Claudeで民生委員の活動記録を整理する — 守秘義務と要支援者情報の入力範囲

民生委員の訪問メモを活動記録の様式に移す作業は、Claudeに向いています。ただし渡してよいのは、氏名や住所を外して記号に置き換えたメモだけです。民生委員法15条は「その身上に関する秘密を守る」ことを求めており、要支援者の実名入りメモをそのまま貼る使い方は、この条文と正面から衝突します。

この記事は、訪問メモを匿名化し、Claudeで記録様式に整え、元のメモと突き合わせるまでの流れを示します。ひとり暮らしの高齢者、子育て中の家庭、生活に困りごとのある世帯など、民生委員が扱う情報は要配慮個人情報に近いものが多くなります。入力してよい範囲の線引きを先に決めてから、手順に進みます。

入力の線は三つに分ける

作業の前に、メモの情報を三つに分けます。判断は項目単位で行い、迷う項目は手元に残す側へ寄せます。

病名や障害名は「入力しない」に入れますが、記録には状況の記載が要ります。その場合は「持病があり通院中」「服薬の管理に支援が必要」のように、診断名を出さずに状況だけを残す書き方にします。診断名そのものは、記録様式の自由記述欄に後から本人の記録として手で書き足します。

要配慮個人情報にあたる類型と、同意が要る場面は、要配慮個人情報をClaudeに入力してよいかに整理しています。病歴は個人情報保護法の第2条第3項が要配慮個人情報として挙げる記述で、心身の障害は同項の政令(同法の施行令)で定める記述等に含まれます。

民生委員法15条が求めていること

民生委員法第15条は、職務の遂行にあたって守る事項を次のように定めています。

民生委員は、その職務を遂行するに当つては、個人の人格を尊重し、その身上に関する秘密を守り、人種、信条、性別、社会的身分又は門地によつて、差別的又は優先的な取扱をすることなく、且つ、その処理は、実情に即して合理的にこれを行わなければならない。

この一文には、三つの要請が入っています。身上の秘密を守ること、属性による差別や優遇をしないこと、実情に即して合理的に処理することです。

AIで記録を整理する場面に当てはめると、一つ目は入力の範囲に、二つ目と三つ目は出力の確認に関わります。要約が「高齢の独居世帯だから問題が多い」といった属性による決めつけに流れていないか、実情から外れた一般論になっていないかを、民生委員自身が読んで確かめることになります。

条文は秘密を守る義務を定めていますが、本則には罰則の条文が置かれていません。罰則がないことは、緩く扱ってよい理由にはなりません。解嘱の事由として、民生委員法第11条第1項第2号は「職務上の義務に違反した場合」を挙げています。

15条は生成AIを想定した条文ではないため、「Claudeに入力すること自体が許されるか」を直接書いた規定はありません。そのため、入力するかどうかは、秘密を守るという趣旨に照らして各自が判断することになります。判断の拠りどころは、自治体や民生委員協議会の運用の取り決めです。

記録に関わる役割を押さえる

どの記録を誰のために整理するかで、様式も変わります。条文に出てくる記録の場面は次のとおりです。

• 第14条第1項は職務を五つに分けています。住民の生活状態の把握、相談と助言、福祉サービスの情報提供、事業者や活動者との連携、福祉事務所など行政機関への協力です
• 第17条第2項は、市町村長が民生委員に対し、援助を必要とする者に関する必要な資料の作成を依頼できると定めています
• 第24条第1項第4号は、民生委員協議会の任務の一つに「必要な資料及び情報を集めること」を挙げています

活動記録を、この五つの職務の区分に紐づけて整理する方法があります。ただし自治体や協議会が所定の様式を示している場合は、そちらの項目が優先です。区分の名前を自分で作り替えると、行政へ提出する資料との対応が崩れます。

