SquareとCoworkで在庫確認と品切れアラートを自動化する

Square在庫確認をCowork Scheduled Tasksで自動化する全体設計

SquareとCoworkの間に、在庫が閾値を割ったら自動で知らせる専用機能があるわけではありません。Squareコネクタが持つ「在庫の追跡」と、Coworkの定期実行機能「Scheduled Tasks」を組み合わせて自分で作る実装パターンです。読み取りだけで完結する定期照会と、閾値割れを検知したあとに追加のアクションを取るステップを分けて設計すると、事故のリスクを抑えたまま運用できます。

やることは2つです。1つ目は、決まった頻度でSquareの在庫を照会し、閾値を下回った商品だけを報告するScheduled Taskを作ること。2つ目は、その報告のあとに発注ドラフトの作成や社内通知のような書き込み操作を続けさせる場合、承認を挟むゲートを設定しておくことです。

前提条件

• Squareコネクタが接続済みで、Tool permissionsの読み取り系ツール(在庫の追跡)が有効になっていること。接続手順はClaude Square連携の使い方にまとめています
• Cowork Scheduled TasksはPro・Max・Team・Enterpriseの有料プラン限定です。無料プランでは使えません
• Team・Enterpriseでは、管理者が組織全体のCowork利用可否とSquareコネクタの有効化を先に済ませている必要があります

実装手順 — 在庫を定期照会するScheduled Taskを作る

1. 左サイドバーの「Scheduled」をクリックし、Scheduled tasksページを開く
2. 右上の「New task」→「Set up manually」を選ぶ
3. 「Create scheduled task」モーダルで次の項目を入力する

4. 「Save」をクリックして保存する

プロンプトは、対象商品・閾値の数値・出力形式を具体的に書くほど結果が安定します。「在庫が少ない商品」のような主観的な表現は、実行のたびに拾う範囲が変わるため避けます。

項目の意味に迷う場合は、「New task」で「Create with Claude」を選ぶ方法もあります。こちらは依頼文を会話形式で伝えると、Claudeが選択式の質問を返しながらタスク名・スケジュール・実際に行う内容を提示してくれます。どちらの方法で作っても、できあがるタスクの構造は同じです。作成方法の詳しい比較はCoworkスケジュールタスクの作成方法にまとめています。

閾値割れを承認ゲート付きで通知する設定

在庫照会だけで完結させるなら、承認モードはAutoのままで問題ありません。読み取り中心の操作で、間違えても実害が小さいためです。

一方、閾値割れを検知したあとに、Square側で発注のドラフト請求書を作らせる、あるいは社内の連絡手段に投稿させるといった追加のアクションまで任せる場合は話が別です。これらは取り消しにくい書き込み操作にあたります。個人の承認モードを「Manual(手動承認)」にするか、Squareコネクタ側のTool permissionsで該当ツールを「Needs approval(要承認)」に設定し、実行のたびに確認を挟む承認ゲートをかけておきます。

Coworkの承認は、個人が選ぶモード(Manual・Auto・Skip)とコネクタごとのツール権限(常に許可・要承認・ブロック)の掛け合わせで最終的な挙動が決まります。モードごとの挙動の違いはCowork自動承認モードとはが詳しいです。業務の性質に応じた承認ゲートの設計軸はCowork Approval Gatesを部門ごとに設計する考え方にまとめています。

運用で気をつけたいポイント

在庫照会タスクは、Scheduled Tasksの一般的な制約をそのまま引き継ぎます。ローカルのフォルダやアプリを対象にしない限りリモートで実行され、パソコンがスリープしていても決めた頻度どおりに動きます。実行結果は左サイドバーの「Scheduled」ページから、これから実行される予定と過去の結果をあわせて確認できます。

閾値の数値は、商品ごとの回転速度や補充リードタイムによって適切な値が変わります。全商品に同じ閾値を当てはめず、動きの速い商品だけ高めの閾値にするといった調整をプロンプト側に書き込んでおくと、通知の精度が上がります。

