Claudeで滞納整理の督促・催告を管理表にする — 公債権の経過と時効

自治体の滞納整理は、督促状を出した日、催告の回数、財産調査の進み具合、時効の起算日を1件ずつ追う仕事です。これをExcelの経過表に落とし、Claude for Excelで列の設計・日付の計算式・催告書の文案までを作れます。ただし、経過表を作る前に決めることが2つあります。債権が強制徴収できる種類かどうかと、個人を特定する情報をどこまで表に入れるかです。

最初の分岐は「滞納処分できる債権か」

経過表の列は、債権の種類で変わります。同じ「督促」でも、その先に進める手段が違うためです。

地方自治法231条の3第1項は、分担金、使用料、加入金、手数料、過料その他の歳入を納期限までに納付しない者がいるとき、長は期限を指定して督促しなければならないと定めています。督促までは、歳入の種類を問わず共通の入口です。

分かれ道は第3項です。督促を受けた者が指定期限までに納付しない場合に、地方税の滞納処分の例により処分できるのは、次の歳入です。

• 分担金
• 加入金
• 過料
• 法律で定める使用料その他の歳入

最後の項目は、個別の法律が「地方税の滞納処分の例による」と定めた歳入を含みます。保険料や保育料のように、滞納整理の中心になる債権がここに入ることがあるため、どの歳入が該当するかは根拠法を担当課に確認して、経過表の債権区分に反映します。

第1項に並ぶ手数料や、法律の定めがない使用料は、第3項の対象に含まれません。ここから先は、同法の施行令171条の2が定める道筋になります。督促後に相当の期間を経過しても履行されないとき、担保の処分、強制執行、訴訟による履行請求のいずれかをとる、という構造です。

地方税は、地方税法に督促・差押え・時効の固有規定があります。たとえば市町村民税では、督促状を発した日から起算して10日を経過した日までに完納しない滞納者の財産について、徴税吏員は差し押えなければならないと地方税法331条1項が定めています。このため、督促状の発付日に10日を足した日が、差押えの検討に入る目印の日になります。

どの種類の債権が表に混在するかは、自治体の債権管理条例や規則、担当課の運用で決まります。経過表の最初の列に「債権区分」を置き、区分ごとに他の列の入力要否を変えるのが無理のない設計です。

1件1行の経過表に持たせる列

経過表は、1件を1行にします。1件の途中経過を何行にも分けると、Claudeに時効の判定を頼むとき、どの行が最新か分からなくなります。

列の候補を挙げます。

• 案件ID(個人名の代わりに庁内で振った番号)
• 債権区分(強制徴収 / それ以外 / 地方税)
• 歳入科目と年度
• 納期限
• 督促状の発付日
• 督促状の発付日に10日を足した日
• 催告の回数と最終催告日
• 財産調査の状況(未着手 / 調査中 / 完了)
• 差押日と差押財産の種別
• 時効の起算日
• 時効の更新日(最新のもの)
• 時効の満了目安日
• 履行期限の延長・徴収停止・滞納処分の停止の有無
• 次の対応と期限

見た目のイメージとして、列を絞った例を示します。数値と日付はすべて架空です。

氏名・住所・電話番号・口座情報の列は置いていません。案件IDで基幹システム側の台帳と突き合わせる前提です。

Claudeに渡す情報の線引き

Claude for Excelの公式ヘルプには、利用上の前提がいくつか書かれています。滞納整理の経過表に使う前に、次の4点を見ます。

自治体では、この前提に庁内のネットワーク構成が重なります。LGWAN接続系の端末から外部サービスにつなげるかどうかは、自治体ごとの構成で決まります。判断軸はLGWAN接続系からα'モデルでClaudeを使えるかにまとめています。

個人情報の扱いは、個人情報保護法69条の目的外利用・提供の可否が絡みます。滞納者の情報を外部のAIサービスへ入力することが「提供」に当たるかどうかの考え方は、個人情報の目的外利用・提供の可否を判断表にする手順が参考になります。ガイドライン側の入力の線引きは、自治体の生成AIガイドラインとClaudeで扱っています。

実務の落としどころは、Claudeに渡す表から個人を特定できる列を外す設計です。案件IDと日付、債権区分、状況コードだけの表なら、時効の管理表・進捗の点検表として機能します。個人名が必要な催告書の宛名や本文は、庁内の既定のテンプレートと基幹システムで差し込みます。

時効の列を作る — 更新と完成猶予の違い

時効の列は、滞納整理の経過表でいちばん間違えやすい箇所です。更新(新たに時効期間が進み始める)と完成猶予(一定期間、時効が完成しない)は別の効果で、列も分けます。

地方自治法236条は、金銭の給付を目的とする自治体の権利を、行使できる時から5年間行使しないと時効によって消滅するとしています。時効の援用は要らず、利益を放棄することもできません。第4項は、法令の規定により自治体がする納入の通知と督促に、時効の更新の効力を認めています。完成猶予や更新のほかの事項は、適用すべき法律の規定がなければ民法を準用します(第3項)。

地方税の徴収権は、地方税法18条により法定納期限の翌日から5年間で時効消滅します。18条の2は、督促について、督促状または督促のための納付の催告書を発した日から10日を経過した日までの期間は時効が完成せず、その後に新たに進行を始めると定めています。

猶予の起点は最初の催告です。経過表に「催告の回数」と「最初の催告日」を分けて持たせるのは、そのためです。

民法を準用する場面での効果は、民法147条と148条にも定めがあります。裁判上の請求や支払督促、強制執行などの事由があると、その事由が終了するまで時効は完成しません。訴訟や強制執行を選ぶ施行令171条の2の債権では、「手続の終了予定日」を経過表に足します。

