Claudeで香典帳から香典返しの一覧を作る手順 — 金額帯・数量・住所の抜けまで

香典返しの準備でいちばん手間がかかるのは、香典帳を見ながら「この方にはどの品を、いくつ、どこへ送るか」を一人ずつ決めていく作業です。金額はばらばら、住所は一部が空欄、辞退された方や連名の方も混じります。数十件になると、転記のたびに抜けが出ます。

この記事では、香典帳から氏名を外した作業用コピーを作り、Claude for Excelに金額帯の判定と返礼品の一覧づくりを任せる手順を書きます。金額の判定と集計はExcelの数式で確実に処理し、Claudeには表の組み立てと数式の作成を頼む分担です。登場する人物と金額はすべて架空で、通番だけを使います。

香典返しの一覧づくりは、金額帯・数量・住所の3つに分ける

香典帳を丸ごと渡して「香典返しの一覧を作って」と頼むと、どの行がどの理由で入ったのか追えません。作業を3つに分け、1つずつ結果を見ます。

返礼のルールそのものは、Claudeに決めさせません。いただいた額に対する返礼の割合は、地域や家の考え方で幅があります。葬儀社や親族と相談して決めた数字を表に置き、Claudeはその表を機械的に当てはめる役に絞ります。

使える環境と、香典帳を入れる前の線引き

Claude for Excelは、Pro、Max、Team、Enterpriseの各プランで使えるExcelのアドインです。対応する環境は、Excel on the web、Microsoft 365契約のWindows版（ビルド16.0.13127.20296以降）、Mac版（バージョン16.46以降）です。Excel 2016・2019の買い切り版、iPad、Androidでは動きません。

使えない機能も先に押さえます。マクロとVBAの操作、データテーブルは対象外です。宛名ラベルを自動で印刷するようなマクロは、このアドインでは組めません。

香典帳は個人情報のかたまりなので、データの扱いも確認します。

• 入力と出力は、バックエンドで受け取りまたは生成から30日以内に削除される（例外あり）
• チャット履歴はブラウザー内に保存され、Anthropicのサーバーには保存されない
• 組織で設定したデータ保持の設定は引き継がれない
• 機密性の高い・規制対象のデータを適切な統制なしで扱うことは、推奨されていない

最後の項目が、この手順の設計を決めます。弔事の記録は、住所や氏名に加え、故人との関係や家族構成まで読み取れる情報です。そこでClaudeに渡す表からは、氏名と住所の中身を外します。氏名は通番に置き換え、住所は「あり・なし・不足の疑い」という判定の結果だけを持ち込みます。実名と住所は、手元の原本に残したままです。

もう1つ、外から届いたファイルの扱いがあります。受付係が別のパソコンで入力した香典帳や、葬儀社から共有された名簿には、Claudeへの隠れた指示が仕込まれている可能性があります。信頼できるファイルだけで使い、元の表のコピーで試してから本番に移します。Claudeが危険な操作を提案したときは確認を求められるので、外部由来のファイルでは中身を読んで承認します。

なお、Claudeのチャットで使える「インコグニートチャット」の仕様は、Excelのアドインとは別の話です。チャットで挨拶状を下書きする場合の扱いは、喪主挨拶・弔電・挨拶状をClaudeで下書きする手順にまとめています。

原本から作業用コピーを作る

原本の香典帳はそのまま残し、ファイルをコピーして作業用にします。原本側に、次の2列を足しておきます。

• 住所判定: 住所欄が空なら「なし」、極端に短ければ「不足の疑い」、それ以外は「あり」
• 辞退: 香典返しを辞退された方に「辞退」と入れる

住所判定の数式は、例えば次の形です（Excelの標準関数を使った一例で、文字数の基準は自分の香典帳に合わせて変えます）。

=IF(LEN(TRIM(G2))=0,"なし",IF(LEN(TRIM(G2))<10,"不足の疑い","あり"))

文字数による判定は粗い目安です。郵便番号だけで番地がない行を、完全には拾えません。「不足の疑い」は人が見る合図で、確定の判定ではありません。

そのうえで、作業用コピーから氏名列と住所列を削除し、次の列だけ残します。

金額は数値で入れ、「3千円」「1万」のような文字は置き換えておきます。数式で帯を引くには、金額が数値であることが前提だからです。「関係」は親戚・友人・職場・近所のように、少数の語に固定します。

架空の6件を、次のように入れたとします。

手順1: 金額帯と返礼品の対応表を、人が先に作る

作業用コピーに「返礼ルール」というシートを足し、金額帯の下限、帯の名前、返礼品、基本の数量を置きます。次の表は、ルールの形を示すための仮置きです。品物の内容と区切りの金額は、家の事情に合わせて自分で決めます。

下限金額の列は、小さい順に並べます。後で使う近似一致の検索は、昇順に並んだ表を前提にするためです。

帯5を「個別相談」にしているのは、高額の香典は一律の品物で済ませず、人が相談して決める想定だからです。表に「個別相談」と書いておけば、一覧の中で目立ちます。

手順2: 各行に金額帯・返礼品・数量を出す

ルール表ができたら、作業用コピーのF列以降に3列を足してもらいます。依頼文は、次のように範囲と禁止事項を書きます。

作業シートのF列に「帯」、G列に「返礼品」、H列に「数量」を作ってください。
「返礼ルール」シートのA〜D列を、金額(C列)で近似一致で引きます。
帯・返礼品は返礼ルールのB列・C列から、数量はD列から取ります。
ただしE列が「辞退」の行は、数量を0にしてください。
値の貼り付けではなく、数式にしてください。
元のA〜E列は変更しないでください。

