Claudeで簡易専用水道の検査と受水槽清掃の記録を点検する手順 — 期限切れと是正の未了を洗う
受水槽の清掃と簡易専用水道の検査は、どちらも毎年1回以上です。物件台帳と実施記録、指摘事項をExcelで突き合わせ、期限切れと是正の未了をClaude for Excelで一覧にする手順を示します。
受水槽のある建物を複数持つ管理会社では、清掃日と検査日が物件ごとにばらばらに記録されています。気づいたときには、どちらかの期限が過ぎていたという事態が起こりえます。台帳と実施記録をExcelで突き合わせれば、期限切れと、指摘への是正が終わっていない物件を一覧にできます。
その突き合わせを、Claude for Excelに任せる手順を示します。扱うのは物件ID、容量、日付、指摘の文言だけで、入居者の情報は使いません。
簡易専用水道の設置者に水道法が課していること
簡易専用水道とは、水道事業の用に供する水道から供給を受ける水だけを水源とする水道です。専用水道には当たらないことも条件で、施設の規模が政令の基準以下のものは除かれます(水道法第3条第7項)。
その基準は水道法施行令第2条にあり、水道事業の水道から水を受けるために設けられる水槽の有効容量の合計が10立方メートルと定められています。法の文言が「基準以下のものを除く」なので、10立方メートルちょうどは含まれず、超えたときから対象です。
対象の目安と、2つの年次の義務
対象になる容量
10m³超
受水槽などの有効容量の合計
水槽の掃除
毎年1回以上
施行規則第55条第1号
管理の検査
毎年1回以上
施行規則第56条第1項
設置者の義務は、法第34条の2の2項に分かれています。
設置者が負う2つの義務
第1項 管理基準に従う
国土交通省令の基準に従って水道を管理します。基準には水槽の掃除、汚染防止の措置、異常時の水質検査、危険時の給水停止と周知が並びます(施行規則第55条)。
第2項 定期の検査を受ける
地方公共団体の機関、または国土交通大臣と環境大臣の登録を受けた者の検査を、定期に受けます。頻度は毎年1回以上です(施行規則第56条第1項)。
清掃は設置者が管理基準として行うもの、検査は第三者が行うものです。同じ年1回でも担い手が違うため、実施日は別々に台帳へ入ります。
期限を過ぎたあとに何が起こりうるか
法の側から見ると、3つの段階があります。
- 都道府県知事は、管理が基準に合わないと認めたとき、設置者に清掃などの必要な措置を、期間を定めて指示できます(第36条第3項)
- 指示に従わず、給水を続けることが利用者の利益を阻害すると認めたときは、給水の停止を命じられます(第37条)
- 第34条の2第2項の検査を受けなかった者は、100万円以下の罰金の対象です(第54条第8号)
都道府県知事は、報告の徴収や立入検査もできます。立入検査の対象には、設置者の事務所にある必要な帳簿書類が含まれます(第39条第3項)。記録が整っているかどうかは、検査の場面でも見られる点です。
なお、施行規則の第55条と第56条には、記録の様式や保存期間は書かれていません。台帳に何を残すかは、設置者が決める領域になります。
台帳に載せる項目と、Claudeに渡さないもの
用意するのは、次の3枚のシートです。
| シート | 1行の単位 | 主な列 |
|---|---|---|
| 物件 | 1行の単位物件1つ | 主な列物件ID・物件名・受水槽の有効容量の合計(m³) |
| 実施記録 | 1行の単位清掃か検査1回 | 主な列物件ID・種別(清掃か検査)・実施日 |
| 指摘事項 | 1行の単位指摘1件 | 主な列物件ID・指摘日・指摘内容・是正期限・是正日 |
渡すのは物件IDと日付、指摘の短い文言です。検査機関から届いた報告書のファイルを、そのまま開かせることは避けます。Claude for Excelには、外部から受け取ったファイルに仕込まれた指示でアドインが操られ、情報の抜き出しやデータの書き換えを起こしうるという注意書きがあります。報告書は、必要な項目を自分で転記してから使うのが安全です。
物件ごとに受水槽が複数ある場合の合計は、人が出します。どの水槽が「水道から水を受けるために設けられる水槽」に当たるかは、条文の文言と現場の配管を見て決める判断です。高置水槽を含めるかどうかのような線引きを、Claudeに任せないでください。
使える環境を確かめる
