特定電子メール法の同意を、営業メールの送信前にClaudeで点検する

営業メールを一斉に送る前に確かめたいのは、宛先ごとに送ってよい根拠があるかと、本文に必須の表示が入っているかの2点です。どちらも特定電子メール法(特定電子メールの送信の適正化等に関する法律)と施行規則に書かれています。条文と施行規則をClaudeのProjectsに置き、送信リストの行と文面を突き合わせさせると、人の目では見落としやすい行を条文番号つきで洗い出せます。

ただしClaudeが出すのは点検メモであり、法的な判断ではありません。同意の有無は事実の問題で、記録がなければClaudeにも判定できません。最終判断は法務担当や弁護士に委ねる前提で読んでください。

特定電子メール法が営業メールに求める3つのこと

法の対象は「特定電子メール」です。第2条第2号は、営利を目的とする団体や営業を営む個人が、自己または他人の営業につき広告・宣伝を行う手段として送る電子メールと定義しています。営業メールやメルマガの多くがこれに当たります。受信者を個人に限る文言は条文にありません。

営業メールを送る側に課される義務は、点検の観点から次の3つに整理できます。

第3条と第4条の違反は、まず総務大臣・内閣総理大臣による措置命令(第7条)の対象になります。罰則条文に直接出てくるのは、送信者情報を偽った場合(第5条違反)と、措置命令に従わない場合です。いずれも第34条で1年以下の拘禁刑または100万円以下の罰金とされ、法人には第37条で3,000万円以下の罰金が科されます。記録保存に関する措置命令違反だけは第35条で100万円以下の罰金です。

送ってよい相手の4分類を、リストの列に落とす

第3条第1項は、送信してよい相手を4つに限っています。点検ではこの4つを送信リストの「根拠」列に対応させます。

施行規則には、見落としやすい細目があります。第2号の通知は、原則として「書面により通知する方法」です(規則第2条)。第4号の公表は、インターネットで公衆が閲覧できる状態に置く方法ですが、送信しないよう求める旨の文言が併記されている場合は対象になりません(規則第3条)。つまりWebサイトに載っているアドレスを拾っただけでは、拒否文言の有無を見ないまま送れません。

第3号の「取引関係」と名刺交換の扱いは、省令が書くのは「書面により通知する方法」までで、個々の場面が当たるかは条文だけでは断定できません。迷う行は、Claudeに「判定不能」として分けさせるのが安全です。

条文をProjectsに置いて点検用の環境をつくる

条文は毎回貼り直さず、Projectsのナレッジに置きます。Projectsは自己完結したワークスペースで、チャット履歴とナレッジベースを個別に持ち、文書をアップロードして文脈にできます。無料アカウントでも使えますが、作れるのは5件までです。

条文は、法令検索サイトに載っている現行の本文を使います。法令は改正されるため、登録時の施行日をファイル名か冒頭に書いておくと、後で古い条文のまま点検していないか確かめられます。

プロジェクト指示の書き方

指示文には、判定の型を3つ決めておきます。「根拠あり」「根拠なし」に加え、記録がなければ決められない「判定不能」を必ず用意する点が要です。これがないと、Claudeが空欄を埋めて「同意あり」に倒すおそれがあります。

あなたは営業メールの送信前点検を補助します。
ナレッジの条文と施行規則だけを根拠にしてください。
条文に書かれていないことは「条文に記載なし」と書いてください。
 
送信リストの各行を次の3区分で判定します。
- 根拠あり: 第3条第1項の第何号に当たるかと、その材料を示す
- 根拠なし: 送信してはならない理由を条文番号つきで示す
- 判定不能: 何の記録があれば判定できるかを示す
 
同意の記録が空欄の行は「根拠あり」にしないでください。
出力は表で、列は「行番号・区分・根拠条文・理由・必要な記録」とします。
最後に、法的判断ではなく点検メモであると一行添えてください。

送信リストの点検を依頼する

リストはCSVかExcelで渡します。個人情報を含むため、アップロードする前に、点検に不要な氏名や電話番号の列は落としておきます。判定に要るのは、行番号、メールアドレスの種別(個人か法人か)、取得経路、同意の取得日、拒否の申出の有無あたりです。

添付のリストについて、第3条第1項の4分類で点検してください。
列の意味は次のとおりです。
- 取得経路: フォーム同意 / 名刺 / 取引先 / Web公開 / 購入リスト
- 同意日: 空欄は記録なし
- 配信停止: 申出済みなら「済」
 
配信停止が「済」の行は、第3条第3項の観点で
「送信不可」と明記してください。

指示に配信停止の列を入れたのは、第3条第3項が、送信をしないよう求める旨の通知を受けたとき、その意思に反して送ってはならないと定めているためです。同意があったとしても、後から停止の申出を受けたなら送れません。