在庫チェックタスクの各実行は、独立したCoworkセッションとして走ります。前回の実行内容を引きずらないため、最初の数回は結果を見ながら閾値やプロンプトの粒度を調整し、狙った商品だけが報告されるようになってから頻度を上げると手戻りが少なくなります。

よくあるつまずき

通知が多すぎて埋もれる。閾値を一律に高く設定すると、毎回大量の商品が該当してしまい、本当に重要な品切れが埋もれます。まずは動きの速い主力商品だけを対象に絞り、閾値を商品ごとに調整してから対象を広げると運用が安定します。

書き込み系のアクションがブロックされる。発注ドラフトの作成や社内投稿まで含めたタスクが実行されない場合、Squareコネクタか投稿先のコネクタのTool permissionsで該当ツールが「Blocked」のままになっていないか確認します。

在庫照会タスクにローカルフォルダを指定してしまう。作業対象のフォルダを指定すると、その実行はローカル実行になり、実行時にデスクトップアプリが起動している必要があります。クラウド上のSquareデータだけで完結する設計なら、フォルダは空欄のままにしておきます。

1つのタスクに複数の頻度を混ぜようとする。1つのScheduled Taskに設定できる頻度は1つだけです。朝の在庫チェックと週次のまとめレポートを両方回したい場合は、頻度違いの2つのタスクとして分けて作成します。

作成後の管理操作

左サイドバーの「Scheduled」から、作成済みの在庫チェックタスクを含めたすべてのScheduled Tasksを一覧できます。ここから次の操作が行えます。

• 作成済みのタスクを一覧で確認する
• 直近の実行結果と、これから実行される予定を確認する
• 個別のタスクをクリックして、プロンプトや頻度・閾値の数値を手動で編集する
• タスクを一時停止する
• 一時停止したタスクを再開する
• タスクを削除する
• タスクをその場で手動実行する

繁忙期だけ閾値を下げたい、棚卸し期間中は一時的に止めたい、といった運用は、タスクを作り直さずに編集・一時停止・再開で対応できます。使わなくなったタスクは放置せず、削除か一時停止で片付けておくと無駄な実行が積み重なりません。

よくある質問

閾値を割ったら自動で発注まで行いますか

行いません。Squareコネクタが持つ書き込みツールは請求書発行や決済処理などで、専用の発注(purchase order)機能は公式に明記されていません。閾値割れの検知と、その先の発注ドラフト作成やベンダーへの連絡は別のステップとして設計し、承認ゲートを挟んだうえで人が最終確認する運用にします。

Square以外の在庫管理サービスでも同じ設計にできますか

考え方は流用できます。対象サービスのコネクタに在庫を読み取るツールがあり、Scheduled Tasksで定期照会できるなら、閾値割れの検知までは同じ構成で組めます。そのあとの書き込み操作(発注・通知)を承認ゲート付きにする設計も同様です。ただし対応するツールの有無・粒度はサービスごとに異なるため、実装前に該当コネクタのCapabilitiesを確認します。

複数店舗の在庫をまとめてチェックできますか

プロンプト側で対象店舗・拠点を具体的に指定すれば、1つのタスクで複数店舗分をまとめて照会させることもできます。ただし店舗数が多いほど1回の出力が長くなり、重要な品切れが埋もれやすくなります。店舗ごとにタスクを分けるか、店舗名を明示したうえで出力を店舗別に区切るよう指示すると見落としを減らせます。

まとめ

Square×Coworkの在庫確認・品切れアラート自動化は、Squareコネクタの「在庫の追跡」とCowork Scheduled Tasksの定期実行を組み合わせて自分で作る実装パターンです。読み取りだけで完結する照会はAutoモードのまま回してよく、発注ドラフトや社内通知のような書き込み操作を加える場合は、個人の承認モードとコネクタのTool permissionsを組み合わせた承認ゲートで実行前の確認を挟みます。閾値の調整と頻度の使い分けは、実際の実行結果を見ながら少しずつ絞り込んでいくのが安定への近道です。定型レポートの自動化パターンを広く知りたい場合はCowork Scheduled Tasksで定型レポートを自動化する実践パターン、作成方法の基本操作はCoworkスケジュールタスクの作成方法で確認できます。