Claude for Excelは、Pro、Max、Team、Enterpriseのプランで使えます。対応するのはWebのExcel、Microsoft 365のWindows版(ビルド16.0.13127.20296以降)、Mac版(バージョン16.46以降)です。Excel 2016と2019の永続・ボリュームライセンス版、iPad、Androidでは動きません。
台帳に使うブックは、自社で作った信頼できるものに限ります。取引先から受け取ったテンプレートに直接書かせることはしません。
手順1: 例のデータを入れる
次の数値は、手順を示すための架空のものです。基準日は2026年10月31日とします。
| 物件ID | 物件名 | 有効容量の合計(m³) |
|---|---|---|
| P01 | 物件名青葉ハイツ | 有効容量の合計(m³)18.0 |
| P02 | 物件名みなと第一ビル | 有効容量の合計(m³)9.5 |
| P03 | 物件名さくら台マンション | 有効容量の合計(m³)32.0 |
| P04 | 物件名中央ビル | 有効容量の合計(m³)12.0 |
| P05 | 物件名緑町寮 | 有効容量の合計(m³)10.0 |
実施記録は次のとおりです。
| 物件ID | 種別 | 実施日 |
|---|---|---|
| P01 | 種別清掃 | 実施日2026/02/10 |
| P01 | 種別検査 | 実施日2026/02/24 |
| P02 | 種別清掃 | 実施日2026/03/01 |
| P03 | 種別清掃 | 実施日2025/09/05 |
| P03 | 種別検査 | 実施日2025/09/18 |
| P04 | 種別清掃 | 実施日2026/05/12 |
指摘事項は2件です。P01は2026年2月24日の検査で「マンホール蓋の防虫網の破れ」を指摘され、是正期限は3月31日、是正日は3月20日です。P03は2025年9月18日に「通気管の防虫網の破損」を指摘され、是正期限は10月31日、是正日は空欄です。
落とし穴
容量が10.0m³ちょうどの物件は、判定が「対象外」になる
P05の10.0m³は、基準の10立方メートルと同じ値です。法は「基準以下」を除くので、台帳の判定式は「10より大きい」のときだけ対象にします。「以上」で書くと、境目の物件が対象に入ってしまいます。
手順2: 判定の式をClaudeに書かせる
物件シートのN1セルに基準日を入れておき、次のように頼みます。
物件シートのD〜L列に式を入れてください。
- D: C列が10より大きければ「対象」、それ以外は「対象外」
- E: 実施記録シートで同じ物件IDの種別「清掃」の最新の実施日(なければ空欄)
- F: 同じく種別「検査」の最新の実施日(なければ空欄)
- G, H: 対象の物件だけ、E列・F列に12か月を足した日(空欄なら空欄)
- I: 指摘事項シートで、同じ物件IDの是正日が空の件数
- J: 清掃の判定。対象外なら「対象外」、記録がなければ「記録なし」、
G列がN1の基準日より前なら「期限超過」、それ以外は「期限内」
- K: 検査の判定。J列と同じ規則でF列・H列を使う
- L: 対象で、I列が1以上なら「是正未了」、それ以外は「なし」
既存のセルは上書きせず、式を入れる前に範囲を教えてください。返ってくる式は、例えば次の形になります(Excelの標準関数で組んだ一例です)。
D2: =IF($C2>10,"対象","対象外")
E2: =IF(COUNTIFS(実施記録!$A:$A,$A2,実施記録!$B:$B,"清掃")=0,"",
MAXIFS(実施記録!$C:$C,実施記録!$A:$A,$A2,実施記録!$B:$B,"清掃"))
G2: =IF(OR($D2<>"対象",$E2=""),"",EDATE($E2,12))
I2: =COUNTIFS(指摘事項!$A:$A,$A2,指摘事項!$E:$E,"")
J2: =IF($D2<>"対象","対象外",IF($E2="","記録なし",
IF($G2<$N$1,"期限超過","期限内")))
L2: =IF($D2<>"対象","",IF($I2>0,"是正未了","なし"))F、H、Kの式はE、G、Jの「清掃」を「検査」に替えた形で、Claudeが同じように書きます。
12か月を足す設計は、台帳のための目安です。施行規則は「毎年一回以上」と書くだけで、暦年なのか前回からの12か月なのかを条文は明示していません。前回から12か月を超えたら赤にする運用なら、年の切り替わりでの取りこぼしを避けられます。判定の基準をどちらにするかは、自社の規程と所管の窓口の案内に合わせて決めます。
