Claudeで介護事業所のBCPを作る — 厚労省ひな形の埋め方と訓練記録

介護のBCPは「2種類のひな形を自事業所の事実で埋める」作業

介護事業所の業務継続計画(BCP)は、感染症用と自然災害用の2本を作ります。省令は、感染症や非常災害の発生時にもサービス提供を続け、非常時の体制で早期に業務を再開するための計画を策定し、それに従って必要な措置を講じるよう事業者に求めています。訪問介護なら指定居宅サービス等の基準の第30条の2、特別養護老人ホームなら第24条の2が該当条文です。

白紙から書く必要はありません。厚生労働省が、サービス種別ごとのひな形を公開しています。作業の中身は、ひな形の空欄に、自事業所の人員・設備・立地・利用者の状況を入れていくことです。

ここにClaudeを使うと効くのは、次の3点です。

• 事業所の情報を1枚にまとめた「事業所概要シート」から、ひな形の各項目に入れる文案を作る
• 感染症用と自然災害用で、体制や連絡先の記載が食い違っていないかを突き合わせる
• 机上訓練のシナリオと、訓練後の記録のたたき台を作る

一方で、誰が意思決定者か、どの業務を優先するか、いつ休止するかは管理者が決めることです。Claudeに任せるのは文案と点検までで、決めるのは人です。この記事では、その線引きを保ったまま、ひな形を埋めるところから研修・訓練の記録までを順に扱います。

どのひな形を使うか

ひな形は厚労省の「介護施設・事業所における業務継続計画(BCP)作成支援に関する研修」のページに並んでいます。感染症編と自然災害編で構成が違うので、先に違いを見ておきます。

それぞれに「例示入り」(令和5年度版)があります。例示入りは、記入例が入った版です。初めて作るなら、例示入りで文章の粒度を掴んでから、記入用の空のひな形に自事業所の内容を書く流れが取り組みやすくなります。

ひな形の選び方に迷う場合は、研修動画にサービス種別ごとの解説資料(PDF)が付いているので、自事業所に該当するものを開いて確認してください。

複数のサービスを運営している事業所は、サービスごとに感染症用のひな形が分かれる点に注意が要ります。自然災害編は、共通ひな形に事業所全体の方針を書き、サービス固有のひな形に通所や訪問ならではの事項を足す構造です。

先に作る「事業所概要シート」

Claudeにひな形を埋めさせる前に、材料を1枚にまとめます。ひな形の項目に答えられる材料が揃っていないと、Claudeは一般論で空欄を埋めてしまい、どの事業所にも当てはまる計画書になるからです。

シートに入れる項目は、ガイドラインが各項目で求めている情報から逆算できます。

• サービス種別と定員、利用者数の目安(個人が特定される情報は書かない)
• 職員数と職種別の内訳、夜間・休日の配置
• 建物の築年(1981年以前なら耐震補強の検討項目になる)
• 所在地のハザードマップで確認した洪水・土砂災害・津波などのリスク
• 法人本部や併設事業所、協力医療機関、主な取引先(給食・物資・送迎)
• 非常用電源、備蓄品、通信手段の有無

自然災害ガイドラインは、自治体のハザードマップを確認し、リスクを把握したうえで対策を検討するよう求めています。ハザードマップの色分けまでClaudeに読ませる必要はなく、「洪水の浸水想定区域に入っている」「土砂災害の警戒区域に入っていない」のように、人が確認した結果を文字で書いてシートに入れます。

Claudeに渡さない情報もあります。利用者の氏名や病名、職員の個人の携帯番号は、ひな形の文案づくりには不要です。連絡先は「【管理者の携帯番号】」のようなプレースホルダにしておき、実際の番号はひな形に直接入力します。個人情報の扱いは介護記録の記事でも同じ型で説明しています。Claudeで介護記録の日次メモを要約し、申し送りにする手順の匿名化の考え方が、そのまま使えます。

手順: ひな形を埋めて整合を取る

手順1: 空欄を推測で埋めさせない指示

最初に置く指示は、たとえば次の形です。

あなたは介護事業所のBCP作成を手伝う助手です。
- 添付の「事業所概要シート」に書かれた事実だけを使うこと
- シートに根拠がない項目は、推測で埋めずに「要確認:〇〇を教えてください」と書くこと
- 氏名・電話番号は【管理者】【連絡先】のように仮置きのままにすること
- 最終判断(誰が意思決定者か、どの業務を優先するか)は管理者が決めるので、選択肢を並べるだけにすること

