Claudeで職務経歴書を作る手順とプロンプト例 — 業務メモを実績の文章に変える

職務経歴書は、担当した業務と実績を採用側に伝えるための書類です。Claudeに「職務経歴書を書いて」とだけ頼むと、担当業務を並べただけの当たり障りのない文章になりがちです。原因は、実績を数字や行動の粒度で渡さずに、要約だけを渡してしまっていることにあります。人材紹介の現場で他人のレジュメを推薦文にするときは、推薦文を匿名化して作る手順も参考になります。

まず試すなら、業務メモを貼ったうえで次のように頼みます。

以下は私の現職の業務メモです。職務経歴書に書く価値のある実績を選び、それぞれ「担当範囲・行動・数字で示せる結果」の3点で整理してください。メモにない成果は足さず、足りない情報は質問してください。(以下、期間・担当業務・成果を箇条書きで列挙)

「メモにない成果は足さない」と指定しておくと、文章化の過程で誇張が紛れ込むのを抑えられます。この記事では、この依頼を段階に分け、職務経歴書の形式に整えるまでの手順をまとめます。

職務経歴書と履歴書の違いを先に区別する

職務経歴書は、担当業務・実績・使用スキルを自由形式でまとめる書類です。生年月日や学歴を書く履歴書とは役割が異なります。

Claudeに渡す材料も履歴書とは異なります。履歴書は基本情報が中心ですが、職務経歴書では「何を担当し、どんな成果を出したか」という業務の中身そのものが材料になります。この記事では、その業務メモの渡し方を扱います。

手順1: 業務内容のメモを箇条書きで用意する

最初のメッセージでは文章化を依頼せず、担当した業務・プロジェクト・成果を箇条書きで渡します。部署異動や担当プロジェクトの変わり目ごとに項目を分けておくと、Claudeが期間と実績を対応させやすくなります。

これから職務経歴書の下書きを作りたいので、まず現職の業務内容を箇条書きで渡します。文章化はまだしないでください。(以下、期間・担当業務・成果を箇条書きで列挙)。この中から、職務経歴書に書くべき実績と、そのまま書いても他の応募者と差がつかない項目を分けて教えてください。

この依頼の要点は、文章化の前に「何が実績として書く価値があるか」の選別をClaudeにさせていることです。業務メモが手元にまだ整理できていない状態でも、担当業務を思いつく順に列挙してから始めて構いません。

手順2: メモをファイルで渡す前に、読み取られない部分を知っておく

業務メモが長くなる場合や、手元に旧い職務経歴書がある場合は、チャットに貼るよりファイルで渡す方法もあります。アップロードできるのはPDF・DOCX・TXT・CSV・HTML・ODT・RTF・EPUB・JSONと、JPEG・PNG・GIF・WebPの画像です。チャットへのアップロードは1ファイル500MBまで、1チャット20ファイルまでです。

見落としやすいのは、ファイルの種類によって読み取られる範囲が違う点です。職務経歴書のように表や図が混じる書類では、次の4点が効いてきます。

読み取りの範囲

ファイルで渡すときの4つの注意

• PDF以外は本文テキストだけ

  DOCXなどでは本文の文字だけが抽出され、埋め込まれた画像は読み取られません。組織図や実績グラフを画像で貼った旧い経歴書は、その部分が抜け落ちます。

• PDFはページ数で変わる

  100ページ以下ならグラフなど図も解析されます。101〜1000ページは文字のみで、1000ページを超えると「Uploaded file is too large」のエラーになります。

• XLSXは設定が必要

  業務実績を表計算ファイルで管理している場合、アップロードするにはコード実行とファイル作成を有効にしておく必要があります。

• 紙は画像にして渡す

  スキャンや写真はJPEG・PNGなどの画像として渡せます。公式は1000×1000ピクセル以上を勧めており、小さい画像や低解像度は避けます。

複数の応募先に向けて同じ経歴を使い回す場合は、業務メモをプロジェクトに保存しておく方法が向いています。プロジェクトは会話とは別に、専用のチャット履歴とナレッジベースを持つ作業スペースです。Freeプランを含む全ユーザーが使え(Freeは作成数が5個まで)、上げたファイルは会話をまたいで参照されます。

プロジェクトのファイルは1ファイル30MBまでで、テキスト抽出のみが対象です(マルチモーダルPDFは例外)。ファイル数に制限はありませんが、内容全体がコンテキストウィンドウに収まる必要があります。有料プランでは、ナレッジが上限に近づくとRAG(必要な部分だけを検索して取り出す方式)が自動で働き、容量が最大10倍まで広がります。

プロジェクトには指示も設定できます。公式の例は「より形式的な口調で」「特定の役割の視点から答えて」といったものです。職務経歴書なら「です・ます調ではなく体言止めで」「数字は半角で」と書いておくと、チャットごとに文体を頼み直さずに済みます。

TeamとEnterpriseのプランでは、プロジェクトを組織のメンバーと共有できます。権限は「閲覧のみ」と「編集可」の2段階で、組織全体への公開も選べます。転職活動の業務メモを職場のアカウントで保存すると、共有範囲によっては同僚から見える状態になりうるため、個人のアカウントで作業するほうが安全です。

手順3: 実績を数字と行動で言語化させる

業務メモの選別が終わったら、選ばれた実績を職務経歴書の文章に言語化する依頼に進みます。ここで渡す材料は3点に絞ります。担当した業務の範囲、具体的に取った行動、結果を示す数字です。

