取締役会の議事録をClaude for Wordで作り、抜けを点検する手順

取締役会の議事録は「下書き」と「点検」を分けるとClaude for Wordに任せやすい

取締役会や株主総会の議事録は、Claude for Wordで下書きを作り、法定の記載事項と照らして抜けを探すところまでを任せられます。議事録の内容を確定し、署名や押印をするのは人の仕事です。

Claude for Wordは、開いているWord文書のテキスト・コメント・追跡変更・脚注・表・ブックマークを読むアドインです。文字起こしを議事録の様式に整える作業と、できあがった議事録を条文ごとに点検する作業は、どちらも「開いている文書への読み書き」で完結します。

議事録の要約そのものはClaudeの得意分野で、一般の会議向けの手順はClaude議事録の実践プロンプトにあります。アドインの導入や機能の全体像はClaude for Wordの使い方が扱っています。ここでは、会社法が記載を求める事項に絞って、決議事項と利益相反の抜けを見つける流れを組みます。

取締役会議事録に載せる事項を点検リストにする

点検の物差しは、会社法の施行規則101条が定める取締役会議事録の内容です。条文を読み込ませて点検させるのではなく、先に自分で表にして文書の冒頭に置いておくと、毎回同じ基準で抜けを探せます。

監査役が招集した会議や、取締役の請求を受けて招集された会議のように、招集の経緯によっては「その旨」を書く事項もあります。書面決議にあたる場合は、決議があったとみなされた事項の内容、提案した取締役の氏名、みなされた日、議事録を作った取締役の氏名が内容になります。

この表の項目を「入っているか」と「条文の趣旨に合う形か」の2段階で点検させるのが、次のプロンプトの役割です。

文字起こしを議事録に整えるプロンプト

Claude for Wordには、選択範囲だけを周囲の書式を保ったまま編集する機能と、見出しや段落のスタイルを継承してテンプレートを埋める機能があります。ひな形の見出しは自社の様式をそのまま使い、本文だけを起こさせます。

次のような指示が出発点になります。

文書末尾の文字起こしをもとに、上のひな形の見出しと書式で
取締役会議事録の本文を起こしてください。
- 議案ごとに「議案」「審議の要旨」「結果」を分ける
- 発言者が不明な箇所は推測せず、[要確認]と書く
- 賛否を数えていない議案は、結果欄に[要確認]と書く
- 出席者は文字起こしに現れた人だけを書き、肩書きは補わない

「推測せず[要確認]と書く」の一文が効きます。議事録で怖いのは、文字起こしに無い出席者や賛否をそれらしく補われることです。[要確認]の印は、後で検索して潰せるので、人が確認した箇所を数える目安にもなります。

出力はあくまで例示した指示に対する下書きです。実際にどの程度ひな形に沿うかは、ひな形の作りと文字起こしの質で変わります。

決議事項の抜けを点検させる

下書きができたら、同じ文書の冒頭に置いた記載事項の表を使って点検を依頼します。

冒頭の記載事項の表を基準に、この議事録を点検してください。
- 表の各項目について、本文のどこに書かれているかを示す
- 書かれていない項目は「未記載」として一覧にする
- 議案ごとに、結果(可決・否決など)が明記されているか確認する
- 本文に出てくる議案名が、冒頭の議案一覧と一致しているか確認する

アドインは回答に、該当箇所へ移動できる引用を付けます。「どこに書かれているか」を示させると、Claudeの回答を鵜呑みにせず、クリックして原文を見に行けます。

文書全体の整合性を見るプロンプトとして、公式が例に挙げているものも流用できます。

• 同じ人物や組織が別の名前で呼ばれていないか（「代表取締役 ○○」と「社長」など）
• 議案番号の飛びや重複がないか
• 定義した略称が一貫して使われているか

氏名のゆれと議案番号のずれは、手作業では見落としやすく、点検の費用対効果が高い項目です。

利益相反と特別の利害関係を書き分ける

取締役会議事録で書き落としやすいのが、利益相反の扱いです。似た話に見えて、会社法上は別の論点が2つあります。

前者は「何を承認したか・何を報告したか」を、後者は「誰が議決に加わらなかったか」を残す論点です。1つの議案が両方に当たることもあるため、点検では議案ごとに次を確認させます。

各議案について、取締役と会社の取引、または取締役の利益が会社と
相反しうる内容が含まれるか判定し、含まれる議案は次を表にしてください。
- 該当する取締役の氏名
- 議事録に、その取締役が議決に加わらなかった旨があるか
- 取引後の報告として、取引の重要な事実が記録されているか
判定に自信がない議案は[要判断]としてください。

