Claudeでアルムナイへの連絡文を整える — 退職者の連絡先は目的外利用か

退職時に集めた連絡先をアルムナイ(退職者)への案内に使えるかは、その連絡先を集めたときに特定した利用目的に再採用の案内が入っているかで分かれます。入っていなければ、本人の同意が要ります。ただし同意を求める連絡そのものは、目的外利用になりません。

この記事は、個人情報保護委員会のガイドライン(通則編)の該当箇所を読み解き、アルムナイへ最初の1通を出すまでの判断を表にします。連絡文はClaudeで整えますが、退職者の氏名もメールアドレスも渡さずに済む作り方にします。

先に結論 — 最初の1通は「同意のお願い」に絞れる

ガイドラインは、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うときは、あらかじめ本人の同意を得るよう求めています(法第18条第1項)。続けて、こう書いています。

当該同意を得るために個人情報を利用すること(メールの送信や電話をかけること等)は、当初特定した利用目的として記載されていない場合でも、目的外利用には該当しない。

つまり、退職時の利用目的が「在職中の労務管理と退職手続」だけだった場合でも、「今後アルムナイとしてお声がけしてよいか」を尋ねるメールは送れます。送れないのは、同意が取れる前に求人の案内や交流会の招待を載せたメールです。

最初の1通の中身は、次の3点に絞ります。

• 誰が、どの連絡先を使って連絡しているか
• アルムナイ向けに何を送りたいか(利用目的)
• 同意する場合の返信方法と、断った場合に連絡が止まること

連絡先の「出どころ」で、先に確認する条文が変わる

アルムナイの連絡先と言っても、入手経路は一つではありません。経路ごとに、先に当たる規律が違います。

表の3行目は見落とされがちです。ガイドラインは、インターネット上で本人が自発的に公にしている個人情報を取得した場合(単に閲覧しただけの場合を除く)を、本人への通知か公表が必要な事例に挙げています。公開プロフィールで見つけたからといって、黙って名簿に入れてよいわけではありません。

目的外利用になるかを3つの問いで切り分ける

判断は、次の順に進めます。

問い1 — 当初の利用目的に「退職後の連絡」はあるか

ガイドラインは、利用目的を「事業活動に用いるため」のように抽象的に書くだけでは、できる限り特定したことにならないとしています。従業員の個人情報に「人事労務管理のため」としか書いていない場合、その文言にアルムナイ施策まで読み込めるかは、本人から見て合理的に想定できるかで決まります。

社内規程やプライバシーポリシーに「退職後の連絡、再雇用・業務委託の案内」といった記載があれば、それが根拠になります。記載がなければ、問い2へ進みます。

問い2 — 利用目的の変更で足りるか、同意が要るか

利用目的は、変更前の目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で変更できます(法第17条第2項)。この範囲は、変更後の目的が変更前の目的からみて、社会通念上、本人が通常予期し得る限度と客観的に認められるかで見ます。

ガイドラインは、この判断を本人の主観や事業者の恣意に任せず、一般人の判断で、当初の目的との関連性を総合して行うとしています。変更した場合は、本人に通知するか公表します。

「退職手続のための連絡」から「再採用の案内」への変更が、この範囲に収まるかは、条文から一律には言えません。迷うなら、同意を取る側に倒す選択肢があります。同意の取得は、次の節の方法で済みます。

問い3 — 同意が要るなら、何をもって同意とするか

ガイドラインは、本人の同意を得たと言える事例として、次を挙げています。

• 同意する旨のメールの受信
• 同意する旨の確認欄へのチェック
• 同意する旨のホームページ上のボタンのクリック
• 同意する旨の書面(電磁的記録を含む)の受領

「メールの受信」が入っているので、同意のお願いに対する返信メールで足ります。ただし、同意の前提として、本人であることを確認できている必要があります。同意の判断に必要な内容、つまり利用目的と取り扱い方法を、分かる形で示します。

通知・公表・明示は、似て非なる3つの手段

アルムナイ施策の利用目的を相手に知らせる方法には3種類あり、ガイドライン上の意味が違います。

退職者本人へ個別に知らせるなら「通知」、アルムナイ全体に向けて掲げるなら「公表」です。直接書面等で本人から取得するときは、あらかじめ「明示」します。今後、退職手続の書類を作り直すなら、そこに「退職後の連絡」を目的として書いておくと、のちの同意取得の手間が減ります。

