実地棚卸と帳簿在庫の棚卸差異をClaudeで分析する手順

実地棚卸のカウントシートと在庫管理システムの帳簿残高を1つのブックに並べ、品目ごとの差異数量・差異率・金額影響を出し、原因の当たりを付けるところまでをClaude for Excelに任せられます。経理・財務の担当者向けに、突合の設計から差異の分類、人が確認する線引きまでを、数字を入れた試算付きで順に示します。

棚卸誤差率(棚卸差異率)は、差異数量を帳簿数量で割って求めます。実査データの分析では、差異数量に単価を掛けた金額影響も並べて見ます。実査の結果をまとめる棚卸差異報告書の書き方は、後半の「棚卸差異報告書の書き方」にあります。

棚卸差異の分析でClaude for Excelが担う範囲

Claude for Excelは、開いているブックについて質問すると、セル単位の引用付きで答えます。数式の関係を保ったまま値を更新し、エラーの原因を追う機能もあります。上の4つのうち、数式を組む・差異の大きい行を洗い出す・集計タブを増やす作業がこの機能の守備範囲です。

前提 — 使える環境とブックの用意

Claude for Excelは、Pro・Max・Team・Enterpriseの有料プランで一般提供されています。動作するExcelの条件は次のとおりです。

• Excel on the web
• Windows版はMicrosoft 365契約でビルド16.0.13127.20296以降
• Mac版はバージョン16.46以降、ビルド21011600以降

Excel 2016・2019の永続ライセンス版とボリュームライセンス版、iPad版、Android版では動きません。上の基準に満たないMicrosoft 365のビルドも対象外です。iPad版は、アドインに必要なSharedRuntimeに非対応であることが理由に挙がっています。

ブックは3タブで構成します。

ロケーションごとにカウントしている場合、実地タブは品目コード単位に集計してから突合します。同じ品目が複数の棚にあると、行単位の突合では差異が二重に出るためです。

ステップ1: 突合の数式を組ませる

まず、差異タブに突合の列を作らせます。依頼は列の意味と計算式を具体的に書くほど、結果を検算しやすくなります。

「実地」タブと「帳簿」タブを品目コードで突合して、「差異」タブに次の列を作ってください。
・実地数量(実地タブをコードごとに合計)
・帳簿数量
・差異数量 = 実地数量 - 帳簿数量
・差異率 = 差異数量 / 帳簿数量(帳簿数量が0の行は空欄)
・金額影響 = 差異数量 × 帳簿タブの単価
実地にあって帳簿に無いコード、帳簿にあって実地に無いコードは
別の色で塗って区別してください。

例えば、次のような数式が差異タブに入る形になります(自作の例で、公式の出力例ではありません)。

実地数量  =SUMIFS(実地!C:C, 実地!A:A, A2)
差異数量  =B2-C2
差異率    =IF(C2=0, "", D2/C2)
金額影響  =D2*帳簿単価

実際にどの関数で組まれるかはブックの構造で変わります。帳簿もロットや倉庫ごとに行が分かれている場合は、帳簿側も品目コード単位で集計してから突合します。数式の書き方そのものを固めたい場合は、Claude Excel関数の書き方が検索・集計まわりを扱っています。

確認のポイントは2つです。片方にしか無いコードが除外されずに拾われているか、単価が帳簿タブの単価列を引いているか(数値の直書きになっていないか)を見ます。

疑わしい数式は、「差異タブのE5の金額影響は、どのセルから求めていますか」と尋ねると、手順の説明と該当セルへのリンクが返ります。リンクをクリックすれば参照元のセルへ移動できるので、数式を目で追う手間が減ります。

ステップ2: 差異の大きい品目を金額影響で並べる

差異率が高くても、単価が安ければ金額影響は小さくなります。逆に差異率は1%未満でも、高単価の品目では決算に響きます。並べ替えは金額影響の絶対値を基準にします。次の4品目(架空の数字です)で見ると、順位の付き方が分かります。

