運営基準減算の抜けを居宅介護支援の記録からClaudeで点検する手順

居宅介護支援の運営基準減算は、月ごとに「やるべき手続きが記録に残っているか」で決まります。訪問した日はあるのにモニタリングの記録が翌月にずれていた、といった小さな抜けが、その月の報酬を半分にします。

月数と利用者数が増えると、目で追って抜けを見つけるのは難しくなります。そこで、利用者ごと・月ごとの記録を1枚の表にして、Claude for Excelに「基準に照らして記録が欠けている行」を挙げさせます。この記事では、表の作り方、条文との対応、判定式の作り方、Claudeに任せない範囲までを順に示します。

運営基準減算は、どの手続きの抜けで起きるのか

減算の率は、居宅介護支援費の算定基準の注で決まっています。運営基準減算に当たる場合は所定単位数の100分の50を算定し、減算が2月以上続くと所定単位数は算定されません。この注の内容と、どの場合が減算になるかの具体的な類型は、算定の留意事項通知に書かれています。自治体の集団指導資料がこの通知を引用しており、類型は次の4つにまとまります。

• 契約時に、複数の事業者を紹介するよう求められることを説明していない
• 居宅サービス計画の新規作成・変更で、訪問面接・サービス担当者会議・原案の説明と文書同意・交付のいずれかを行っていない
• 新規作成、更新認定、区分変更認定のときに、サービス担当者会議等を行っていない
• モニタリングで、月1回の面接をしていない、または記録していない状態が1月以上続いている

どれも「その月に何があったか」を見る類型です。ここが点検を表にしやすい理由になります。

条文・通知・記録の置き場所を対応づける

点検表の列は、運営基準の条文から作ります。次の表は、点検の観点ごとに根拠の条文と、記録を探す場所を並べたものです。

モニタリングの条文には、見落としやすい点が2つあります。

1つ目はテレビ電話の使い方です。訪問しない月にテレビ電話装置等で面接できるのは、少なくとも2月に1回は居宅を訪問することに加えて、文書による利用者の同意があり、サービス担当者会議等で関係者の合意を得ている場合です。合意の内容は、利用者の心身の状況が安定していること、利用者がテレビ電話装置等で意思疎通できること、担当者から補足情報を受けられることの3つです。

2つ目は「特段の事情」です。解釈通知では、利用者の事情で居宅を訪問できない場合を主として指し、介護支援専門員に起因する事情は含まれないとされています。この事情があるときは、具体的な内容を記録しておくことも求められています。

記録の保存は、運営基準第29条第2項で完結の日から2年間です。台帳にはモニタリングの結果の記録やサービス担当者会議等の記録が含まれます。

点検用の表を作る

Claudeに渡す表は、1行を「1人の利用者の1か月」にします。列は条文の確認項目をそのまま並べます。

利用者ID,対象月,訪問面接日,面接方法,モニタリング記録日,特段の事情の内容,テレビ電話同意日,会議日,更新・区分変更の認定日
A01,2026-07-01,2026-07-08,訪問,2026-07-08,,,2026-07-20,
A01,2026-08-01,2026-08-12,テレビ電話,2026-08-12,,2026-06-25,,
A01,2026-09-01,,テレビ電話,,,2026-06-25,,

上の3行は、構成を示すための架空のデータです。利用者IDは、名前から切り離した記号にします。氏名・住所・被保険者番号はこの表に入れません。

対象月は、月の1日の日付で入れると関数で扱いやすくなります。空欄は「記録がない」を表すので、空欄を無理に埋めないでください。

Claude for Excelで判定列を作る

Claude for Excelは、開いているブックについて質問すると、セルを根拠にして答えます。数式を保ったまま値を直したり、エラーの原因をたどったりできます。使えるのはPro、Max、Team、Enterpriseのプランです。

頼む文面は、判定の基準を条文の言葉で渡すのがコツです。次は一例です。

このシートは居宅介護支援の記録です。1行が1人の利用者の1か月です。
次の判定列を右に追加してください。値は「○」か「要確認」だけにします。
1. 訪問面接日が、対象月の中の日付か
2. モニタリング記録日が、対象月の中の日付か
3. 面接方法が「テレビ電話」の月は、テレビ電話同意日が空でないか
4. 面接方法が「テレビ電話」の月の前の月も「テレビ電話」でないか
「特段の事情の内容」が入っている行は、判定を「事情あり」にしてください。
推測で値を埋めず、式の考え方を最後に説明してください。