選んだ実績について、担当範囲・具体的な行動・結果の数字をセットで教えてください。(1)対象業務の範囲(2)自分が取った行動(3)数字で示せる結果、の3点を箇条書きにしてから、職務経歴書の1文にしてください。

この3点が揃っているかどうかで、後述の比較のとおり文章の具体性が変わります。

手順4: 職務経歴書の形式に整えてファイルで受け取る

文章化まで終えたら、職務経歴書の形式に整える依頼をします。Claudeはコードを実行してファイルを直接作成でき、Word・Excel・PowerPoint・PDFの形式で出力できます。この機能の既定は、プランによって異なります。

「この内容を職務経歴書のフォーマットでWordファイルにしてください」と頼めば、体裁の整った文書を直接受け取れます。会社指定のフォーマットがある場合は、そのファイルをアップロードして「このフォーマットに沿って」と指定すると、体裁を保ったまま文章だけを差し替えられることがあります。出力後に体裁を目で確かめます。

ファイル作成で扱えるのは、アップロードもダウンロードも1ファイル30MBまでです。提出がPDFで、編集はWordのまま続けたいなら、出力形式を分けて依頼します。作成したファイルはダウンロードのほか、Google Driveへ直接保存する依頼もできます。

スマートフォンのアプリでもファイル作成は使えます。「Download」を押すと、システムのプレビューか別のアプリ(.docxならWordアプリ)で開きます。

Free・Pro・Maxでは、ファイル作成機能で作ったファイルを含む会話は、公開リンクでの共有ができません。応募書類を誰かに見せたいときは、ダウンロードしたファイルを渡します。

ファイル作成は、通常のチャットより使用量を多く消費します。応募先ごとに何度も作り直すより、文章を固めてから最後にファイル化する順序のほうが、プランの上限を無駄にしません。

職務経歴書の形式別・使い分け早見表

職務経歴書には複数の形式があり、経歴の見せ方によって向き不向きが変わります。Claudeに文章化を依頼するときは、先にどの形式で書くかを伝えておくと、実績の並べ方までその形式に合わせてもらえます。

形式を指定しないと、出力の構成が依頼ごとにばらつく可能性があります。編年体・逆編年体・キャリア別のどれで書きたいかは、依頼文の中で最初に明示します。

悪い例と良い例で見る具体性の差

同じ「業務効率化を担当した」という経歴でも、渡す材料の粒度で文章はまったく違うものになります。

くらべる

要約だけ渡した場合と、行動と数字まで渡した場合

差がつかない

要約だけ渡した場合

「業務プロセスの効率化に取り組み、部門全体の生産性向上に貢献した」。誰の経歴にも当てはまる文で、採用担当者の記憶には残りにくくなります。

固有の事実が残る

対象・行動・数字を渡した場合

「月次の請求書処理を担当していたチームで、Excel上の手作業だった突合作業をマクロ化する提案を出し、実装まで担当した。処理時間は1件あたり平均12分から3分に短縮し、チーム全体で月40時間削減した」。Claudeはこの固有の事実を使って書けます。

材料が決まったら、仕上げに添削を挟みます。

添削を依頼するときの伝え方

一度書かせた文章をそのまま提出するのではなく、添削の依頼を挟むと精度が上がります。職務経歴書では特に、誇張になっていないかと期間・数字の整合性を確認しておくことが重要です。

添削の観点を絞って依頼すると、Claudeも「全体的に良い文章です」で終わらせず、指摘した観点に沿った具体的な修正案を返しやすくなります。特に誇張表現の確認は、業務メモに書いていない成果が文章化の過程で紛れ込んでいないかをチェックする目的でも有効です。

よくあるつまずき

業務内容を時系列の説明文で渡してしまう: 「入社後、まず〇〇部に配属され…」のような説明文で渡すと、実績が埋もれてClaudeが拾いにくくなります。箇条書きで、1項目1実績に分けて渡します。

成果を数字にせず「頑張った」で終えてしまう: 定量化できる実績は数字に変換してから渡します。売上・件数・時間短縮率など、数値化できるものを業務メモの段階で洗い出しておくと、文章化の依頼時に迷いません。

社外に出せない情報を業務メモに含めてしまう: 取引先名や非公開の数値をそのまま渡すと、転記前に削除し忘れる事故につながります。渡す前の段階で、次の3手順で伏せておきます。

手順

社外秘を伏せて渡す3手順

1. 1

   メモの段階で置き換える

   取引先名は「A社」「業界大手のB社」に、非公開の数値は「約N割改善」「前年比M倍」にします。

2. 2

   伏せたまま数字と行動を渡す

   伏せた表現のままでも、担当範囲・行動・結果の3点は渡せます。具体性は失われません。

3. 3

   提出前に本文を検索する

   生成された文章に、社名や数値が残っていないかを検索して確かめます。

志望動機・自己PRの下書きとは分けて進める

職務経歴書は「何を担当し、どんな成果を出したか」を伝える書類であるのに対し、志望動機・自己PRの文章は「なぜその企業を選ぶか」「自分に何ができるか」を伝える書類です。役割が違うため、Claudeへの依頼も分けて進めます。

職務経歴書で洗い出した業務メモは、自己PRのエピソード選びにもそのまま使えます。逆に、自己分析の手順で強み・弱みを先に整理しておくと、職務経歴書に書くべき実績を選びやすくなります。文章を仕上げたあとは、模擬面接で職務経歴書に書いた内容を口頭で説明できるかも確認しておくと安心です。

まとめ

仕上がりを分けるのは、文章化の依頼より前の材料です。業務メモは箇条書きで、1項目に担当範囲・行動・数字を揃えて渡します。