分割発注を決裁権限の金額基準と突き合わせて見つける手順 — Claude for Excel

購買の決裁権限は、金額の区分ごとに誰が承認するかを定めています。この区分を避けるように1件の発注を複数に割る分割発注は、1件ずつ見ている限り気づけません。同じ仕入先に同じ月の発注を足し上げて、権限規程の区分と照らすと初めて浮かびます。

Claude for Excelなら、発注一覧のブックの中で、合算の列と区分判定の列を組み、要確認の行だけを残すところまで進められます。この記事では、規程の金額基準を表にする方法から、判定列の数式、人が確かめる部分までを順に示します。金額・仕入先・規程の区分は、説明用に作った架空の例です。

点検の考え方 — 1件の金額でなく合算した金額で区分を引き直す

点検は2つの区分を比べるだけです。1件ごとの金額で引いた区分と、同じ仕入先・同じ期間の合計で引いた区分です。後者のほうが上なら、その行は要確認になります。

次の架空の規程を前提にします。

この規程のもとで、2026年9月の発注一覧が次のようになっていたとします。

X商会は3件とも50万円未満で、それぞれ部長決裁に収まります。合算は142万円で、事業部長の区分です。W電設は280万円の発注が事業部長決裁、40万円の発注が部長決裁ですが、合算は320万円で役員の区分に入ります。どちらも要確認の行です。

Y工業は合算が250万円です。1件ずつも合算も事業部長の区分なので、区分は動かず、要確認になりません。Z印刷は合算が45万円で、部長の区分のままです。合算しただけで要確認にしないのは、区分が上がるかどうかが論点だからです。

手順1: 規程の金額基準を表にして、ブックに置く

最初に、金額基準を別のシートに表として置きます。数式の中に「500000」「3000000」と書き込むと、規程が改定されたときに直す場所が散らばります。表にしておけば、直す場所はこの1か所です。

シート「規程」
A列(下限金額)  B列(区分番号)  C列(決裁者)
0               1               部長
500000          2               事業部長
3000000         3               役員

Claudeには、規程の条文や決裁権限表のうち、金額の区分に関わる部分を貼って、この形の表に起こさせます。転記元の書き方に「以上」「超」「未満」が混ざっていると、境界の金額を取り違えます。表ができたら、境界の金額が規程と一致しているかを必ず自分の目で見ます。「50万円を超える」と「50万円以上」では、ちょうど50万円の発注の扱いが変わるためです。

手順2: 発注一覧に判定列を足す

発注一覧のシートに、年月、単独区分、同月合算、合算区分、件数、要確認の6列を足します。数式を書く作業はClaudeに任せられます。依頼は列の意味まで書くと、取り違えが減ります。

発注シートのE列が金額、C列が仕入先、A列が発注日です。
右隣に次の列を追加してください。数式はセルに入れ、値の貼り付けにしないでください。
F: 年月(発注日をyyyy-mm形式の文字列に)
G: 単独区分(Eの金額を「規程」シートで引いた区分番号)
H: 同月合算(同じ仕入先・同じ年月の金額の合計)
I: 合算区分(Hの金額を「規程」シートで引いた区分番号)
J: 件数(同じ仕入先・同じ年月の行数)
K: 要確認(Jが2以上で、IがGより大きいときだけ「要確認」)

組み上がる数式は、例えば次の形になります。行は2行目の例です。

F2: =TEXT(A2,"yyyy-mm")
G2: =LOOKUP(E2,規程!$A$2:$A$4,規程!$B$2:$B$4)
H2: =SUMIFS($E:$E,$C:$C,C2,$F:$F,F2)
I2: =LOOKUP(H2,規程!$A$2:$A$4,規程!$B$2:$B$4)
J2: =COUNTIFS($C:$C,C2,$F:$F,F2)
K2: =IF(AND(J2>=2,I2>G2),"要確認","")

前掲の9行にこの列を当てると、X商会の3行とW電設の2行にだけ「要確認」が付きます。Y工業の2行とZ印刷の2行は付きません。付く行と付かない行が、手順の前に自分で出した予想と一致するかを見ます。

手順3: 数式を信じる前に、Claudeの集計を手で検算する

Claude for Excelは、数式を作るだけでなく、セル単位の根拠を示して答えられます。回答にはセルへの引用が付き、クリックで該当のセルに移れます。この機能を使い、数式の中身を説明させて確かめます。

K列に「要確認」が付いた行について、H列の合算がどの行の金額から成るかを、
行番号と金額を挙げて説明してください。

返ってきた行番号を、自分でフィルタをかけて開き、電卓で足し直します。X商会なら480,000＋450,000＋490,000＝1,420,000円です。全件でなく、要確認の行と、要確認でない行のうち金額が大きいものを数件ずつ見れば足ります。

もう1つ、見落としを確かめる観点があります。仕入先名の揺れです。「X商会」と「(株)X商会」が別の仕入先として数えられると、SUMIFSで足されず、分割発注がそのまま抜けます。仕入先名の名寄せの進め方はABC分析で仕入先を絞る手順に書いてあり、同じ手順がここでも前段になります。

月またぎと、合算の単位を変える

「同じ月」で区切ると、月末と月初に割られた発注を見逃します。9月28日と10月2日の発注は、別の月として数えられるためです。その場合は、年月ではなく発注日の前後で窓を取ります。

