在留資格の申請理由書の下書きをClaudeで作る — ヒアリングから雇用理由の整理まで

申請理由書の下書きでClaudeに向くのは、ヒアリングで聞いた話を事実の単位に割り、提出書類のどれが裏付けになるかを対応づける作業です。向かないのは、聞いていない動機や経歴を、もっともらしく補う作業です。理由書は申請の説得材料なので、補った一文が審査で食い違えば、書類全体の信頼を落とします。

この記事は、在留資格の認定証明書の交付申請(海外から呼び寄せる申請)を例に、ヒアリングシート、事実カード、書類との対応表、下書きの順に進める手順を示します。在留資格は「技術・人文知識・国際業務」を想定します。個別案件への法的助言ではなく、作業手順の整理です。

申請理由書は、提出書類の一覧にあるのか

在留資格の認定証明書の交付申請は、入国前に行う申請です。入管法第7条の2に基づき、手数料はかかりません。申請書は郵送では受け付けられておらず、オンライン申請もできます。

技術・人文知識・国際業務のページにある認定申請の提出書類一覧には、「申請理由書」という名前の書類が載っていません。載っているのは、次のような書類です。

• 在留資格の認定証明書の交付申請書と写真、返信用封筒
• 所属機関のカテゴリーを証明する文書
• 労働条件を明示する文書(労働基準法第15条第1項に基づく労働条件通知書など)
• 申請に係る職務に従事した機関・内容・期間を明示した履歴書
• 大学の卒業証明書、または関連業務の在職期間を証明する文書
• 登記事項証明書、事業内容の案内書、直近の決算文書

同じページには、審査の過程で本ページ記載外の資料を求める場合があるとも書かれています。つまり理由書は、一覧にある書類を置き換えるものではなく、書類だけでは読み取りにくい点を補う任意の文書です。補うべき点がなければ、無理に書く必要はありません。

理由書が重ねる点と、書類が担う点

理由書の役割は、書類同士の関係を言葉でつなぐことです。何を書類に任せ、何を理由書に書くかを先に分けておくと、下書きが長文の自己PRに流れません。

右端の列は、書類に書いてあることの言い直しではありません。書類に載りにくい経緯や配置の事情を、事実として足す欄です。ここが空なら、理由書を足す意味も薄いことになります。

任せる作業、人が決める判断、書かない内容

Claudeを使う前に、三つに分けて決めます。

「在留資格に該当する」という結論は、理由書の中に断定として書きません。審査基準には、申請に係る活動が虚偽のものでなく、入管法別表に掲げる活動のいずれかに該当することが挙がっています。該当するかどうかは審査する側が判断します。理由書は、判断の材料となる事実を並べる文書です。

手順1: ヒアリングシートを作る

聞く内容の抜けが、理由書の弱さのいちばんの原因です。最初にヒアリング項目を固定し、依頼者(受入れ機関の担当者や申請人)から聞き取ります。

【申請人】
- 最終学歴(学校名・学部・専攻・卒業年月)
- 職歴(会社名・期間・担当業務。履歴書に載る範囲)
- 取得資格・語学力(証明できるものと、証明書の有無)
- 日本との関わり(留学・就労・滞在歴)。ここは事実のみ
 
【受入れ機関】
- 事業内容と、その職種を置く理由
- 担当予定の業務(1日・1週間の流れで具体的に)
- 配属部署、指導する人、就業場所
- 募集の経緯(いつから募集し、なぜ本人に決めたか)
- 労働条件(労働条件通知書の内容と一致するか)
 
【書類】
- 手元にある書類と、まだ無い書類

「募集の経緯」は、聞き忘れやすく、後から効く項目です。採用の必要性を説明するとき、事業側の事情と本人を選んだ理由が書類のどこにも載っていないことがよくあります。面談の記録は、言った通りの言い回しで保存しておきます。

手順2: 記録を事実カードに分ける

ヒアリングのメモを、Claudeに事実の単位へ分解させます。文章にまとめるのはこの後です。

次のヒアリング記録から、申請人と受入れ機関に関する事実を
1件ずつ抜き出してください。
 
列: 通し番号 / 分類(学歴・職歴・業務内容・採用理由・受入体制)/
    事実 / 出典(記録のどの箇所か)/ 確かさ(本人が断言・おおよそ・伝聞)
 
守ること:
- 記録に書かれていない日付・金額・人名・肩書・動機を補わない。
- 記録に無い点は「要確認」とし、聞き直す質問を別に作る。
- 評価の言葉(優秀、即戦力など)は、記録で依頼者が実際に
  使っていた場合だけ、そのまま引用する。
 
【ヒアリング記録】
(ここに貼る)

「確かさ」の列を設けておくと、あいまいな職歴の期間を、断言できる事実と同じ重みで文章にしてしまう事故を避けられます。伝聞も、体験と区別して残します。

手順3: 主張と根拠書類の対応表を作る

この記事の中心になる手順です。理由書に書きたい主張を一つずつ挙げ、それを裏付ける提出書類を対応づけます。裏付けのない主張は、理由書に入れません。

事実カードと、下の「提出予定の書類一覧」をもとに、
理由書に書く主張の候補を挙げ、根拠となる書類を対応づけてください。
 
列: 主張 / 根拠の書類名 / その書類のどこに書いてあるか /
    書類と事実カードの食い違い(あれば)/ 判定(裏付けあり・書類不足・矛盾)
 
