Coworkでタスク棚卸しを横断的に月次自動化する方法

Notion・Asana・Jira・monday.comなど、複数のプロジェクト管理ツールを併用しているチームほど、どこかのツールで止まったまま誰も気づいていないタスクが生まれやすくなります。ツールが増えるほど、1つずつ手作業で見比べる棚卸しは現実的ではなくなります。個別ツールごとの連携設定はCowork Notion連携やCowork Asana連携などの記事に任せます。この記事は、複数ツールを横断して放置タスクを洗い出し、担当者へ確認を求める棚卸しの組み方に絞ります。

結論から書くと、Coworkの手動設定で選べる頻度に「月次」はないので、毎週の実行に日付ガードを足して月1回にします。連続未更新の判定には、棚卸し結果を毎回どこかへ書き出す指示が要ります。

横断棚卸しの指示文には何を書くか

棚卸しとは、複数のプロジェクト管理ツールに散らばったタスクのうち、一定期間更新のないものを横断的に抽出し、担当者ごとに整理する作業です。接続済みのコネクタ名を指示文に明記すると、ツールをまたいで同じ条件で抽出できます。

Notion・Asana・Jiraのオープンタスクのうち、最終更新日が30日以上前のものを一覧化してください。
担当者ごとにグルーピングし、ツール名・タスク名・最終更新日・リンクを表にまとめてください。
1人で5件以上の未更新タスクを抱えている担当者は、表の先頭に出してください。

対象にするコネクタ名で迷いやすいのがJiraです。コネクタ一覧にJira単独の項目はなく、Jira・Confluence・Bitbucket・Loomなどを扱う「Atlassian MCP」として並んでいます。説明では、既存のAtlassian権限でJira・Confluence・Bitbucket・Loomなどを検索・閲覧・更新できるとされています。その権限で見えないプロジェクトは、棚卸しの対象に入りません。

monday.comのコネクタ説明には、タスクやボードに加えて、クロスプロジェクトのポートフォリオ稼働状況やクリティカルパスが並びます。ボード単位で棚卸しするのか、ポートフォリオ単位で見るのかは、指示文で決めておく部分です。

「最終更新日」の基準を指示文に書き込む

同じ「更新日」でも、何を更新とみなすかはツールで揃っていません。「最終更新日が30日以上前」とだけ書くと、ステータスの変更・コメント・説明文の編集のどれを更新とみなすかが、指示文から決まりません。部門で1つ基準を選び、指示文にそのまま書きます。

• ステータス変更だけを更新とみなす: 進行管理が厳しいチームで、コメントだけ付いて動かないタスクも拾いたいとき
• 編集全般を更新とみなす: 議論がコメントで進むチームで、会話のあるタスクを放置扱いにしたくないとき

基準を先に固定すれば、月をまたいでも解釈が揺れません。

月次はどう作るか

Coworkの手動設定で選べる実行頻度は、毎時・毎日・毎週・平日のみ・手動実行の5つです。月1回という選択肢はありません。部門横断の棚卸しを月次で回すには、次の2通りがあります。

日付ガードの指示文は次のとおりです。

今日が月の1日から7日の範囲でなければ、何もせずに終了してください。
範囲内であれば、Notion・Asana・Jiraの最終更新30日超のオープンタスクを棚卸ししてください。

実行頻度は毎週(7日ごと)なので、範囲を7日に合わせておけば、どの曜日に実行が当たっても、月にちょうど1回だけ判定が範囲内に入ります。範囲を3日のように狭めると、実行日と重ならない月が生まれ、その月は棚卸しが一度も動きません。棚卸しに厳密な締め日が要らないなら、日付ガード方式で足ります。タスクの作成手順そのものはCoworkスケジュールタスクの作成方法にまとめています。

Pro・Maxの新しい体験(メッセージ欄に「Chat」「Cowork」の切り替えが出ない画面)では、会話の中で「毎週月曜の午前9時に〜」のように頻度を伝えてタスクを作ります。上の5つの選択肢は、Coworkの手動設定画面の説明です。

棚卸しタスクはどこで動くのか

スケジュールタスクは、PCがスリープ中でもデスクトップアプリを閉じていても、設定した頻度で動きます。「Scheduled」ページは、どの画面からでも左サイドバーに出ます。一方で手動設定の入力項目には、作業フォルダの指定(任意)も並びます。同じページの注記は、スケジュールタスクがコンピューター上のフォルダに紐づけられないこと、ローカルのファイルやアプリを必要とするタスクはローカルでしか動かないことを挙げています。

2026年10月6日から、ProとMaxでは新しいCoworkタスクがクラウドで動き、設定の「Only on your computer」オプションはなくなります。すでにPC上で始めたタスクは、そのままPC上に残ります。棚卸しの出力先で、置き場所の判断が分かれます。

結果の確認と配布をどう組むか

棚卸し結果を出すだけでは、一覧が誰にも見られないまま残りがちです。かといって、担当者へのメンション投稿までを自動化すると、公式の安全ガイドの線に触れます。同ガイドは、ユーザーに代わってメッセージを送る操作や、取り消しにくい操作をスケジュールしないこと、実行のたびに出力を確認することを挙げています。「Manually approve」へ切り替える場面にも、メッセージ送信や購入が入っています。