この指示を入れておくと、出力に「要確認」が残ります。その項目を潰していくのが、作成の実作業になります。

手順2: 感染症ひな形を様式ごとに埋める

感染症ガイドライン(第2版・令和6年3月31日)の入所系の記述では、ひな形の様式が次の場面で参照されています。

様式1から順に、概要シートの内容で文案を作らせます。例えば様式6なら、次のように頼みます。

添付の概要シートの備蓄品の欄をもとに、感染症ひな形の様式6(在庫量・必要量の確認)に入れる行を作ってください。
- 品目はひな形の見出しの語を使う
- 数量が書かれていない品目は「要確認」にする
- ガイドラインの「普段から数日分は備蓄しておくことが望ましい」を踏まえ、不足しそうな品目を最後に列挙する

ガイドラインは、感染が疑われる者への対応で使用量が増える場合に備え、個人防護具や消毒剤などを普段から数日分は備蓄しておくことが望ましいと説明しています。何日分を持つかは事業所が決める数字なので、Claudeに決めさせず、現状の在庫との差を出させるだけにとどめます。

様式7の「提供サービスの検討」は、職員が欠けたときに何を継続し、何を縮小・休止するかを書く表です。ここは管理者の判断そのものなので、Claudeには選択肢の整理を頼みます。

手順3: 自然災害ひな形で「優先業務」を書き起こす

自然災害ガイドラインの共通事項は、基本方針、推進体制、リスクの把握、優先業務の選定、研修・訓練と見直し、平常時の対応という流れで進みます。基本方針の例として、入所者・利用者の安全確保、サービスの継続、職員の安全確保が挙がっています。ガイドラインは、一般には3日間を乗り切れれば外部の支援を受けられると想定され、3日間の初動対応が重要だと説明しています。

優先業務の選定は、2段階です。複数の事業を運営する事業所はどの事業を優先するか(どれを縮小・休止するか)を法人本部と決め、そのうえで優先する事業のなかの優先業務を選びます。ガイドラインは、災害時でも生命を維持するための業務は休止できないと明記し、必要な最低人数も併せて検討すると有用だとしています。単一の事業だけを運営する場合は、事業の優先順位の項目は割愛できます。

優先業務は人が決めて、箇条書きでClaudeに渡します。

管理者が決めた優先業務は次のとおりです。
1. 食事・水分の提供
2. 排泄介助
3. 服薬管理
4. 入浴は休止(断水時)
この4項目について、ひな形の「優先業務」の表に入れる文案を作ってください。
最低限必要な人数はシートの夜間配置を見て案を出し、根拠がなければ「要確認」にしてください。

通所系や訪問系は、共通事項に加えてサービス固有の事項を書きます。通所サービスの固有事項には、複数の連絡先と連絡手段を把握しておくこと、台風などで被害が予想されるときにサービスを休止・縮小する基準をあらかじめ定めて居宅介護支援の事業所にも共有することが入っています。休止基準の数字は事業所の判断なので、基準の案をClaudeに複数出させ、管理者が選びます。

手順4: 2本のBCPを突き合わせる

2本を別々に埋めると、担当者の肩書や連絡フローの書き方がずれます。最後に、2本の文案を並べて貼り、点検させます。

感染症BCPと自然災害BCPの文案を貼ります。次の点を表にして洗い出してください。
- 意思決定者・各班の担当の呼び方が違う箇所
- 連絡先や連絡手段の記載が食い違う箇所
- 優先業務と、感染症BCPの「継続・縮小・休止」の区分が矛盾する箇所
修正案は出さず、食い違いの場所だけを示してください。

修正案を出させないのは、どちらが正しいかを決めるのが管理者だからです。食い違いの場所だけが分かれば、確認は短く済みます。

感染対策マニュアルに書くことは、BCPには書かない

既存の感染対策マニュアルを持っていると、その内容をBCPに写したくなります。ガイドラインは、BCPと感染対策マニュアルに含まれる内容の違いを表で示しています。

• BCPで重みが大きい項目: 体制の整備と担当者の決定、連絡先の整理、研修・訓練、備蓄、情報共有・発信、職員の確保、業務の優先順位の整理、労務管理
• 感染対策マニュアルで重みが大きい項目: ウイルスの特徴、感染予防対策(手指消毒の方法、ガウンテクニックなど)、健康管理の方法、感染拡大の防止策(消毒、ゾーニング)、ケアの方法

ガイドラインは、この区分は違いを分かりやすくする便宜的なものであり、各項目を含めなくてよいという意味ではないと注記しています。それでも、Claudeにマニュアルを丸ごと渡して「BCPにして」と頼むと、手指消毒の手順がBCPの本文に入り込みます。渡す材料は、体制・連絡先・備蓄・優先業務に関わる部分に絞るほうが、ひな形の項目に収まります。

研修・訓練: 回数と、記録に残す内容

省令の条文は、従業者に計画を周知するとともに、必要な研修と訓練を定期的に実施すること、計画を定期的に見直し必要に応じて変更することを求めています。回数は、厚労省のBCP研修資料に書かれています。