民生委員は児童委員を兼ねています。子どもに関する相談は児童福祉法の側の定めも関わるため、この記事の手順は児童に関する記録にそのまま当てはめず、協議会や市町村の担当に取り扱いを確かめてから進めてください。

匿名化は置換表と一緒に決める

メモの置き換えは、名前を消すだけでは足りません。次の表は、置き換えの対象と方法の目安です。

対応表(A-1=実名)は、手元の紙かローカルの文書に置きます。Claudeの画面には貼りません。対応表を渡すと、置換した意味がなくなります。

置換したあとも、個人情報でなくなったとは限りません。個人情報保護法の第2条第5項は、仮名加工情報を「他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように」加工した情報と定めています。この定義は「他の情報と照合すれば識別できる」状態を前提にしています。対応表を手元に持つ限り、民生委員自身は元の個人を特定できます。置換は漏れた場合の被害を小さくする手段であり、秘密を守る義務が消える操作ではありません。

組み合わせで人が分かる

氏名を外しても、出来事と状況の組み合わせで個人が分かる場合があります。たとえば、担当地区が数十世帯の集落で「80代の独居男性、元教員、先月転倒」と書けば、地区の人には一人に絞れます。置換後のメモを読み返し、「この記述の組み合わせで誰か分かるか」を自分で確かめてください。分かると感じたら、年代をさらに粗くする、出来事の日付を「先月」から「最近」へ変えるなど、情報の粒度を落とします。

置換をローカルで済ませる

置き換えを手作業で行うと、見落としが出ます。Claudeに渡す前に、手元のPCで機械的に置換しておく方法があります。次のスクリプトは、対応表のCSVに沿って氏名を記号に置き、電話番号と郵便番号の形をした文字列を伏せます。

# taiou.csv の中身: 実名,記号(例: 山田太郎,A-1)
python3 mask.py houmon-memo.txt > houmon-memo-masked.txt

mask.pyの例は次のとおりです。

import csv
import re
import sys
 
text = open(sys.argv[1], encoding="utf-8").read()
 
# 対応表(実名→記号)で置換。対応表はこのPCの外に出さない
with open("taiou.csv", encoding="utf-8") as f:
    for real, code in csv.reader(f):
        text = text.replace(real, code)
 
text = re.sub(r"0\d{1,4}-\d{1,4}-\d{4}", "[電話]", text)
text = re.sub(r"〒?\d{3}-\d{4}", "[郵便番号]", text)
print(text)

このスクリプトが消せるのは、対応表に載せた名前と、電話番号・郵便番号の書式に合う文字列だけです。対応表にない呼び名(あだ名、屋号)や、住所の番地は残ります。出力した houmon-memo-masked.txt を目で読み、残りを手で伏せてから貼ってください。

訪問メモを記録様式に移す

匿名化したメモを、記録様式の欄に振り分けます。項目名は手元の様式の見出しに合わせて入れ替えてください。指示文の例です。

渡すメモは匿名化済みで、対象者は記号(A-1など)で書かれています。
次の様式の欄に振り分けてください。
 
欄: 訪問日 / 対象者(記号) / 相談・見守りの区分 / 状況(事実) /
    本人の発言 / 民生委員の所見 / 対応 / 次回までの確認事項 / 連絡先機関
 
条件:
- メモに書かれていないことは補わず、該当なしの欄は「記載なし」とする
- 状況(事実)・本人の発言・民生委員の所見を別の欄に分ける
- 氏名、住所、電話番号を推測して書き足さない
- 振り分けに迷う記述は、末尾に「判断が必要な記述」として一覧にする

ポイントは、事実・本人の発言・民生委員の所見を別の欄に分けさせることです。「元気そうだった」は所見で、「食事は作っていると言った」は本人の発言です。混ぜると、後から読む人が所見を事実として受け取ります。この分け方は介護記録の日次メモを要約する手順と同じ考え方です。

同じ指示を繰り返し使うなら、Projectsの指示欄に置いておく方法があります。ただし、メモと出力の履歴は同じプロジェクト内に残ります。保存の範囲と学習設定は、使うプランで確かめてから運用を決めてください。

