特定技能の定期届出をClaudeで下書きするときの注意点

特定技能の定期届出とは、誰が何を提出する仕組みか

定期届出は、特定技能外国人を受け入れている企業(以下、所属機関)が、受入れ・活動状況を入管庁へ報告する手続きです。届出者は所属機関で、対象期間は4月1日から翌年3月31日、提出期限は翌年5月31日(土日祝日にあたる場合は翌開庁日)です。

支援の全部を登録支援機関に委託している場合、所属機関はその登録支援機関の支援実施状況も取りまとめ、併せて提出する必要があります。届出が適正に履行されないと、特定技能外国人を受け入れられなくなります。登録支援機関の支援状況が提出されない場合は、登録支援機関の登録が取り消されることがあります。2027年4月から始まる育成就労制度との違いは、育成就労制度への移行をClaudeで整理する手順で比較表にしています。

提出書類は同ページの「提出書類一覧表」、書き方は「定期届出の作成要領」(2026年1月26日公表)が定めています。オンライン提出には入管庁の電子届出システムを使い、2026年4月28日には解説動画が3本公開されました。内容は「定期届出の概要」「利用者登録・利用申出の解説」「定期届出の入力方法の解説」です。

2026年5月8日には「定期届出でよくある誤り集」、2026年5月20日には「定期届出に関連してお問合せの多い事項について(Q&A)」と「定期届出の添付書類の提出について(お知らせ)」が加わりました。下書きを始める前に、この3点を手元に置いておくと確認が早くなります。

定期届出と随時届出は何が違うか

所属機関には、定期届出のほかに随時届出の義務もあります。随時届出は、事由が生じるたびに出す届出で、同ページでは次の6類型に分かれています。

• 雇用契約の変更・終了・新たな締結(参考様式第3-1-1号・第3-1-2号)
• 支援計画の変更、支援責任者・担当者や委託先の変更、自社支援への切り替え(第3-2号)
• 支援委託契約の変更・終了・締結(第3-3-1号・第3-3-2号)
• 受入れ継続が困難になったとき(第3-4号)
• 基準省令の基準を満たさなくなったとき(第3-5号)
• 1号の特定技能外国人への支援計画を実施できなくなったとき(第3-7号)

「新たな雇用契約の締結」とは、雇用契約を終了した後、在留期限内に同一の所属機関と再び契約を結んだ場合を指します。添付書類は、雇用契約・受入れ困難、支援計画変更・委託契約・基準不適合、支援計画の実施困難の3組に分けた提出書類一覧表で調べます。様式は「特定技能関係の申請・届出様式一覧」のページに掲載されています。

くらべる

定期届出と随時届出の見分け方

年1回

定期届出

決まった対象期間の受入れ・活動・支援実施状況を、まとめて報告します。登録支援機関は書類を所属機関へ渡し、提出は所属機関が行います。

事由のたび

随時届出

雇用契約や支援計画に変化が生じるたびに、個別に提出します。所属機関が登録支援機関と委託契約を結んでいても、登録支援機関は代わりに届け出られません。

期限で特に気をつけたいのは、受入れ困難の届出です。実際に退職するかどうかにかかわらず、受入れ継続が困難になった時点で必要になります。所属機関都合の退職、病気・けが、行方不明、死亡が例に挙がっています。入国や在留資格変更の許可後に1か月以上活動できない事由が生じた場合も届出が要ります。生産ラインの縮小、妊娠・出産・育児のための休業が該当例です。

提出は、退職または活動できない原因となる事由が生じた日から14日以内です。起算日は事由が「生じた日」です。入管庁は、これが実際に事由が発生した日とは別だと注記しています。

両方の義務がある所属機関は、定期届出と随時届出をそれぞれ別の届出として期限内に出します。Claudeに下書きを頼むときは、先にどちらの届出を作るのかを決めてから依頼します。様式の取り違えを防げます。海外から呼び寄せる申請の理由書は、在留資格の申請理由書の下書きで扱っています。

所属機関と登録支援機関で提出書類がどう変わるか

提出する書類は、支援を誰が実施しているかで変わります。

定期届出を行う登録支援機関は、1号の特定技能外国人への支援の全部を受託している機関です。別紙2の署名欄は、オンライン以外の方法で提出し、かつ所属機関が1つの登録支援機関に全部を委託している場合に限り、提出が不要になります。オンラインで提出する場合や、複数の登録支援機関に委託している場合は別紙2が要ります。

この区分を取り違えると、用意すべき書類そのものが変わります。登録支援機関が書類を作る場合も、書き方の基準は同じ作成要領です。自社支援と委託を併用している所属機関では、どの外国人がどちらの支援形態に当たるかを先に一覧にしておくと、判断を誤りにくくなります。

同じ入管庁のページには、旧様式の定期届出が別枠で残っています。旧様式の提出書類一覧表や、参考様式第3-6号・第3-7号が並んでいます。Claudeに記載例を渡すときは、新様式の作成要領のものか旧様式のものかを見分けてください。

定期届出の提出サイクルはどう変わったか

四半期に1度の定期届出は、2025年4月15日までに提出するものが最後でした。次の定期届出は2026年4月以降で、以後は年1回の提出になります。現在の対象期間と提出期限(4月1日〜翌年3月31日、翌年5月31日まで)は、この切り替え後のものです。

入管庁は別途、令和8年(2026年)の「４月１日から定期届出のルールが大幅に変更されています」と告知しています。変更の中身は、告知に添えられたリーフレット(PDF)で説明されています。