退職理由や評価は、連絡に混ぜない

連絡文を作る前に、何を材料にしないかを決めます。

退職理由、評価、懲戒の経緯、休職や通院の事情などは、アルムナイへの案内に使う必要がありません。病歴のような要配慮個人情報は、取得にあらかじめ本人の同意が要ります(法第20条第2項)。人事システムに残っていても、アルムナイ名簿には持ち込まないのが安全です。

名簿の項目は、連絡に必要な最小限に絞ります。

• 氏名
• 連絡手段(私用メールアドレスなど)
• 在籍した期間と部署(宛名や文面に使う場合)
• 同意の有無と、同意を得た日・方法

アルムナイ名簿の保管 — いつまで持ってよいか

名簿を作ると、保管の問題が出ます。事業者は、個人データを利用する必要がなくなったときは、遅滞なく消去するよう努めます(法第22条)。法令で保存期間が定められている場合は、この限りではありません。

ガイドラインは、利用する必要がなくなった場合として、利用目的が達成されて保有する合理的な理由が存在しなくなった場合や、目的の前提となる事業自体が中止になった場合を挙げています。アルムナイ施策を止めたのに、名簿だけが残っている状態は、これに近づきます。

本人からの請求も想定しておきます。保有個人データを利用する必要がなくなった場合は、本人が利用停止等や第三者への提供の停止を請求できます(法第35条第5項)。連絡を止めてほしいと言われたときの処理手順を、名簿の運用に入れておきます。

アルムナイ名簿を他社と共有するとき

紹介会社や関連会社へ名簿を渡す場合は、個人データの第三者提供の話になります。原則として、あらかじめ本人の同意が要ります(法第27条第1項)。グループで共同利用する方法もありますが、共同して利用する者の範囲や利用目的が、本人が通常予期し得る範囲内であることが条件です。

広告・宣伝にあたるメールは、特定電子メール法も確認する

個人情報保護法とは別に、特定電子メール法があります。この法律で言う特定電子メールは、営利を目的とする団体や営業を営む個人が、自己または他人の営業につき、広告または宣伝を行うための手段として送るメールです(第2条第2号)。

再採用の案内そのものが「営業の広告・宣伝」に当たるかは、条文だけでは決まりません。一方、自社サービスの販売や優待の案内を同じメールに載せるなら、広告・宣伝の性格が出てきます。

特定電子メールを送れる相手は、第3条第1項が次の4つに限っています。

1. あらかじめ、送信を求める旨か同意する旨を通知した者
2. 省令・内閣府令の定めにより自己のメールアドレスを通知した者
3. 広告・宣伝に係る営業を営む者と取引関係にある者
4. 省令・内閣府令の定めにより自己のメールアドレスを公表している団体または営業を営む個人

同意を得た場合は、同意があったことを証する記録を保存します(第3条第2項)。送信しないよう求める通知を受けたら、その意思に反して送れません(第3条第3項)。送信者の氏名または名称と、停止の通知先を、受信者の画面に正しく表示する義務もあります(第4条)。

営業目的のリスト作成の場面はClaudeとLushaで連絡先を調べる前の確認点で詳しく扱っています。

Claudeに連絡文を整えさせる — 個人情報を渡さない作り方

ここからがClaudeの出番です。要点は、文面の雛形を作らせるだけで、名簿は渡さないことです。

退職者の氏名やメールアドレスをプロンプトに貼ると、個人データをClaudeに入力することになります。入力が第三者提供にあたるかの考え方は個人情報を含むプロンプト入力は第三者提供にあたるかで整理しています。そもそも渡さなければ、その論点を避けられます。

個人向けプラン(Free・Pro・Max)では、設定で許可した場合や、会話が安全性の審査対象になった場合に、会話が改善に使われる可能性があります。この点は、Anthropicのプライバシーセンターに記載があります。名簿を入れない運用なら、設定にかかわらず守る対象が減ります。