制約:
- 根拠の書類が一覧に無い主張は「書類不足」とし、
  どの書類があれば裏付けられるかを書く。
- 書類の内容と事実カードが食い違うときは、どちらが正しいか判定せず、
  両方を並べて確認質問を作る。
- 許可・不許可の見込みは書かない。
 
【提出予定の書類一覧】
(履歴書、卒業証明書、労働条件通知書、案内書などの名称と要点)

例えば、次のような形の対応表になります。人物と会社は架空の設例で、Claudeが実際に出した出力ではありません。

「矛盾」の行が出たら、そこで下書きを止めます。金額や期間が書類と理由書で違うまま提出されると、審査で説明を求められる原因になります。

手順4: 裏付けのある主張だけで下書きを書く

対応表で「裏付けあり」になった行だけを使い、文章にします。

対応表の「裏付けあり」の行だけを使い、申請理由書の下書きを
書いてください。
 
構成: 1 申請の概要 / 2 申請人の経歴と担当業務のつながり /
      3 採用の経緯と必要性 / 4 受入れ体制
 
- 各段落の末尾に、根拠の書類名を [ ] で付ける(提出前に外す作業用)。
- 「書類不足」「矛盾」「要確認」の行は本文に入れず、
  末尾の「未解決事項」にまとめる。
- 在留資格に該当すると断定する文や、許可を求める一般的な定型句は
  書かない。事実の記述に留める。
- 数字(金額、年数、人数)は、書類の表記をそのまま使う。

出てきた下書きは、依頼者に読んでもらい、事実の違いを一つずつ潰します。声に出して読んでもらうと、本人の経歴と違う言い回しに気づきやすくなります。

書かない線を、どこで引くか

審査で不利に働きやすいのは、書き足りないことより、書類と合わない記述です。次の内容は、下書きの段階で落とします。

派遣形態で就労する場合は、理由書とは別に、派遣労働に関する誓約書などの書類が提出書類として挙がっています。この扱いは更新されることがあるため、書類の一覧は申請の直前に、入管庁のページで確認します。

Claudeに渡す前に、伏せる情報

ヒアリング記録には、パスポート番号、在留カード番号、生年月日、住所、給与額など、個人を特定できる情報が多く含まれます。消費者向けプラン(Free、Pro、Max)について、Anthropicは、パスワードや金融情報、機密性の高い個人・事業の文書などは慎重に扱うよう案内しています。モデル改善の設定を許可している場合は、会話が学習に使われうることも前提になります。

実務では、次のように伏せてから渡します。

• 氏名は「申請人A」、会社名は「受入れ機関X」のような仮の呼称にする
• 旅券番号、在留カード番号、生年月日、住所は渡さず、提出前に人が書類から差し込む
• 給与は、必要なら範囲のまま渡し、確定値は最後に労働条件通知書から写す

シークレットチャットの会話は、モデル改善をオンにしていても学習に使われないと案内されています。設定の考え方はClaude Codeのデータが学習に使われるかを整理した記事が参考になります。事務所の守秘義務の運用に合わせて、使うプランと設定を先に決めておきます。

誰が理由書を作れるのか

申請書類の提出は、申請人本人、受入れ機関の職員のほか、地方の入管局の長に届け出た弁護士または行政書士(申請取次者)が代わって行えます。ただし、申請取次者が提出できるのは、申請人または受入れ機関の職員が日本に滞在している場合に限られます。

書類の作成は別の話です。行政書士法第1条の3は、行政書士が「他人の依頼を受け報酬を得て」官公署に提出する書類を作成することを業とすると定めています。第19条は、行政書士でない者が、他人の依頼を受け報酬を得て、業としてこの業務を行うことを原則として禁じています。自社の採用のために社員が作る理由書と、他人の依頼で報酬を得て作る理由書では、位置づけが違います。線引きの読み方は内容証明の文案づくりでも同じ条文を扱っています。

行政書士事務所でClaudeを使う場合は、第19条の3の秘密保持義務(使用人その他の従業者を含む)が前提になります。依頼者の情報をどこまでClaudeに渡すかは、事務所の規程で決めてから始めます。

提出前の確認

下書きが整ったら、次の点を人が確かめます。

• 理由書の金額・期間・肩書が、労働条件通知書や履歴書と一致しているか
• 本文のすべての主張に、実在する根拠書類があるか
• 外国語の書類に、日本語の訳文が付いているか
• 日本で発行した証明書が、発行日から3か月以内か
• 依頼者本人(または受入れ機関)が、全文を読んで事実と違わないと確認したか

最後の確認は、必ず人が行います。Claudeは、書類を見比べた気になっても、見落とすことがあります。

理由書づくりで、先に決めておくこと

同じ流れは、他の様式にも使えます。依頼者の話を時系列に整理して文書にする作業は陳述書の下書きと同じ型です。入管関係の届出でも、書類に載せない情報を先に決める考え方は特定技能の定期届出と共通します。

理由書の下書きで結果を分けるのは、文章のうまさではありません。聞いた事実と書類を突き合わせる対応表を作り、裏付けのない行を理由書に入れない運用です。この表があれば、Claudeに任せる範囲が広がっても、どの記述の責任が誰にあるかを後から追えます。