Claudeが返す表は、例えば次のような形になります(条文に沿って作った例示で、実際の出力ではありません)。

購入リストの行は、条文の4分類のどれにも当たらない例です。条文は、送信者に同意の記録を求めています。リストの出所が別会社なら、その会社がどんな文言で同意を取ったかも確認材料になります。

同意の記録が残っているかを点検する

第3条第2項は、同意を受けた側に記録の保存を義務づけています。施行規則第4条によれば、保存すべきなのは、個別のメールアドレスについて同意を受けた時期と方法その他の状況を示す記録、または、宛先にできるアドレスが特定できる記録と、同意の通知に係る定型的な事項の記録です。

保存期間も規則で決まっています。送信しない場合は、送信しないと決めた日まで。送信した場合は、最後に送信した日から1か月を経過する日までです。措置命令を受けた場合は、これが1年に延びる区分があります。

Claudeには、手元の記録の項目名を渡して、規則第4条の要件との差を点検させます。

当社の同意記録の項目は次のとおりです。
アドレス / 取得日時 / 取得フォームのURL / 同意文言のバージョン
施行規則第4条第1項の要件に照らして、足りない項目と、
保存期間の運用で確認すべき点を挙げてください。

記録の有無を答えられるのは、手元のデータを見ている担当者だけです。Claudeに任せるのは、項目の過不足を規則と突き合わせる部分に限ります。

メール本文の表示義務を点検する

第4条は、送信者の氏名または名称と、配信停止を受け付けるためのメールアドレスやURLなどの表示を求めています。施行規則第9条は、そのほかに表示すべき事項として、停止の通知をその連絡先に送れる旨、送信者の住所、苦情や問い合わせの受付先(電話番号・メールアドレス・Webの受付窓口のいずれか)を挙げています。

表示の場所にも決まりがあります(規則第7条)。送信者の氏名・名称と停止の連絡先は、受信者が容易に認識できる場所に置きます。停止の通知ができる旨は、停止の連絡先の直前または直後です。文面を渡し、項目ごとに「ある・ない・場所が不適切か」を答えさせる指示が使えます。

次のメール本文について、第4条と施行規則第7条・第9条の
表示事項が揃っているかを表で答えてください。
列は「項目・本文中の該当箇所・判定」です。
該当箇所は本文から逐語で引用してください。

逐語引用を求めるのは、Claudeが「入っているはず」と補って答える誤りを防ぐためです。引用できない項目は「ない」と判定されます。

配信停止者にも送れる例外と、苦情の受付

停止の申出を受けた相手に送れない原則には、例外があります。第3条第3項ただし書と施行規則第6条は、広告・宣伝が付随的に行われるメールを挙げています。たとえば、契約の申込者や契約の相手に、申込み・内容・履行に関する事項を通知するメールで、広告が付随的に載る場合です。この場合、第4条のかっこ書きにより停止の連絡先(第2号)の表示は不要になり、規則第9条のただし書により追加の表示事項も求められません。

点検では、例外に当たると考えた行を「例外該当」として別の区分に分け、理由を書かせます。主目的が広告のメールを、通知メールと称して例外に入れていないかが、人が見るべき箇所です。条文は「付随的」と書くだけで、どこまでが付随かの線引きは示していません。

第9条は、送信者に苦情や問い合わせへの誠意ある処理を求めています。表示義務で苦情の受付先を載せるだけでなく、受けた後の窓口運用も点検の対象です。

点検結果を読むときの注意

• 条文に書かれていない運用上の解釈は、Claudeが一般論で補うことがあります。「条文に記載なし」と出ていない根拠は、条文と照らして確かめます
• 「判定不能」を減らすには、リスト側の記録を増やすしかありません。Claudeに推測させて減らさないでください
• 条文の改正や省令の改正は、ナレッジに入れた版が古いと反映されません。点検の前に施行日を確認します

社内メールの内容を分析する場合は、別の法的論点が出てきます。通信の秘密との関係は従業員のメールをClaudeで分析する前にで整理しています。条文をナレッジにして点検する型は、Claude Projectsで法務レビューのプレイブックを運用する手順と共通です。受注後のメールを素材にする書類作成は営業からCSへの引き継ぎ書の記事にあります。

よくある質問

取引先の担当者に送る既存顧客向けの案内も点検の対象ですか

広告・宣伝の手段として送るメールなら、特定電子メールの定義に当たりえます。第3条第1項第3号は取引関係にある者を送ってよい相手に含めていますが、表示義務(第4条)は相手を問わず課されます。

配信停止の申出を受けたあと、同意の記録は消してよいですか

規則第4条第2項の保存期間は、送信しないことにした場合は「送信しないこととした日まで」です。停止の申出を受けた者への送信を止める運用のためには、停止者の一覧を別に管理する運用が現実的です。