出力を元のメモと突き合わせる

整理された記録は、そのまま保管しません。確認する点は三つです。

1. メモにない事実が足されていないか。「自宅で転倒した」が「室内で転倒し受診した」に膨らんでいないかを見ます
2. 時期や回数が変わっていないか。「先週」「二度目の訪問」のような数え方は、要約で崩れやすい記載です
3. 所見が属性による決めつけに流れていないか。15条の「差別的又は優先的な取扱をすることなく」に照らして読みます

突き合わせは、民生委員自身が手元の元メモを見ながら行います。Claudeに「間違いがないか確認して」と頼んでも、確認の根拠になるのは渡したメモの範囲だけで、訪問の場で見聞きしたことまでは照合できません。

匿名化した記録を、実名の記録様式に戻す作業も手元で行います。記号の対応表を見ながら、記号を氏名に戻して正式な記録に仕上げます。この「戻す」工程までClaudeに頼むには対応表を渡す必要があるため、頼まない運用にします。

自治体の取り決めを先に確認する

民生委員が扱う要支援者の情報は、自治体から提供される名簿や台帳に由来する場合があります。厚生労働省の民生委員・児童委員のページは、「民生委員に対する個人情報の提供状況等について」として、平成22年度の提供状況の調査結果と、平成24年7月の「自治体から民生委員・児童委員への個人情報の提供に関する事例集」へのリンクを載せています。自治体から受け取った情報の扱いに特別な条件が付いていることがあるため、AIに入力する前に、提供元の自治体や協議会の取り決めを見ます。

個人情報保護法の事業者向けの規律には、利用目的による制限(第18条)、安全管理措置(第23条)、委託先の監督(第25条)、第三者提供の制限(第27条)があります。民生委員の活動にこれらがどの形で当てはまるかは、条文だけでは決まりません。個人情報保護法は事業者向けの規律と行政機関等向けの規律を章で分けているため、どちらの枠で扱うかを協議会や市町村の担当に確かめることになります。

AIへの入力が第三者提供や委託のどちらで評価されるかの考え方は、個人情報を含むプロンプト入力は第三者提供にあたるかに書いています。ケアマネジャーが同じ悩みを抱える場面は、ケアプランを生成AIで下書きするケアマネの注意点が参考になります。

使わない場面

次の場面では、Claudeに渡さず手元で完結させます。

• 虐待や自殺の疑いなど、緊急の対応が必要な相談。記録の整理より先に、福祉事務所や関係機関への連絡が必要です
• 匿名化が不完全なまま、または実名のまま入力する作業
• 紙のメモを写真で渡す作業。画像には手書きの氏名や住所がそのまま写り、置換できません。一度文字に起こして置換してから渡します
• 協議会や市町村が、AIの利用を認めていない、または取り決めがない場合

よくある質問

協議会の定例会で報告する事例を、Claudeでまとめてよいか

報告用の事例でも、入力の線は同じです。事例は対象者を特定できない粒度まで粗くしてから渡します。報告の様式が協議会で決まっている場合は、その項目に合わせて指示文を組みます。

Claudeがまとめた記録を、そのまま提出してよいか

提出前に、元のメモと突き合わせて読み直します。記録の内容に責任を持つのは民生委員自身で、Claudeの出力は下書きの位置づけです。民生委員法第15条は、処理を「実情に即して合理的に」行うことを求めており、実情と合わない一般論が混ざった記録は、この条文の趣旨から外れます。

まとめ

Claudeに向くのは、匿名化したメモを様式の欄に振り分けて、事実と所見を分ける部分です。実名・住所・診断名は渡さず、対応表は手元に残します。出力は、元のメモと突き合わせる前提で使います。AIの利用について自治体や協議会の取り決めがあるかどうかは、作業を始める前に確かめておく項目です。