H2: =SUMIFS($E:$E,$C:$C,C2,$A:$A,">="&A2-30,$A:$A,"<="&A2+30)

この式は、その行の前後30日に入る同じ仕入先の金額を足します。窓の日数は規程と運用に合わせて決めます。30日は例であり、決まった基準ではありません。窓を広げるほど要確認の行は増え、確認の工数も増えます。

合算の単位は、ほかに2通りあります。

• 仕入先と品目の組: 同じ仕入先でも別の品目なら別案件、という運用に向く
• 申請部署を加えた組: 部署ごとに決裁権限が分かれている場合に向く

列を足して条件を増やすほど絞れますが、部署や品目を変えて割る手口は拾えなくなります。どの組を採るかは、規程の趣旨と、見逃しの許容度で決めることになります。

要確認の行を人がどう仕分けるか

要確認の行は、疑いのある行を集めただけです。次の見方で仕分けます。

発注の経緯は、ブックの外にある申請書や見積書を見ないと分かりません。Excelの列では判断できない部分なので、仕分けは人が担います。稟議の形式や起案書の考え方はClaudeで稟議と決裁の違いを整理し起案書の形式を判断するにまとめています。

要確認の行を一覧にして、回付できる形にする

判定列が付いたら、次は見る人に渡す形に整えます。Claude for Excelは、並べ替え、フィルタ、ピボットテーブルの編集、条件付き書式を直接頼めます。

K列が「要確認」の行だけを残すフィルタをかけ、仕入先、年月、H列の合算、
G列とI列の区分番号の順に並べ替えてください。要確認の行は背景色を付けてください。

仕入先と年月ごとに1行へまとめたい場合は、ピボットテーブルで行に仕入先と年月、値にH列の最大値と件数を置きます。同じ仕入先・同じ年月の行はH列の値が同じなので、合計でなく最大値を使います。合計にすると、行数の分だけ水増しされます。

金額の入れ方で結果が変わるつまずき

数式が正しくても、元の金額列に問題があると判定がずれます。

• 税込と税抜が混在している: 規程の金額基準がどちらで書かれているかを先に確認し、列を1つの基準にそろえてから合算します
• 取消・返品がマイナスで入っている: 取消の行を含めたまま合算すると、実際の発注額より小さく出ます。取消を別に扱うか、除いてから集計します
• 範囲がずれている: $E:$Eのように列全体を指定しておけば、行を足しても範囲が崩れません。固定の範囲（E2:E200）にすると、末尾に足した行が合算から漏れます
• 数式が値に置き換わっている: 依頼文に「数式のまま入れる」と書かなかった場合、値だけが入ることがあります。規程を改定したあとに再計算されなくなります

規程が物品、工事、役務で別々の金額基準を持っている場合は、規程シートを種別ごとに分け、発注一覧に種別の列を足して、種別も条件に加えた合算にします。SUMIFSに条件の組を足すだけで済みます。

翌月以降も回すときの置き方

点検を月次で続けるなら、発注一覧を月ごとに別ブックにせず、1つのシートに行を足していく形にします。月をまたぐ窓で合算する場合、前月までの行が同じシートに残っていないと、窓の中に入るはずの発注が数えられません。

新しい月の行を貼ったら、判定列の数式を最終行まで下に伸ばし、要確認の件数が前月と比べて極端に増減していないかを見ます。件数が急に変わったときは、規程の改定、仕入先名の表記変更、取り込み時の金額列のずれを疑います。

使う前に知っておく制限と取り扱い

Claude for Excelは、Pro、Max、Team、Enterpriseの各プランで使えます。次の点は、この点検に影響します。

• マクロとVBAの操作、データテーブルは未対応です。点検を自動で毎月回すマクロを組む用途には使えません。毎回、判定列の数式がそのまま効いているかを見る形になります
• 公式の注意事項では、最終成果物を人の確認なしに出すこと、監査に使う計算を検証なしに使うこと、機密性や規制の高いデータを統制なしに扱うことは推奨されていません。発注データを内部統制の点検に使う場合は、結果を人が見直す前提にします
• 外部から受け取ったファイルには、隠れた指示が含まれうるとされています。仕入先から受け取った見積書や納品データをそのまま同じブックに取り込まず、信頼できる自社の発注一覧に貼って使います
• Claudeが既存データを上書きするときは確認が出ます。元の発注一覧のコピーを作り、コピーで作業すれば、元のデータは守られます

会話の履歴は、ブラウザ内に保存されます。Enterpriseの監査ログには含まれません。点検の過程を記録に残したい場合は、判定列を付けたブックそのものを証跡として保管します。

発注データのCSV化や取り込みはClaude Excel読み込みと作成が参考になります。支払先ごとに年間の金額を集計して判定する別の例は、支払調書の対象判定にあります。

まとめ

分割発注の点検は、「1件の金額で引いた区分」と「同じ仕入先・同じ期間の合計で引いた区分」を並べ、後者が上の行だけを拾う作業です。規程の金額基準を表にし、SUMIFSとLOOKUPで判定列を足せば、Excelだけで組めます。Claudeに任せられるのは列の作成と数式の説明までです。合算の窓の取り方と、拾った行が不正か通常取引かの仕分けは、規程の趣旨を知る人が決めます。