Claudeで入所判定会議の資料を作る手順 — 生活相談員の面談メモから1枚に

特別養護老人ホーム(特養)の入所判定会議は、待機者が定員の空きを上回ったときに、誰から入所の案内を出すかを決める場です。生活相談員が持ち込む資料は、面談メモ、居宅のケアマネジャーからの情報、診療情報提供書の三つがばらばらのまま机に並びがちです。

この三つを会議用の1枚にそろえる下ごしらえは、Claudeに向いています。ただし相手は病歴を含む個人情報です。何を渡し、何を渡さないかを先に決めてから作業に入ります。

順位を付けるのはClaudeではなく会議です。Claudeには、基準に沿って事実を欄に並べさせるところまでを任せます。なお、家族の立場で介護の書類を整理する作業はClaudeで介護の書類整理と制度確認を進める手順の領分で、ここでは施設側の資料づくりを扱います。

判定会議の資料が根拠にする運営基準の2軸

入所の優先を定める条文は、特養の人員、設備及び運営に関する基準(平成11年厚生省令第39号)の第7条にあります。欄立てを作る前に、条文が何を見ると書いているかを確認します。

第7条第2項は、入所申込者の数が空きを超える場合の定めです。「介護の必要の程度及び家族等の状況を勘案し、サービスを受ける必要性が高いと認められる入所申込者を優先的に入所させるよう努めなければならない」とあります。見る軸は二つです。

第7条第3項は、入所に際して居宅のケアマネジャーの事業所への照会などで、心身の状況、生活歴、病歴、居宅サービスの利用状況を把握するよう求めています。面談メモ、ケアマネジャーの情報、診療情報提供書が会議資料の材料になる理由はここにあります。

条文にない欄は作りません。たとえば「点数」の欄は、事業所が自ら定めた入所指針の評価項目があるときだけ置きます。配点の考え方を持たない事業所で、Claudeに点を付けさせると、根拠のない数字が会議に出ます。

第4条の3も資料に関わります。入所申込者が入院治療を必要とする場合など、自ら適切な便宜を提供することが困難なときは、適切な病院や老健などを紹介する措置を速やかに講じるとされています。資料に「入院治療の要否」「受け入れ可否の確認が要る処置」の欄を置くと、会議で順位より先に論点になる事項が目に入ります。

なお第7条第4項と第5項の定めは、入所後の在宅復帰の検討です。生活相談員、介護職員、看護職員、介護支援専門員などが協議すると書かれており、入所前の判定会議とは別の場面です。

Claudeに渡す前に分ける情報

待機者の資料に載る病名や既往歴は、個人情報保護法の第2条第3項が定める要配慮個人情報(病歴など)にあたります。取得は原則として本人の同意が前提です(第20条第2項)。第三者への提供も、法令で認められる場合を除いて本人の同意が要ります(第27条第1項)。

Claudeにファイルを渡す行為が第三者提供にあたるのか、委託として扱えるのかは、契約の形と事業所の個人情報の取り扱い方針で変わります。契約の形によって結論が変わるため、事業所の個人情報の責任者に確認します。確認が取れるまでは、個人を特定できない形にして渡す運用にとどめます。外部のサービスに利用者の情報を渡すときの確認事項は、個人情報の委託先監督を点検表にする手順で点検表にできます。

渡さないもの・置き換えるもの・渡してよいもの

病名の扱いは判断が割れます。入所の可否に関わる情報は、病名そのものでなく「経管栄養」「喀痰吸引」「インスリン注射」のような処置の名前に置き換えると、必要な論点を残したまま特定性を下げられます。受け入れの可否は、実名に戻した後に看護職員と主治医の情報で確かめる前提にします。

利用するプランで変わる、会話の扱い

Claudeの会話が学習に使われるかどうかは、プランで説明が分かれます。Free・Pro・Maxなど個人向けの製品では、チャットを学習に使うことを許可した場合や、安全性の確認の対象になった場合に、会話が改善に使われることがあります。シークレットチャットは、許可していても学習に使われないと案内されています。

Claude for Work(TeamとEnterprise)やAPIなどの法人向け製品では、開発パートナープログラムに参加しない限り、チャットを学習に使わないと説明されています。感想ボタン(親指の上下)で報告した会話は、全体が最長5年間保存されると案内されているため、個人情報を含む会話では押さないほうが無難です。

ここで読み取れるのは「どのプランなら個人情報を入れてよい」という答えではありません。学習への利用と、個人情報保護法での取り扱いは別の問いです。法人契約の有無は、事業所が個人情報を渡す根拠を整理するときの材料の一つにとどまります。