利益相反に当たるかどうかの判断は、取引の相手や内容を知る人にしかできません。Claudeに期待するのは、議事録の中で言及の漏れがありそうな議案を洗い出すところまでです。判定が[要判断]で返ってきた議案は、法務担当者や顧問弁護士に回します。AIの法律関連の線引きは弁護士法72条とAIの契約書レビューで整理しています。

追跡変更モードで修正を重ねる

点検で見つかった抜けは、追跡変更モードにしてから直させます。モードを有効にすると、Claudeの編集は元の文が削除、新しい文が挿入として記録され、Wordの校閲ペインで1件ずつ承認・却下できます。取り消しはWord標準のCtrl+Z(MacはCmd+Z)です。

未記載と判定した項目のうち、文字起こしから事実が確認できるものだけを
追跡変更で本文に追記してください。確認できないものは、本文には
手を入れず、コメントで「何を誰に確認するか」を残してください。

コメントを使う理由は2つあります。ひとつは、事実が不明な項目を本文に書かせないためです。もうひとつは、Claudeがコメントスレッドを順に処理できるためで、担当者が返答をコメントに書き込んだあとに「開いているコメントを順に対応して」と頼めば、アンカーされた箇所の修正と返信が進みます。

取締役会の議事録は複数人で回すことが多く、校閲の履歴がそのまま確認の記録になります。Claudeの編集は削除・挿入として残るので、承認前に1件ずつ目を通す前提で回します。

署名・保存・閲覧請求は人の側に残る

議事録の作成には、アドインでは代わりにできない要件があります。条文で確認できる範囲をまとめると、次のとおりです。

• 取締役会の議事録が書面なら、出席した取締役と監査役が署名または記名押印する(会社法369条3項)。電磁的記録なら、法務省令の署名に代わる措置をとる(同条4項)
• 取締役会の決議に参加した取締役が議事録に異議をとどめなければ、決議に賛成したものと推定される(同条5項)
• 取締役会を置く会社は、取締役会の日から10年間、議事録を本店に備え置く(371条1項)。株主総会の議事録も本店に10年間備え置く(318条2項)
• 株主は、権利行使に必要があれば議事録の閲覧・謄写を請求できる(371条2項。監査役設置会社などでは裁判所の許可が必要で、同条3項)

異議をとどめない取締役は賛成と推定される点は、点検の観点を1つ増やします。反対や異議を述べた取締役でも、議事録に異議が残っていなければ賛成と推定されます。そのため、発言が議事録に反映されているかどうかが意味を持ちます。「反対・留保・異議の発言が文字起こしにあるか、議事録に反映されているか」を点検プロンプトに加えておくと、この種の抜けを拾えます。

署名・押印の運用や電子署名の方式は、Claude for Wordの機能とは別の世界です。アドインは文面の整備に専念させ、署名の手続きは自社の規程どおり進めます。

株主総会議事録は記載事項が変わる

株主総会の議事録も、考え方は同じです。会社法の施行規則72条が内容を定めており、取締役会議事録と比べて、点検リストの項目が次のように変わります。

最後の行は、取締役会議事録の点検リストにはない項目です。株主総会の議事録を点検するときは、この項目をリストに加えます。決議があったとみなされる書面決議の場合の内容も、条文に別建てで定められています。

取締役会の議事録をAIに渡す前に確認すること

議事録の内容は、未公表の経営判断を含みます。Claude for Wordに渡すときは、扱いを先に確認しておきます。

向かない使い方も明記されています。人の確認を経ない最終的な送付、検証を経ない監査対象の文書、法務・財務の判断の代替は、いずれも推奨されていません。議事録は、会社の意思決定の証跡であり、監査や紛争で読み返されます。下書きと点検をClaudeに任せ、内容の責任は人が持つ使い方が、この種の文書では前提になります。

動作環境にも条件があります。対応するのは、Word on the web、Microsoft 365版のWindows(Version 2205以降)とMac(16.61以降)です。Word 2016・2019の永続ライセンス版やiPad・Android版では動きません。レガシーの.doc形式も扱えないので、古いひな形は.docxに保存し直します。

まとめ

取締役会の議事録でClaude for Wordを使う価値は、下書きの速さより、条文に基づく記載事項の表を基準にした点検にあります。表を先に作り、記載の有無・議案ごとの結果・利益相反と議決に加わらなかった旨・異議の記録の4点を点検させ、直しは追跡変更とコメントで残すと、確認の履歴まで文書に残ります。

利益相反に当たるかどうかや、署名・保存の手続きは人が決めます。点検の出力は、顧問弁護士や法務担当者に渡す前の論点出しとして使うのが、無理のない位置づけです。