差し込み欄つきの雛形を作らせる

氏名や在籍期間は、{氏名} のような差し込み欄にしておき、メール配信ツールやWordの差し込み機能で後から埋めます。Claudeに渡すのは、次のような条件だけです。

アルムナイ(退職者)に、退職後の連絡の同意をお願いするメールの雛形を作ってください。
 
条件:
- 宛名は {氏名} とし、実在の氏名は入れない
- 送信元は {会社名} の {担当部署}。連絡先メールは {問い合わせ先}
- 利用目的は「アルムナイ向けの交流会の案内と、再雇用・業務委託の求人案内」の2点に限る
- この1通は同意のお願いのみ。求人や交流会の詳細は載せない
- 同意する場合は、このメールへ「同意します」と返信してもらう
- 同意しない場合、以後アルムナイ向けの連絡をしないことを明記する
- 連絡先をどこで入手したか(退職手続の際に届け出いただいた私用メール)を1文で書く
- 退職理由、評価、在籍中の出来事には一切触れない
- 本文は400字以内、丁寧だが堅すぎない文体

Claudeが返した雛形は、そのまま使わず、次の点を人が確認します。

• 利用目的が、実際に計画している施策と一致しているか
• 同意の方法(返信)が、実際の受付体制で処理できるか
• 差し込み欄に、退職者の個人情報が混ざっていないか

返ってきた雛形の例

次のような形になります(ガイドラインの事例に沿って作った例で、文言は自社の実態に合わせて直します)。

{氏名} 様
 
{会社名} {担当部署}です。在職中はお世話になりました。
退職手続の際にお届けいただいたメールアドレスを使って、ご連絡しています。
 
当社では、退職された方に、アルムナイ向けの交流会のご案内と、
再雇用・業務委託の求人のご案内をお送りしたいと考えています。
ご案内を受け取ってよろしければ、このメールに「同意します」と
ご返信ください。
 
ご返信がない場合、また同意されない場合は、
アルムナイ向けのご案内はお送りしません。
今回のメールは、ご意向の確認のみです。
 
お問い合わせ: {問い合わせ先}

返信が来たら、同意日・同意文・使った連絡先を名簿に記録します。特定電子メール法の対象になるメールを送る場合は、その記録が同意の証拠になります。

運用ルールをProjectの指示に置く

担当者が替わっても同じ線引きで作れるように、ClaudeのProjectの指示(カスタム指示)に、守る条件を書いておく方法があります。

このProjectは、アルムナイ向けの連絡文の雛形を作る用途に限る。
- 実在の氏名・メールアドレス・電話番号が入力されたら、作成を止めて、
  差し込み欄 {氏名} などに置き換えるよう案内する
- 退職理由、人事評価、健康状態に関する記述は、文面に入れない
- 最初の1通は、同意のお願いのみとし、求人・優待の詳細を載せない
- 出力の最後に「確認事項」として、利用目的・同意方法・送信元表示の
  3点を箇条書きで出す

Projectの指示は、Claudeの出力を一定の方向に寄せるためのものです。法的な判断を肩代わりするものではないので、出力の確認は人が行います。

退職手続の書類に目的を書いておく

次回以降の退職者については、同意取得の手間そのものを減らせます。退職手続の書類やフォームに、利用目的を明示して、本人にチェックしてもらう方法です。

Claudeには、既存の退職手続フォームの文面を渡して、利用目的の項目を足した案を作らせます。この場合も、渡すのは雛形の文面だけで、過去の退職者のデータは渡しません。退職時の手続全体の整理はCoworkで退職者オフボーディングをチェックリスト化するを参考にしてください。

判断を分ける早見表

自治体や行政機関側の目的外利用の判断は、根拠条文が民間と異なります。民間事業者のここまでの整理と見比べたいときは、個人情報の目的外利用・提供の可否をClaudeで判断表にするが参考になります。

まとめ

アルムナイへの連絡が許されるかは、連絡先を集めた時点の利用目的が分かれ目です。範囲を超えるなら同意が要り、同意を求める1通だけは送れます。

Claudeに任せるのは、差し込み欄つきの雛形づくりまでにします。名簿は渡さず、同意の記録と停止の処理は人の側で持ちます。