ここまでの流れを1回の実行として並べると、次のようになります。

メンション投稿は、スケジュールタスクに含めません。結果を読んだ人が、自分で送ります。Slackに置くなら、結果を書き出したNotionページへのリンクを共有します。指示文には、投稿用の文面を結果ページの末尾に書かせる一文だけを入れます。

#pm-syncに投稿する文面を、結果ページの末尾に書いてください。5件以上の未更新タスクを抱える担当者は、メンション候補として並べてください。送信はしないでください。

前回との比較には保存先が要る

各スケジュールタスクは、それぞれ独立したCoworkセッションとして動きます。前回との比較は、書き出し先を指示文で指定すると確実です。毎回同じNotionページかスプレッドシートに書き出す一文を入れます。次回の実行には、「まずそのページを読み、前回・前々回の一覧と突き合わせてから今回の抽出を行ってください」と指定します。

3か月連続で同じタスクが残る場合は、そのタスクだけ切り出して、担当者を変えるか取り下げるかを上長が判断する運用につなげられます。

よくあるつまずき

• 権限不足で見えないプロジェクトが漏れる: Atlassianのコネクタは既存のAtlassian権限で動くため、その権限の外にあるプロジェクトは棚卸しの対象から漏れます。新しいプロジェクトを追加したら、対象に含まれているかを一度確かめます
• 対象範囲があいまい: 「進行中の全プロジェクト」と丸投げすると、見えている範囲だけが対象になり、漏れていること自体に気づけません。対象プロジェクトの一覧は依頼者側で決め、指示文に列挙します。「進行中」ステータスのものだけ、特定のワークスペース名だけ、といった条件も効きます
• タスク量が多いと一覧を確認しきれない: 数百件規模のオープンタスクを一度に抽出させると、一覧が長くなりすぎます。部門やプロジェクト単位に分けて実行します
• 日付ガードの範囲が頻度と噛み合わない: 範囲が7日未満だと、毎週の実行日によっては範囲に当たらない月が出ます。実行頻度が毎週なら、範囲は7日以上にします
• 担当者名の表記がツール間で違う: 同じ人物でも氏名表記やアカウント名がツールごとに違うと、担当者別のグルーピングが割れます。「氏名の表記ゆれがあれば統合してください」と添えておくと、グルーピングが割れにくくなります

初回は、1つの部門と2つのツールだけに絞って試します。いきなり全部門を対象にすると、抽出結果が多すぎて確認しきれず、棚卸し自体が形骸化します。抽出された放置タスクが本当に放置なのか、長期案件で更新頻度が低いだけなのかを目視で見るのも、初回の数回です。閾値の甘さ・厳しさはそこで見えてきます。

タスク本文は他人が書いた文章である

棚卸しは、チームの誰かが書いたタスク名・説明・コメントを大量に読みます。安全ガイドは、Claudeが作業の途中で悪意のある内容(プロンプトインジェクション)を読むと、気づく前にその指示に従って動く可能性があると説明しています。「Automatically approve」でも各操作の安全確認は入りますが、「Skip all approvals」では何も確認されません。永久削除の前だけは、どのモードでも確認を求められます。

棚卸しタスクは読み取りと一覧化が中心です。承認モードは「Manually approve」から始め、コメントの追記やステータス変更のような書き込みは、指示文に入れないのが無難です。

試運転と止め方

初回の数回は、保存したタスクを「Scheduled」ページから手動で実行して、出力を確かめます。更新日の列が取れているかも、このときに見ます。タスクの指示や頻度は、一覧から個別に開いて編集できます。使わなくなったタスクは、削除する前に一時停止でき、あとで再開もできます。月次の棚卸しは実行間隔が長く、放っておくと存在を忘れられます。止めたいときは削除ではなく一時停止にしておくと、指示文を残したまま再開できます。

スケジュールタスクはPro・Max・Team・Enterpriseの有料プランで使えます。TeamとEnterpriseでは、Coworkそのものを管理者が切り替えで制御します。棚卸しを部門で配るときは、実行する本人のプランと管理者の設定が前提になります。

進捗レポートとは別のタスクにする

Scheduled Tasksの活用例には、プロジェクト管理ツールから今週のステータス更新やスタンドアップの要約を作る使い方があります。動いているタスクを前提に要約する進捗共有です。この記事の棚卸しは、動いていないタスクだけを複数ツールから洗い出す点が違います。指示文の目的も抽出条件も別物なので、進捗レポートと棚卸しは別々のスケジュールタスクとして作ります。

まとめ

最初に固めるのは、更新日の基準と書き出し先の2点です。この2つが決まれば、月次化は日付ガードで足り、実行場所は出力先で決まり、メンション投稿は結果を読んだ人に任せられます。

個別ツールの連携設定はCowork Jira・Confluence連携やCowork monday.com連携で確認できます。