら、次は誰に何の順で伝えるかです。荒天時の連絡は、順序を間違えると混乱が広がります。
- 運営スタッフ・出演者・出店者(設営や機材の撤去が絡むため最初に)
- 参加登録者(メール、アプリ通知など個別に届く手段)
- 不特定の来場者(公式サイト、SNS)
- 会場周辺の関係先(近隣、警備、会場管理者)
スタッフへの連絡を先にするのは、一般向けの告知が出た時点から問い合わせが集中するからです。電話口の担当者が状況を知らないままだと、同じ質問に別の答えが返ります。
連絡手段ごとに、出せる情報量も違います。SNSの短文では判断の理由まで書けず、メールなら返金や振替の方法まで書けます。Claudeへの依頼でも、手段ごとに文字数の上限を伝えておくと、使える形で返ってきます。
中止・短縮・延期の告知文を一括で出す
3パターンの告知文は、判断表と同じ条件を渡して、1回の依頼でまとめて作らせます。別々に頼むと、日付の書き方や敬称が揃いません。
先ほどの条件で、荒天時の告知文を3パターン作ってください。
パターン: ①中止 ②短縮 ③延期
手段ごとに2種類ずつ:
- メール(件名と本文。参加登録者向け)
- SNS(1投稿。140字以内)
必ず入れる項目:
- 決定したこと(開催/短縮/延期/中止)を冒頭1文で
- 理由(「会場の○○市に大雨警報が発表された」のように事実だけ)
- 変更後の日時(短縮・延期のみ。未定なら「未定」と明記)
- 来場すべきかどうか(来場を見合わせてほしい場合は明記)
- 返金・振替の扱い
- 問い合わせ先と、次の連絡予定の時刻
次の書き方は避けてください:
- 気象庁の判断で中止になった、という書き方
- 数字や日付の推測。分からない項目は【要入力】と書く
- 不安をあおる言い回し「気象庁の判断で中止になった」と書かせない指定には理由があります。中止を決めたのは主催者です。気象庁の情報を理由に挙げるのは問題ありませんが、決定の主語まで気象庁にしてしまうと、返金や振替の問い合わせで説明がつかなくなります。
告知文のひな形(例)
返ってくる文面は、次のような構成になります。以下は構成を示す例で、実際の出力ではありません。
件名: 【重要】11月3日「秋のマルシェ」開催中止のお知らせ
○○様
11月3日(日)の「秋のマルシェ」は、荒天のため中止とします。
会場のある○○市に、【要入力:発表された情報】が発表されたことを受け、
実行委員会で安全の確保が難しいと判断しました。
当日は会場へお越しにならないようお願いします。
チケットの払い戻しは【要入力:方法と期限】で受け付けます。
振替開催の有無は、【要入力:日時】までにあらためてお知らせします。
お問い合わせ: 【要入力:窓口】短縮の文面では、冒頭が「開始を○時に繰り下げ、終了を○時とします」になり、来場の可否と帰路の注意が増えます。延期の文面では、新しい日程と、現行のチケットが使えるかどうかが最重要の項目になります。3つを並べて作らせると、この違いを見比べて直せます。
当日使える形にしておく
文面を毎回貼り直すのは手間なので、イベントごとの条件と判断表を、会話の冒頭か、繰り返し使う作業場所の指示欄に置いておきます。こうしておくと、当日は「会場の市町村に○○注意報が出た。表に当てはめて、連絡の順番と文面を出して」と頼むだけで済みます。
当日の判断に使う発表状況は、会話に貼って渡します。発表中の警報・注意報の名称と市町村名は、気象庁のページで確かめてから貼ります。気象庁のホームページでは、発表状況を地図や一覧表で見られます。
警戒レベルの表を使うときは、次の点も書き添えておきます。
警戒レベル3相当以上の情報が出た場合は、自治体の避難情報が出ていなくても、主催者として来場者に退避を案内する。
気象庁のページは、防災気象情報は自治体の避難指示などよりも先に発表されることが多いと説明しています。避難指示が出るのを待たない運営ルールにしておく根拠は、ここにあります。
つまずきやすい点
落とし穴
会場のある市町村と、参加者の出発地の情報が食い違う
警報・注意報は原則として市町村ごとの発表です。会場の市に警報が出ていなくても、参加者が通る山間部や河川沿いでは別の情報が出ていることがあります。判断表の条件に「主要な来場ルートの市町村」を加え、参加登録者の居住地を見て確認する範囲を決めます。
ほかに起きやすいのは次の3つです。
- 開催中の更新: 発表後に予想が更新されるため、告知文に書いた理由が古くなる。文面には「○時時点」ではなく、決定の根拠を書き、次の連絡予定を添える
- 「要決定」の放置: 判断表の数字が空欄のまま当日を迎える。前日までに決定権者が埋める
- 気象解説情報の見落とし: 気象庁は、警報・注意報と気象解説情報、気象防災速報を一体のものとして発表している。警報の発表中は、これらの内容も確認する
最後の点は、判断表の最終列に「気象解説情報・気象防災速報を確認」と入れておくと忘れません。
出欠や進行を表で管理するなら、Claudeでメールからイベント管理表を作る方法が使えます。参加者への連絡文を作るときの注意は、指導案・保護者連絡文をClaudeで作るときの勘所にもあります。Salesforceでイベントを管理しているなら、ClaudeとBlackthorn Eventsの連携も選択肢です。