時効の満了目安日は、Excelの計算式で出せます。起算日のセルがK列、更新日がL列にあるとして、次のような式になります。

督促状の発付日+10日   =IF(C2="","",C2+10)
時効の満了目安日      =IF(L2="",EDATE(K2,60),EDATE(L2,60))
要確認の旗            =IF(M2-TODAY()<=180,"要確認","")

更新日の列には、地方自治法236条4項の督促では督促をした日を入れます。地方税では、18条の2により督促状の発付日から10日を経過した日の後に新たに進行するため、上の式の「督促状の発付日+10日」の日を入れます(新たな進行は、その翌日からです)。60は5年を月数にした値、180は庁内で「満了前に必ず見る」と決める日数の一例です。起算日の置き方(初日を算入するか、年度末か)は、債権管理を担当する課の取扱いに合わせます。式は目安日を出す道具で、時効の判断そのものではありません。

Claude for Excelで表を組み立てる手順

雛形を作らせる依頼は、次のような文になります。

地方自治体の公債権の滞納整理用に、1件1行の経過表を作ってください。
- 個人名・住所の列は作らず、案件IDで管理します
- 列: 案件ID、債権区分(強制徴収/それ以外/地方税)、納期限、
  督促状の発付日、発付日+10日、催告回数、最初の催告日、
  最終催告日、時効の起算日、時効の更新日、満了目安日、次の対応
- 債権区分は入力規則(ドロップダウン)にしてください
- 満了目安日は、更新日があれば更新日、なければ起算日から5年
- 満了目安日まで180日以内の行に「要確認」と出す列を足してください

出力された式と列は、Claudeが書いた案です。実際の自治体の債権管理規則とずれる箇所は必ず出ます。提示された案を、担当課の様式に合わせて直す作業を前提にします。

催告書の文案を作る

催告書は、督促状で定めた期限を過ぎても納付がない相手に出す文書です。Claudeには、文面の骨組みと、段階ごとの言い回しの調整を任せられます。

文案を作るときに、本文へ入れる項目は次のとおりです。

• 納付すべき歳入の科目、年度、金額
• 督促状を発した日と、その指定期限
• 新たな納付期限
• 納付方法と問い合わせ先
• 期限までに納付がない場合に、法令に基づく措置(財産の調査、差押えなど)に進む可能性があること

最後の項目は、債権区分で書ける内容が変わります。滞納処分ができる債権では、差押えに触れられます。それ以外の債権では、訴訟による履行請求になります。区分を取り違えた文面は、相手に誤った不利益を告げることになります。

指示文の例を示します。出力は文案であり、実際に送る文書は法規担当や債権管理の担当課の確認を経ます。

次の条件で催告書の文案を作ってください。
- 債権区分: 強制徴収(地方自治法231条の3第3項の分担金等)
- 督促状の発付日: 2026年4月20日、指定期限: 同年5月20日
- 宛名・金額は後で差し込むので、【宛名】【金額】と書いてください
- 威圧的な表現は避け、納付が難しい場合の相談窓口を添えてください
- 期限までに納付がない場合、滞納処分に進む可能性があることを書いてください

威圧的でない文面にすると、納付が難しい人が相談しやすくなります。納付が難しい人には、制度の入口がいくつかあります。履行期限の延長(施行令171条の6)と徴収停止(同171条の5)は、強制徴収以外の債権が対象です。滞納処分の停止(地方税法15条の7)は、地方税と、地方税の滞納処分の例によって処分する債権が対象です。施行令171条の5の徴収停止は、履行期限後に相当の期間を経過しても完全に履行されない債権で、法人が事業を休止し再開の見込みがなく差押え可能な財産が強制執行の費用を超えないとき、債務者の所在が不明で同様に財産が乏しいとき、債権額が少額で取立ての費用に満たないときなどに、以後の保全と取立てをしないことができる制度です。地方税法15条の7は、滞納処分の対象にできる財産がないとき、生活を著しく窮迫させるおそれがあるとき、所在と財産がともに不明なときに、滞納処分の執行を停止できると定めています。停止が3年間継続すると、納付する義務は消滅します(同条4項)。経過表に「停止の有無」「停止の開始日」の列があると、3年の節目を見落としにくくなります。

民間の売掛金の督促文面は、債権者が事業者で、相手との契約関係が前提になります。そちらの書き方はClaudeで売掛金の年齢調べをして督促メールを下書きする手順で扱っています。公債権では、根拠が契約でなく法令と条例にあるため、文面の中心は期限と措置の説明になります。

経過表をClaudeに読ませるときの落とし穴

マクロとVBA、データテーブルはClaude for Excelの対象外です。年度更新の一括処理をマクロに任せている庁内の既存ブックでは、Claudeに触らせる範囲を、数式と列の設計に絞ります。

経過表と記録の関係

経過表への入力や、Claudeとのやり取りの記録は、文書の扱いとして別の論点を持ちます。AIに入れた文書が行政文書に当たるかどうかは、Claudeに入れた文書は行政文書かが詳しい解説です。滞納整理の経過表そのものは、庁内の債権管理の文書として保存年限が決まっているはずなので、Claudeで加工した版を正本にするかどうかも、先に決めておく項目です。

まとめ

滞納整理の経過表では、債権の区分(滞納処分できるか)と、時効の列(更新と完成猶予の分離)を最初に固めます。Claude for Excelには、列の設計、日付の計算式、催告書の骨組みを任せられます。個人を特定する列は表から外し、案件IDで基幹システムと突き合わせる形にすると、データの扱いの懸念をかなり小さくできます。

法令に当てはめる部分は、Claudeの出力を自治体の債権管理規則と突き合わせて確定します。今回の手順で作った式や文案は、その確認の出発点です。