Projectsに入れるもの・入れないもの

会議資料のたびに指示文を貼り直す手間を省くため、Projectsを使います。Projectsは、独自のチャット履歴と知識ベースを持つ作業スペースです。知識ベースに文書を置くと、そのProjectの各チャットで文脈として使われ、プロジェクトの指示文で口調や立場も固定できます。

使い方で押さえたいのは、知識ベースに置いたファイルが残り続けるという点です。待機者の資料を置くと、次の会議の作業でも、別の待機者の相談でも、そのファイルが文脈に入ります。

Freeプランでも作成できるProjectは5つまでです。有料プランでは、知識ベースが上限に近づくと、検索で必要な部分だけを引くRAGモードが自動的に有効になり、容量が最大10倍に広がります。待機者ごとの資料を知識ベースに積まない運用なら、この容量は気にせずに済みます。

TeamとEnterpriseでは、Projectを特定のメンバーに共有できます。権限は「閲覧可」と「編集可」の二段階です。閲覧可のメンバーもProject内の知識、指示文、チャットの内容を見られるため、会議資料用のProjectは、生活相談員とその補佐だけに共有を絞ります。組織全体への共有は選びません。オーナーは組織単位で共有そのものを止めることもできます。

指示文の例

指示文には、条文に沿った欄立てと、してはいけない作業を書き込みます。次は、例として組んだ形です。

あなたは特別養護老人ホームの生活相談員を補佐します。
入所判定会議の資料の下書きだけを作ります。
 
【入力】待機者ごとの匿名化済みメモ(記号A, B, C…)
【出力】表1枚。列は次の5つ。
  記号 / 要介護度 / 介護の必要の程度 / 家族等の状況 / 要確認事項
【守ること】
- メモに書かれた事実だけを書く。書かれていない項目は「記載なし」
- 優先順位・点数・入所の可否は書かない。
- 事実と、メモの書き手の所見は別の行に分ける
- 入院治療や医療処置に関わる記載は、要確認事項の欄に必ず写す
- 実名・住所・電話番号らしき文字列があれば、処理せずに知らせる

最後の一行が役に立ちます。匿名化したつもりで氏名が残っているメモを、Claudeが先に見つけて返してくれます。外し忘れの検知は、人の目だけに頼らない構成にします。

面談メモから1枚にそろえる手順

作業は1回の判定会議につき、待機者ごとに分けて進めます。全員分をまとめて貼ると、記号の取り違えが起きたときに追えません。

手順4が、この作業でいちばん価値が出る部分です。たとえば次のように依頼します。

Aのメモについて、次の2つを一覧にしてください。
1. 資料の欄に対応する情報が、メモに書かれていない項目
2. 面談メモと居宅の情報で、内容が食い違っている記載

出力の形

出力は、例えば次のような表になります(公式の例ではなく、上の指示文から想定した形です。数字は架空です)。

「記載なし」と書かれたセルは、そのまま会議で確認する質問になります。順位の列がないことも設計の一部です。

会議の前に人が確かめること

Claudeが整えた表には、元のメモにない言い回しが混ざることがあります。次の三点は、会議の前に元の書類で確かめます。

• 要介護度と認定の有効期間: 数字は記号化した後にも残るので、転記の取り違えが起きやすい箇所です
• 医療処置の種類: 診療情報提供書の記載を、処置名として書き写していないかを見ます
• 家族等の状況の断定: 「介護力が乏しい」のような評価語は、メモに書かれた事実から導いたものかを確かめます

評価語は特に注意が要ります。メモに「長女は就労中で日中不在」とあるだけなのに、表で「介護力が低い」と書かれていれば、それはClaudeの解釈です。事実の欄に解釈が入っていないかを見ます。指示文で事実と所見を別の行に分けるのは、このためです。

Claudeに任せない場面

次の場面では、Claudeに任せません。

• 入所の可否や、受け入れ可能な医療処置の最終判断
• 本人・家族への結果の通知文面を、確認なしで送ること
• 診療情報提供書の原本のアップロード

まとめ

入所判定会議の資料づくりでClaudeに向くのは、匿名化したメモを「介護の必要の程度」と「家族等の状況」の欄に振り分け、記載のない項目と食い違いを挙げさせる部分です。第7条第2項が見る二つの軸に欄立てを合わせると、会議で何を議論しているのかが資料から読み取れます。

任せないのは、順位づけと、個人情報を渡してよいかの判断です。後者は、病歴が要配慮個人情報であることと、第三者提供の同意の要否を前提に、事業所の責任者と契約の形を確かめてから決めます。Projectsには指示文と様式だけを置き、待機者の情報は個別のチャットに貼って閉じる運用が、この作業の最小の形です。入所が決まった後の重要事項の説明は、介護の重要事項説明書を点検する手順で別に点検します。