同じ資料は、感染症と自然災害の両方のBCPを作ること、令和3年度の介護報酬改定でBCPの作成と研修・訓練が義務化されたこと(経過措置は令和6年3月末まで)、令和6年度の改定でBCPが作成されていない事業者の基本報酬が減額されること(経過措置は令和7年3月末まで)を示しています。いずれの経過措置も終わっているので、未作成のまま運営指導を迎える状況は避けたいところです。

机上訓練の進め方

同じ資料は、防災訓練(避難誘導、初期消火、救出・救護)はBCPの訓練ではないと明記しています。BCP訓練として挙げられているのは、参集訓練、対策本部の設置訓練、机上訓練、安否確認訓練、実働訓練、総合訓練です。このうち業務継続の流れは机上訓練で確認します。

机上訓練の準備と進行は次の形です。

• 災害対策メンバー(本部長と各班の正副班長)が会議室に集まる
• 事前に訓練シナリオを決める。できるだけ具体的にし、最初は簡単なシナリオにする
• 進行役がシナリオを1ステップずつ説明し、本部長以下各班が何をするかを考えて発表する
• 対応策が分からないときは記録を取り、反省会で振り返る

ここでClaudeが役に立つのは、シナリオの下書きと記録の整理です。シナリオは、事業所の概要シートの条件を入れて作らせます。

当事業所(通所介護、定員25名、職員12名)の自然災害BCPの机上訓練シナリオを作ってください。
- 想定: 平日の利用中に震度6弱の地震、停電、送迎車は2台のうち1台が使用不能
- 進行役が1ステップずつ読み上げられるよう、状況付与を8〜10個の短い文にする
- 各ステップに「ここで班長に問いたいこと」を1つ付ける
- 事実として確認できていない設備の状態は書かず、「〇〇の状況は進行役が決める」と書く

訓練当日に出た「分からなかった点」は、そのまま記録に残し、見直しの材料にします。ガイドラインも、訓練等で洗い出された課題を検討し、対策を実施してBCPに反映させるなど、定期的に見直すよう求めています。

実施記録のたたき台

運営指導で、研修や訓練の記録がどの様式で求められるかは、自治体の指導内容に依存します。確実に言えるのは、省令が研修と訓練の「実施」を求めている点です。実務では、後から実施の事実を示せるように、次の項目を1枚に残しておくと整理が楽になります。

訓練メモを貼ってこの表の形に整えさせる作業は、Claudeの得意な作業です。「メモにない内容は書かない」「課題が出ていなければ『なし』ではなく『記載なし』と書く」と指示しておくと、記録の水増しを防げます。

運営指導全体の書類の点検は、介護事業所の運営指導に向けて、Claudeで書類を自己点検する手順で扱っています。BCPの実施記録は、その点検リストに加える1項目として使えます。

実効性は「ひな形の踏襲」だけでは足りない

厚労省の委託調査の成果報告書は、BCP策定が義務化された現在、実効性のあるBCPにはひな形の踏襲だけでは不十分だと述べています。同じ報告書のアンケートでは、直近12か月の研修・訓練・見直しについて、5割程度は定期的に実施して振り返りを計画に反映している一方、残りの5割は年1回程度か一部限定的な実施にとどまっています。

ひな形を埋めて終わりにせず、訓練で出た課題を次の版に反映するところまでが、BCPの作業です。Claudeを使う場合も、訓練メモを渡して「前回のBCPのどの項目に影響するか」を挙げさせると、見直しの入口が早く見つかります。

法人本部・併設事業所との整合と、隣接する書類

別のサービスを併設している事業所や、法人でBCPを統一している場合は、法人本部の方針と事業所のひな形の整合が論点になります。優先する事業の順位は法人本部と決めるのがガイドラインの考え方なので、本部の担当者と概要シートの内容を共有してから進めます。

一般企業向けの業務影響度分析との違いも押さえておくと、混同しません。介護のBCPは、利用者の生命を維持する業務が休止できない点が出発点です。復旧優先度の表の作り方はBCPの業務影響度分析をClaudeで進める手順で扱っていますが、介護ではひな形の優先業務の項目に、その考え方を当てはめる形になります。

人員配置との関係では、職員が欠けたときの勤務調整が様式5の領域です。基準との突き合わせはClaudeで介護の勤務形態一覧表を人員配置基準と突き合わせる手順で扱っています。

まとめ

介護事業所のBCPは、ひな形を埋める作業から始まり、研修・訓練と見直しで完成度が上がります。Claudeには、事業所の事実から文案を作る、2本の計画の食い違いを洗い出す、訓練のシナリオと記録を整える、の3つを任せられます。優先業務、休止基準、備蓄量は、管理者が決める数字です。決めた内容を書き起こす道具としてClaudeを使い、年1回以上(入所系は年2回以上)の研修と訓練の記録を、BCPの見直しにつなげてください。