例の台帳に入れると、判定は次のとおりです。
| 物件ID | 清掃の期限 | 清掃 | 検査の期限 | 検査 | 是正 |
|---|---|---|---|---|---|
| P01 | 清掃の期限2027/02/10 | 清掃期限内 | 検査の期限2027/02/24 | 検査期限内 | 是正なし |
| P02 | 清掃の期限(対象外) | 清掃対象外 | 検査の期限(対象外) | 検査対象外 | 是正 |
| P03 | 清掃の期限2026/09/05 | 清掃期限超過 | 検査の期限2026/09/18 | 検査期限超過 | 是正是正未了 |
| P04 | 清掃の期限2027/05/12 | 清掃期限内 | 検査の期限(なし) | 検査記録なし | 是正なし |
| P05 | 清掃の期限(対象外) | 清掃対象外 | 検査の期限(対象外) | 検査対象外 | 是正 |
P03は清掃も検査も期限を過ぎ、指摘も直っていません。P04は清掃だけが記録にあり、検査の記録がありません。この2物件から、優先して動く順番が決まります。
手順3: 一覧から次の動きを引き出す
判定が出たら、次のように聞きます。
判定列に「期限超過」「記録なし」「是正未了」のどれかがある物件を、
期限を過ぎた日数の多い順に並べてください。
各行について、根拠にしたセルの場所も示してください。セルの場所が付けば、どの行を根拠にしたのかを人がクリックして追えます。対象外の物件(P02とP05)は、容量が基準に近いので、改築や水槽の増設があれば判定が変わります。台帳の備考欄に「基準の近傍」と書いておくと、次回の見直しで目に入ります。
異常を認めたときの対応は、台帳の外の記録になります。施行規則第55条は、給水栓の水の色や濁り、臭い、味に異常を認めたときの水質検査と、人の健康を害するおそれを知ったときの給水停止と周知を、管理基準に入れています。この種の対応は、日付と内容を指摘事項とは別の欄に残しておくと、後から追えます。
Claudeに頼む範囲と、人が確かめる範囲
Claudeに任せられるのは、列の突き合わせと、期限・空欄の機械的な判定です。
一方で、次の点は人が決めます。
- 清掃や検査が実際に行われたかどうか(記録の存在は、実施の証拠にはなりません)
- どの水槽の容量を合計に入れるか
- 検査を受ける相手(地方公共団体の機関か登録を受けた者か)の選び方
- 期限の数え方を、暦年にするか前回から12か月にするか
Claude for Excelは、監査に関わる計算を検証なしで使うことを推奨していません。式の中身は読める人が確認し、結果を目で検算してから台帳として使います。判定の前提になる値を書き換えるときは、元のブックのコピーで試してください。
同じ「台帳と実施記録を突き合わせ、期限超過と記録なしを拾う」型は、医療機器の保守点検計画と点検記録の確認と同じ型です。月次に抜けを洗う運用へ広げるなら、介護の年間研修計画と法定研修の記録の台帳の持ち方が参考になります。
つまずきやすい点
台帳づくりで起こりやすい4つの落とし穴
容量の合計が古い
増設や撤去があったのに、台帳の容量が竣工時のままだと、対象かどうかの判定がずれます。検査の報告書で容量を確かめたら台帳へ戻します。
清掃日と検査日の取り違え
どちらも「毎年1回以上」で、日付の列が隣り合っていると入れ違えます。実施記録を種別つきの縦持ちにすると、混ざりません。
是正日が空のまま完了扱い
是正が終わっても、日付が記入されなければ「是正未了」のままです。現場からの完了報告を受けた日に、台帳へ入力する運用にします。
基準日が更新されない
N1セルの基準日を固定したままだと、期限超過が出なくなります。毎月の確認の前に、その日の日付へ替えます。
条文を確かめるときの置き場所
この記事の法律の引用は、水道法の第3条第7項、第34条の2、第36条第3項、第37条、第39条第3項、第54条第8号、水道法施行令の第2条、水道法施行規則の第55条と第56条です。法令は改正されることがあるため、台帳の判定式を作り替えるときは、e-Govの法令検索で現行の条文を見ます。管理基準は国土交通省令、水質の検査に関する事項は環境省令に定めがあります。検査の方法などの細かな事項は、所管の窓口で案内を確かめてください。