あゆみ

定期届出まわりの動き

1. 2025年4月15日四半期ごとの最後の提出

   四半期に1度の定期届出は、この日までに提出するものが最後です。

2. 2026年1月26日作成要領を公表

   「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出(定期届出)作成要領」が公表されました。

3. 2026年2月12日提出資料一覧を改正

   所属機関による定期届出の提出資料一覧が改正されました。

4. 2026年3月30日支援計画の実施困難などの提出資料一覧を改正

   特定技能外国人の受入れに関する運用要領の改正に伴い、提出資料一覧が改正されました。

5. 2026年4月1日年1回の運用へ

   定期届出のルールが大幅に変更されています。

6. 2026年4月28日・5月8日・5月20日解説動画・誤り集・Q&A

   オンライン提出の解説動画、よくある誤り集、お問合せの多い事項のQ&Aと添付書類のお知らせが続けて公開されました。

過去に四半期ごとの提出に慣れていた担当者ほど、対象期間を取り違えやすい変更点です。Claudeに提出時期を尋ねるなら、四半期時代の資料を前提にしない質問にします。対象期間や期限の数値は、入管庁のページから自分で確かめて質問に書き込むと安全です。

Claudeで定期届出の下書きを進める手順

Claudeが向いているのは、支援実施状況の説明文の整形と、提出書類の項目立てに沿った下書き作成です。数値の最終確認や様式番号の選択は、作成要領との突き合わせが要ります。

手順

下書きを作る5つの手順

1. 1

   自分の区分を決める

   入管庁の「定期届出の作成要領」で、自社支援・全部委託の所属機関か、全部受託の登録支援機関かを先に決めます。

2. 2

   項目見出しだけを渡す

   該当区分の提出書類の項目見出しをClaudeに渡し、支援実施の記録メモをもとに説明文の下書きを頼みます。

3. 3

   個人識別情報を外す

   在留カード番号・氏名・生年月日は空欄のまま渡すか、「特定技能外国人A」のような仮名に置き換えます。

4. 4

   記載例と突き合わせる

   返ってきた下書きを、作成要領の記載例と照らし、用語や様式番号のずれを直します。

5. 5

   数値を人の目で照合する

   提出直前に、対象期間や支援日数などの実際の数値を人の目で1回照合します。

悪い例は、支援実施記録のメモをそのまま貼り付けて「定期届出の書類を作って」とだけ頼む形です。在留カード番号や氏名まで一緒に渡してしまいがちです。

良い例は、項目立てと記録の要約だけを渡す形です。「支援実施状況の説明文を、①生活相談の実施状況 ②日本語学習の支援状況 ③行政手続の同行実施状況、の順で下書きして。個人を特定する情報は書かないでください」と頼めば、個人識別情報なしで文章の骨格が作れます。同じ「事実を先に絞ってから頼む」手法は、消費者トラブルの問い合わせ文をClaudeに下書きさせる場面でも使えます。

説明文には、生活相談の日付や回数といった具体的な記録を入れます。実施した回数や頻度は伝えても、相談者本人が特定できる氏名や連絡先は渡さない線引きにします。

在留カード番号などを入力しないための書き方

登録支援機関が出す参考様式第3-6号(別紙1)は「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況」という名称で、外国人本人の状況を記載する書類です。本人を特定する情報が入りうる書類として扱うのが安全です。

Claude Help Centerの案内では、Claude Free・Pro・Maxなどのコンシューマー製品が対象です。これらのアカウントでのClaude Codeも含みます。会話や作業内容をモデル改善に使うことを許可した場合に、次の保護策が適用されます。データはレビューの前にユーザーIDから自動的に切り離され、アクセスはモデル訓練に関わる少数の担当者に限られます。

Incognitoチャットは、モデル改善の設定を有効にしていても学習に使われません。ただし安全性分類器に会話が検出された場合は、内部の信頼性・安全性モデルの改善や安全性研究などに使われることがあります。Anthropic自身が、社会保障番号やクレジットカード番号などの金融情報、健康記録、パスワード、機密性の高い業務・個人文書を入力する際は慎重になるよう案内しています。

在留カード番号やパスポート番号は、貼り付ける前に一部を伏せ字にするか、空欄で渡します。同じ考え方は、ケアプランに利用者の心身状況を記載するケアマネジャーの下書きや、医師がClaudeで紹介状を下書きする場面にも当てはまります。マイナンバーの扱いを整理した確定申告の下書きの注意点でも、同じ伏せ字の運用を紹介しています。

届出書にどの情報を記載するかを判断し、内容に責任を持つのは所属機関や登録支援機関です。Claudeの下書きは文章を整える工程を助けるもので、記載内容の正確性を保証しません。

登録支援機関が出す随時届出と随時報告

登録支援機関にも、定期届出とは別の届出と報告があります。このうち特異事案の報告書は、事情を文章にまとめる書類です。

• 登録事項の変更届出(別記第29号の16様式)。入管庁が公表する登録支援機関の登録簿の記載事項に変更が生じたときに出し、登録支援機関の概要書(参考様式第2-2号)には変更箇所のみを書き、英語表記欄も埋めます。「支援業務を開始する予定年月日」だけを変える場合は概要書が要りません
• 支援業務の休止・廃止の届出(参考様式第4-1号)
• 支援業務の再開の届出(参考様式第4-2号。再開予定日の1か月前まで)
• 支援計画の実施における特異事案報告(参考様式第4-3号とその別紙)

特異事案の報告書も、相談者や外国人本人の氏名・連絡先を渡さずに書き出しの文章だけ整える使い方に向きます。退職時の書類の下書きは退職証明書と離職票の下書きをClaudeで作る手順で扱っています。

まとめ

定期届出は4月1日〜翌年3月31日の分を翌年5月31日までに出す年1回の手続きで、支援を委託しているかどうかで用意する書類が変わります。Claudeには項目立てに沿った文章づくりを任せ、在留カード番号と氏名は渡さず、提出前の数値と様式番号の照合は人の目で行う分担が、この手続きに合っています。