Claudeで休職・復職の手続き書類を整理する手順

休職と復職は、書類の種類より「いつ・誰が・誰に出すか」で混乱します。診断書は主治医が書き、会社は就業規則で手続きを決め、傷病手当金は保険者が受け付けます。

Claudeは、この散らばった情報を時系列の確認リストに並べ替える作業に向いています。一方で、診断書に書かれた病名や所見そのものは、要約や解釈をさせない方が安全です。この記事では、その線引きを先に決めてから、リスト作りの手順を順に示します。

休職から復職までの書類は5つの段階に分けられる

厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」は、職場復帰支援を5つのステップで説明しています。休職者本人にとっても、書類を並べる骨組みとして使えます。

第1ステップで手引きが挙げている情報提供の項目には、傷病手当金などの経済的な保障と、休業の最長(保障)期間が含まれます。実際の書類名や提出先は会社ごとに違うので、就業規則の該当条文を手元に置いてから始めると迷いません。

就業規則で先に拾う3つの定め

休業の最長期間やクーリング期間を定める会社、最長期間の満了後に雇用契約を解除する会社は、それを定めて周知しておくことが望ましいと手引きは述べています。休職の入口で本人が確認する項目と重なります。

3点とも、会社に定めがあるかどうかは会社次第です。条文が見つからない項目は、Claudeの表では「要確認」の行になり、人事に聞く質問がそのまま出来上がります。育休の給付金と申請時期を同じ要領で表にする手順は、Claudeで育休の給付金手続きを整理するにあります。

Claudeに渡す情報と渡さない情報を先に分ける

手引きは、労働者の健康情報を個人情報の中でも特に機微なものとし、メンタルヘルスに関する情報は慎重な取扱いが必要だとしています。取り扱う内容は必要最小限にする、という原則も書かれています。

この原則を、Claudeに何を入れるかの基準に読み替えます。

診断書は「存在と流れ」だけを扱い、「中身」には触れません。病名や所見の解釈は、主治医と産業医に確認する領域です。手引きも、主治医の診断書は日常生活での病状の回復程度で復帰の可能性を判断していることが多く、職場で求められる業務遂行能力まで回復したとは限らないと述べています。診断書の文面をClaudeに読み解かせても、この差は埋まりません。

手順1: 就業規則から時系列の確認リストを作らせる

最初の作業は、休職に関する条文と会社の案内文をもとに、時系列の一覧表を作ることです。就業規則の該当部分をテキストで貼り、次のように依頼します。以下は入力例です。

添付の就業規則(休職の章)と人事からの案内文をもとに、
休職開始から復職後1か月までの確認リストを表にしてください。
列は「時期」「やること」「書類」「誰が用意するか」「提出先」
「条文・案内の該当箇所」の6つです。
休業の最長期間、クーリング期間、満了後の雇用契約の扱いは
独立した行にしてください。
条文に書かれていないことは推測せず、「要確認」と書いてください。
診断書の内容は一切書かず、書類の名前だけを扱ってください。

「条文・案内の該当箇所」の列を入れるのがコツです。Claudeの整理が原文のどこに基づくかを、後から自分で確認できます。

出来上がった表は、Excelファイルとして出力させると使い回せます。Claudeはコード実行とファイル作成の機能で、Excel(.xlsx)、Word(.docx)、PowerPoint(.pptx)、PDFを作成できます。ダウンロードのほか、Google Driveへ直接保存もできます。

手順2: 傷病手当金の確認項目を法律から拾う

休職中の収入は、傷病手当金を使う人が多い場面です。ここでは健康保険法の条文にある要件だけを確認リストに入れます。第99条の数字は次の4つです。

括弧書きにあるとおり、第99条は任意継続の被保険者を対象から除いています。退職後に任意継続で加入を続ける人が、同じ条文で受給を始めることはできません。

標準報酬月額が定められている月が12か月に満たない場合は、第99条第2項のただし書きにより、2つの額のうち少ない方の3分の2が日額になります。1つは、そろっている月の標準報酬月額の平均額の30分の1です。もう1つは、前年度の9月30日時点の全被保険者の標準報酬月額の平均を基にした額の30分の1です。

端数の処理も条文に書かれています。30分の1にした額は、5円未満を切り捨て、5円以上10円未満を10円に切り上げます。3分の2を掛けた後は、50銭未満を切り捨て、50銭以上1円未満を1円に切り上げます。Excelなら、平均額をA1に入れて次のように書けます。