差異率の小さいモーターが、金額影響では先頭に来ます。4品目の金額影響を足すと-124,320円になり、差異タブの合計がこの値と一致すれば、数式が全行に入っているとみなせます。梱包テープの+24は、入数が12なら2ケース分にあたるので、次のステップで扱う単位・換算の型の手掛かりにもなります。

差異タブを金額影響の絶対値が大きい順に並べ替えて、上位20品目に絞った
「要調査」タブを作ってください。差異率と金額影響の両方で、
基準を超える品目に印を付けてください。基準は差異率3%以上、
または金額影響10万円以上とします。

基準値の3%と10万円は例です。自社の重要性の基準に置き換えてください。並べ替え・絞り込み・条件付き書式のほか、ピボットテーブルの編集やデータ検証のドロップダウン作成も、Excelのネイティブ操作としてClaudeに直接頼めます。

毎期同じ基準を使うなら、アドインのサイドバーの設定にある「Instructions」に書いておく方法があります。ここに書いた内容はExcelでの全会話に適用されます。

棚卸差異の分析では、差異率は小数第1位までの%表示、金額は円単位で桁区切り。
差異率3%以上または金額影響10万円以上を要調査とする。

PowerPointやWordのInstructionsとは別に管理されるため、Excel用に書いた内容が他のアプリへ波及することはありません。有効にしたSkillsは作業中に自動で適用されるので、自社の棚卸手順をSkillにしてある場合は、Instructionsと役割を分けて使えます。

ステップ3: 差異の原因を分類する

棚卸差異の原因は、次のような型に分けて考えられます。

この表は一般的な整理で、自社の型と一致するとは限りません。分類のルールは自社のものを渡します。

「要調査」タブの各品目について、差異の原因の候補を1つ付けて「推定原因」列に入れてください。
候補は次の6つから選び、根拠が弱いものは「要確認」としてください。
検収漏れ / 出荷済み未計上 / 単位・換算 / カットオフ / 廃棄・返品未処理 / コード取り違え
判断の手掛かりは、差異の正負、差異数量が入数の倍数かどうか、
同じロケーションに類似コードがあるかどうかです。

ここで「根拠が弱いものは要確認」と縛るのが要点です。帳簿タブに入出庫の日付が無ければ、カットオフのずれは判定できません。手掛かりの無い品目に無理に分類が付くと、調査の順番を誤らせます。

推定原因の列には、データ検証のドロップダウンで6候補と「要確認」を設定してもらうと、担当者が現物を確かめたあとに選び直せます。分類の結果を手で上書きする運用になるので、Claudeの推定と人の確定値を別の列に分けておくと、後で突き合わせられます。

正の差異では検収漏れ、負の差異では出荷済み未計上が候補に挙がります。次の依頼で差異の合計を正と負で分けて示させると全体像が掴めます。

差異タブの金額影響を、プラスの合計とマイナスの合計に分けて表示してください。
さらに推定原因ごとの件数と金額影響の合計を、小さな集計表にしてください。

ステップ4: 検算と、人が確認する範囲

分析結果をそのまま報告書に載せる前に、次の4つを順に確かめます。

公式のドキュメントは、Claude for Excelを次の用途には推奨しないとしています。人の確認なしの最終的な顧客向け成果物、検証なしの監査上重要な計算、適切な管理のない機密性の高い規制データを含むモデルです。棚卸差異が財務諸表の数字に影響する場合、Claudeの結果は下書きとして扱い、確認した担当者が承認する運用が前提になります。

Claudeが既存データを上書きする前には警告が出ます。差異タブを再作成するときは、元のカウントシートを残した状態で依頼してください。広い範囲を書き換えさせる前に、信頼できるコピーで試すことも公式のベストプラクティスに挙がっています。

同じ型の「数式の異常を洗い出して人が承認する」流れは、保険の準備金検証でも使われています。詳しくはClaude for Excelで保険の準備金を検証する手順にあります。