数式は、例えば次の形になります（一例です。F列に帯を引き、数量では辞退を先に判定します）。

F2: =VLOOKUP(C2,返礼ルール!$A$2:$D$6,2,TRUE)
G2: =VLOOKUP(C2,返礼ルール!$A$2:$D$6,3,TRUE)
H2: =IF(E2="辞退",0,VLOOKUP(C2,返礼ルール!$A$2:$D$6,4,TRUE))

最後の引数のTRUEが近似一致で、金額以下でいちばん大きい下限の行を返します。10,000円ちょうどの香典は、下限10,000の帯4に入ります。

先の6件に当てはめると、次のとおりです。

K-005は金額の上では帯4ですが、辞退のため数量は0です。帯と返礼品の列は残し、数量だけを0にするのがこの設計の要点で、あとから「辞退を取り消す」場合も数量の式を戻すだけで済みます。

Claude for Excelは、数式の意味を聞くと、参照先のセルへ移動できる形で答えます。「H2はどのセルをどう引いているか」と聞けば、辞退の判定が先に効いているかを確かめられます。

手順3: 住所と数量の抜けを洗う

送れない行を見つけるため、I列に「要確認」の列を足します。条件は、数量が1以上なのに住所判定が「あり」ではない行です。辞退で数量が0の行は、住所が空でも送らないので対象に入れません。

I列に「要確認」を作ってください。
数量(H列)が1以上で、住所判定(D列)が「あり」以外の行に「住所確認」と表示します。
それ以外は空欄にしてください。
そのうえで、要確認の行だけ条件付き書式で赤系に塗ってください。

例の6件では、次の2件が引っかかります。

K-005は住所の判定が「あり」ですが、辞退のため対象外です。逆に、辞退の行に住所の欠けがあっても、一覧には出ません。送らない相手の住所を調べる手間が省けます。

並べ替えやフィルター、条件付き書式、データの入力規則によるドロップダウンの作成は、Claude for Excelにそのまま頼めるExcelの標準操作です。E列の辞退の欄に「辞退」だけを選べるドロップダウンを入れておくと、「辞退」「辞退済」「お断り」といった表記のゆれで数式から漏れることを防げます。

住所の抜けを埋める作業は、原本側で人が行います。作業用コピーに住所を戻して、Claudeに調べさせることはしません。原本の住所を直したら、住所判定の数式が自動で更新されるので、作業用コピーに判定列を貼り直します。

手順4: 返礼品ごとの発注数と、発送の一覧にまとめる

最後に、品物ごとの数量を集計します。「集計」シートを作り、返礼品の名前を並べて、数量の合計を出します。

新しいシート「集計」を作ってください。
返礼ルールの返礼品ごとに、作業シートのH列(数量)の合計を出す表にします。
SUMIFSなどの数式で、作業シートを参照してください。
あわせて、辞退の件数と、要確認の件数も出してください。

数式は、例えば次の形です。

=SUMIFS(作業!$H:$H,作業!$G:$G,A2)

例の6件なら、集計は次のようになります。

品物Cは、K-003とK-006の2件です。辞退のK-005は数えません。辞退1件、住所確認2件も、同じシートに出ます。ピボットテーブルの編集もClaude for Excelに頼める操作なので、関係別の件数や帯別の件数を見たいときは、ピボットで作らせる方法もあります。

発注数は、集計が出た時点で確定にしません。葬儀社や返礼品の業者に渡す前に、原本の件数と見比べます。作業用コピーの総件数と、集計の数量の合計に辞退件数を足した数が、原本の香典帳の件数と一致するかを確かめます。

人が確かめる箇所と、つまずきやすい点

Claude for Excelは、上書きの前に警告を出します。変更は画面でハイライトされ、保存や反映はこちらが承認してからです。それでも、香典返しは送り先を間違えると取り返しがつかないので、人が見る箇所を決めておきます。

もう1点、Claude for Excelの出力は、最終成果物として人の確認なしで使うことを推奨されていません。発注や発送に使う前に、手順2の数式と、手順3の「要確認」の抽出結果を、必ず手元で見直します。

数式を再利用するなら、ルール表を主役にする

次に同じ作業をするときは、作業用コピーを作り直し、ルール表と数式だけを使い回せます。返礼の区切りや品物が変わっても、ルール表を書き換えるだけで、数式側は直しません。数式がルール表の範囲を参照しているため、行を足したときは参照範囲を広げます。

同じ形の作業は、顧客の一覧から期日の近い行を抜き出す業務にもあります。日付の計算と対象の抽出をExcelに、表の組み立てをClaudeに任せる進め方の例は、保険の満期管理で連絡リストを作る手順にあります。

まとめ

香典返しの一覧づくりでClaudeに任せるのは、金額帯を引く数式と、抜けを洗う条件の組み立てです。返礼のルールと、送り先の最終判断は人が持ちます。氏名と住所の中身を外した作業用コピーで進めれば、個人情報を入力する範囲も小さく保てます。

辞退と連名、現金以外の供物、重複の3点は、数式より前に人が決めておく部分です。ここを決めたうえで集計を回し、原本の件数と照合してから発注に進みます。