=ROUND(ROUND(A1/30,-1)*2/3,0)

A1に30万円を入れると、30分の1は1万円、その3分の2は6,666.67円で、結果は6,667円です。これは条文を読んだ試算で、実際の支給額は保険者の決定によります。標準報酬月額は給与明細ではなく、保険者の通知で確認した値を使います。

条文には、確認リストに入れておきたい調整規定が2つあります。

給与の扱いは、就業規則や賃金規程の休職中の賃金の条文で決まります。表には「休職中の給与の有無」の行を足し、第108条の調整と対にして並べます。障害年金まわりの手続きの整理は、Claudeでマイナンバーと年金の手続き書類を確認する方法も参考になります。

Claudeには、次のように頼めます。これも入力例です。

次の条文(健康保険法第99条・第104条・第108条)を読み、
傷病手当金の申請前に自分で確認する項目をチェックリストにしてください。
日付の計算が必要な項目は、私が数字を入れる欄を空けて表にし、
計算式を Excel の数式で入れてください。
条文にない運用(申請書の記入欄や添付書類)は、
保険者の案内で確認する項目として別に分けてください。

申請書の様式や添付書類は、加入先の保険者(協会けんぽや健康保険組合など)の案内で確認します。条文だけでは分からない部分なので、Claudeに推測で埋めさせず、「保険者の案内で確認」という行に分けるのが安全です。事業主が書く3ページ目の下書きは、傷病手当金の申請書の事業主記入欄をClaudeで下書きする手順で扱っています。

傷病手当金の支給期間は、就業規則上の休職期間の上限と一致するとは限りません。「休職期間の上限」と「傷病手当金の支給期間」を別の行にして、両方の終了日を1つのカレンダーで見比べます。

手順3: 復職準備は「主治医に伝える情報」の整理から始める

復職の段階で書類が増えるのは、第2〜第4ステップです。手引きは、診断書に診断のほかに就業上の配慮の意見を書いてもらうこと、そのために主治医へ職場で必要な業務遂行能力の情報を事前に渡すことを挙げています。

ここでClaudeが役立つのは、診断書の解釈ではなく、自分の仕事の側の情報の整理です。手引きの様式例には、会社側が主治医へ伝える配慮の項目が並んでいます。

• 時間外勤務・休日勤務・出張・交替勤務の制限または禁止
• 就業時間の短縮(遅刻・早退)
• 作業転換、配置転換・異動

自分の職場でこれらがどこまで可能かを、1日の勤務時間・通勤時間・負荷が高い場面(繁忙期や締切)と合わせて1枚の「業務の状況メモ」にまとめさせ、主治医に渡す資料の下書きにします。手引きは、主治医との情報交換は職場で配慮すべき事項を中心に必要最小限とし、事前に本人への説明と同意を得ることを求めています。この同意は、包括的・黙示ではなく、個別に明示の同意を得ることが望ましいとされています。メモに書くのも、職場の条件が中心で、病状の話ではありません。

手引きの様式例は4種類あり、誰から誰へ渡る書類かが分かれています。

この4種は手引きの「例」です。実際の様式は会社ごとに違うため、自分の会社にどれがあるかを人事に聞く質問として表に入れます。

復職の可否判断で使われる観点も、準備状況の確認表にできます。手引きに挙がっている判断基準の例は次のとおりです。

• 通勤時間帯に1人で安全に通勤できる
• 決まった勤務日・時間に就労を継続できる
• 作業の疲労が翌日までに回復する
• 適切な睡眠覚醒リズムが整っている

これは「復職できるかの判定」ではありません。判断は社内の産業保健スタッフ等が中心になって行うものです。Claudeには、この項目を毎日の記録シートの列にする作業だけを頼みます。記録を眺めて「復職可能です」といった結論を出させる使い方は避けます。

正式な復職の前に、会社が試し出勤の制度を設けている場合があります。手引きは次の3種類を例に挙げています。

3種に共通する留意点として、手引きは、処遇や災害が発生した場合の対応、人事労務管理上の位置づけなどをあらかじめ労使間で十分に検討し、ルールを定めておくよう求めています。使用者が作業を指示したり、作業が業務にあたったりする場合は労働基準法等が適用されうるほか、災害時は労災保険給付が支給される場合があります。