棚卸差異報告書の書き方

差異報告書は、数字の一覧よりも「何が分かり、何を決める必要があるか」を先に書くと読まれやすくなります。次の順に並べると、承認者が上から読んで判断できます。

全体の棚卸誤差率は、差異の絶対値の合計を帳簿金額の合計で割って出す方法があります。プラスとマイナスが相殺されて小さく見えるのを避けるためです。

差異タブに帳簿金額(帳簿数量×単価)の列を足したうえで、金額影響の絶対値の合計を帳簿金額の合計で割った
棚卸誤差率を出してください。あわせて、上の表の項目に沿って
報告書の下書きを作ってください。原因が確定していない品目は
「調査中」と書いてください。

下書きのまま提出せず、人が確かめてから出します。原因を確定した品目と、推定にとどまる品目を、報告書の上で分けて書きます。

調査結果をWordへ引き継ぐ

差異の調査結果を報告書にまとめる段階では、Excelの会話をWordへ引き継げます。Claude for Excel・Word・PowerPoint・Outlookは文脈を共有し、1つの会話が開いているブックと文書をまたげます。

ただし、Claudeが読み書きできるのは、Excel・PowerPoint・Wordで現在開いているファイルと、Outlookで開いているメールや予定に限られます。ファイルの作成・オープン・クローズ・切り替えは直接はできないので、報告書のWord文書は先に開いておきます。

クロスアプリ機能には設定が要ります。各アドインのSettingsで「Let Claude work across files」をオンにします。ProとMaxのプランでは既定でオン、TeamとEnterpriseでは既定でオフです。この設定は端末ごとなので、使う端末ごとに有効化します。Amazon Bedrock・Google Cloud Vertex AI・Azure AI Foundry・LLMゲートウェイ経由の接続では、アプリ間の連携は使えません。

Word側でExcelの数字が見えないときは、各アプリでアドインが有効になっているかと、連携の設定がオンかを見ます。Claudeは開いているファイルを順番に処理するため、作業の完了を待ってから対象ファイルを確かめ、反映されていなければ読み直しを頼みます。

使えない場面と、データの扱い

• データテーブル(Data tables)とマクロ・VBA操作には対応していません
• 棚卸差異の集計をマクロで自動化している職場では、その部分はClaudeに任せられません
• 会話履歴はブラウザ内のIndexedDBに保存され、Anthropicのサーバーには保存されず、端末間でも同期されません
• 組織で設定したデータ保持期間の独自設定は引き継がれません
• 入出力はバックエンドで受領または生成から30日以内に削除されます
• Enterprise向け監査ログには含まれません。Compliance APIを有効にしたEnterprise組織では、セッションがCompliance APIに含まれます

品目コードや単価、取引先の情報を含むブックを扱うため、社内のデータ取り扱いルールとの照合は導入前に済ませます。Amazon Bedrock・Google Cloud Vertex AI・Azure AI Foundry・LLMゲートウェイ経由で接続する場合、利用できるモデルはそのプラットフォームと管理者の設定で決まります。

既存の手作業と比べて何が変わるか

棚卸差異の分析は、関数とピボットテーブルで組む方法もあります。Claude for Excelを使うと、突合の設計を言葉で伝えて下書きを作らせ、人が検算する形になります。差異の原因が欠品や過剰在庫にあるときは、基準値の見直しを安全在庫と発注点の計算手順で進められます。動かない在庫の評価損は滞留在庫の評価損の仕分けで扱います。

品目数が多く、毎期ほぼ同じ形式の突合を繰り返す職場なら、依頼文とInstructionsを使い回せます。逆に、カウントシートの形式が拠点ごとにばらばらな場合は、Claudeに渡す前の整形が作業の中心になります。まず形式を揃えてから依頼すると、突合の結果が安定します。

ブックの読み込みや新規作成の全体像はClaude Excel読み込みと作成にあります。CSVの記録を拠点別・曜日別に集計する別の例は荷待ち時間の集計です。 Copilotとの使い分けはClaude for ExcelとCopilotの比較が扱っています。

まとめ

推定原因に「要確認」が多く残るなら、入出庫日や入数のように判定に要る列がブックに足りていないサインです。依頼文を直す前に、手掛かりの列を足せるかを見ると、調査の手間が減ります。