式は、たとえば次のような形になります(行2、日付は月初の日付、訪問面接日をC列、対象月をB列とした場合の一例です)。

=IF(AND(C2>=B2,C2<=EOMONTH(B2,0)),"○","要確認")

4番目の「前の月もテレビ電話でないか」は、利用者IDと対象月で前月の行を探す式になります。

=IF(AND(D2="テレビ電話",
 COUNTIFS($A:$A,A2,$B:$B,EDATE(B2,-1),$D:$D,"テレビ電話")>0),
 "要確認","○")

この式はテレビ電話の月が2か月続いていないかを見るものです。前月の行がない利用者(新規の契約など)では、COUNTIFSが0を返すので「○」になります。前月が実際にどうだったかは、この式からは分かりません。「少なくとも2月に1回は訪問する」という条件を、連続した2か月のどちらかに訪問があることと読んでいます。この読みを使ってよいかは、事業所の指定元に確かめてください。

「要確認」は、減算の確定ではありません。記録が別の場所にある、特段の事情に当たる、といった理由で問題ないこともあります。Claudeに頼むのは「記録上の抜けの候補を挙げること」までで、減算に当たるかどうかは人が決めます。

要確認の行を、元の記録と突き合わせる

要確認が出た行は、次の順で見ていきます。

月をまたぐ記録のずれは、実務でも起きやすい型です。訪問は月末にしたのに、記録を書いたのが翌月だった、という場合は、面接日とモニタリング記録日が別の月になります。通知の文言は、記録していない状態が1月以上続くことを減算の条件にしています。それでも、記録日が空欄になる月が出ないよう、表で見つけておく価値があります。

サービス担当者会議と、計画の新規・変更の点検

訪問面接だけでなく、サービス担当者会議も同じ表で点検できます。ここでは、会議日が空欄の行のうち、更新・区分変更の認定日が入っている月を「要確認」にします。

更新・区分変更の認定日が入っていて、会議日が空の行に「要確認」を付けてください。
会議を開かず照会で済ませた月は、別の列「照会の記録日」を足して判定を分けます。

運営基準第13条第9号の但し書きと、第15号のとおり、会議を開かずに担当者への照会で意見を求めてよいのは、やむを得ない理由がある場合です。理由のない行は、要確認のまま残してください。議事録の整形そのものはサービス担当者会議の議事録をClaudeで整える手順に分けてあります。

使うときに外さない前提

Claude for Excelの案内には、監査に当たる計算を検証なしで任せないことと、信頼できるブックだけで使うことが書かれています。外部から受け取ったブックには、Claudeに意図しない操作をさせる指示が隠れていることがあります。他の事業所から受け取った一覧は、新しいブックに値だけ貼り直してから使うのが安全です。

記録の扱いにも注意が要ります。送信したデータは、30日以内にバックエンドから削除されます。チャットの履歴はブラウザのIndexedDBにローカルで保存されます。事業所の個人情報の扱いの規程と合わせて、どこまで入れてよいかを決めておきます。ケアプランに生成AIを使うときの基準は、ケアプランを生成AIで下書きするケアマネの注意点にまとめてあります。

マクロとVBAは、Claude for Excelでは使えません。判定は関数で組む前提になります。応答が止まるときの上限はClaude for Excelが応答しない・タイムアウトする原因にあります。

運営指導の前に、どう使い回すか

作った表は、月ごとに行を足せばそのまま使えます。運営指導の前には、直近の月から遡って要確認の行を数え、元の記録で解消できているかを見ます。運営指導全体の自己点検は介護事業所の運営指導に向けた書類の自己点検が扱っています。この記事の表は、そのうち居宅介護支援の月次の記録に絞った部分です。

まとめ

運営基準減算は、月ごとの記録の抜けで決まります。利用者×月の表を作り、条文の確認項目を列にして、Claude for Excelに「要確認」の候補を挙げさせると、見落としを減らせます。ただし、減算に当たるかどうかの判断と、特段の事情の認定は人が行います。まずは過去3か月分の表を、テスト行を混ぜて作ってみてください。