制度の有無と、期間中の賃金や災害時の扱いは会社が定めます。表には「試し出勤制度の有無・期間・賃金・災害時の扱い」の行を足し、就業規則に条文がなければ人事への質問にします。

復職支援プランの作成では、復帰日、就業上の配慮、配置転換や勤務制度変更の可否、フォローアップの方法などが検討されます。プランを作るのは会社側ですが、本人が質問を準備するときに、この項目を並べた質問リストをClaudeに作らせると、面談での聞き漏れが減ります。

手順4: プロジェクトに線引きを書いて毎回の入力を減らす

同じ線引きを毎回書くのは手間なので、Claudeのプロジェクトの指示に固定しておく方法があります。プロジェクトのファイルはClaudeの計算環境からも参照でき、ファイルを見ながら作業できます。

次の文面は、指示に書く内容の例です。

このプロジェクトは休職・復職の手続き書類の整理専用です。
- 診断書・意見書の本文(病名、所見、症状)は扱いません。
  貼り付けられた場合は、内容に触れずに削除を依頼してください。
- 扱うのは、書類の名前、期限、提出先、担当者、日付だけです。
- 制度の説明は、私が貼った条文や案内の範囲で行い、
  根拠のない断定は「要確認」と書いてください。
- 医療的な判断や、復職できるかどうかの判定はしません。

この指示は、Claudeの出力を絞るための運用ルールです。個人情報の漏えいを技術的に防ぐ仕組みではありません。入力する側が守る線引きなので、貼り付ける前に自分で確認する習慣が欠かせません。

使う前に確認する環境と安全面

ファイル作成の機能は、Free、Pro、Max、Team、Enterpriseの全プランで、Web、Claude Desktop、モバイルから使えます。初期状態はプランで分かれます。

会社のアカウントで使う場合は、組織側の設定に従います。ネットワークがオフでも、MCPの連携(コネクタ)をオンにしていれば、その接続を通した通信は可能と公式ヘルプに書かれています。外部サービスにつなげた状態で休職の書類を扱うかどうかは、事前に決めておく項目です。

セキュリティ面では、公式ヘルプが次の点を挙げています。

• 外部のファイルやWebサイトに紛れた指示によって、Claudeが意図しない動作をさせられる可能性がある
• 機能の利用中は、Claudeの動きを監視し、想定外のデータアクセスがあれば止めることが推奨されている
• 機能はいつでもオン・オフできる
• Free・Pro・Maxでは、この機能で作られたファイルを含む会話の公開共有が無効になっている

ファイル作成は通常のチャットより利用上限を多く消費し、1ファイルの上限はアップロード・ダウンロードとも30MBです。休職関連の書類を一括でスキャンして貼り付けるより、必要な部分だけをテキストで入れる方が、上限の面でも扱いやすくなります。

会社の書類(就業規則や社内の案内文)を外部のAIサービスに入力してよいかは、社内の情報取り扱いルールで決まっている場合があります。判断に迷うときは、人事や情報システム担当に確認してから使います。複数の書類を横断して点検する型は、Claudeで散在した書類をコンプライアンス監査向けに整理する方法にあります。

よくあるつまずき

• 条文に無いことを埋められてしまう: 依頼文に「書かれていないことは推測せず要確認と書く」と入れ、「該当箇所」の列で根拠を確認します。
• 診断書の画像を貼ってしまう: 診断書は貼らず、書類名・日付・提出先だけをテキストで書きます。
• 傷病手当金と休職期間の混同: 期間の起算日も上限も別の規定です。別の行として並べます。
• 給与が出ている期間の計算を忘れる: 第108条により、報酬を受けられる期間は傷病手当金が支給されません。給与の有無の行を傷病手当金の行と対にします。
• チェックリストが完成した気になる: 表はあくまで確認用の下書きです。提出先や様式は、人事・保険者に問い合わせて確定させます。

まとめ

Claudeに頼めるのは、表の作成、日額と期限の計算欄、主治医へ渡す仕事の状況メモ、面談の質問リストまでです。診断書の内容と復職の可否は、主治医と産業医の領域として手元に残します。

介護のための休業でも、書類を時系列に並べて「要確認」の行を人事への質問にする進め方は使えます。書類整理の型はClaudeで介護の書類整理と制度確認を進める手順にあります。