外国人雇用状況の届出と在留カードの確認をClaudeで整理する手順

外国人を雇い入れたとき、あるいは辞めたとき、事業主はハローワークに「外国人雇用状況の届出」を出します。どの様式で、いつまでに出すかは、雇用保険に入るかどうかで変わります。

この判定と期限の計算は、Claudeに表を作らせる作業に向いています。一方、在留カードの画像をそのまま渡す必要はありません。届出に写しの添付は求められておらず、判定に要るのは数項目の文字情報だけです。この記事では、渡す項目と渡さない項目を先に決めてから、判定表と期限管理表を作る手順を示します。

届出の様式と期限は雇用保険の加入で分かれる

外国人雇用状況の届出は、外国人の雇入れと離職のたびに、すべての事業主が行う義務です。対象は外国人労働者のうち、在留資格が「外交」「公用」の人と特別永住者を除いた人です。怠ったり虚偽の届出をしたりすると、30万円以下の罰金の対象になります。

様式と期限は、雇用保険の被保険者になるかどうかで2通りに分かれます。

被保険者になる人は、雇用保険の届出を出すことが外国人雇用状況の届出を兼ねます。アルバイトなど被保険者にならない人だけが、様式第3号を別に出します。電子申請は、被保険者ならe-Gov、そうでなければ専用の届出システムから行えます。

様式第3号には、令和9年4月1日から使う新しい様式が別に案内されています。年度をまたいで運用するときは、提出日に合う様式を選びます。

国や地方公共団体は、届出でなく「通知」の扱いです。被保険者でない外国人については、専用の通知書を使い、期限は雇入れが翌月10日まで、離職が翌日から起算して10日以内です。民間の事業主向けの表とは期限が違うので、自治体や独立行政法人に近い立場の読者は、ここで取り違えないでください。なお独立行政法人・国立大学法人・公社等は、届出が必要です。

Claudeに渡す項目と、渡さない項目を分ける

届出書には、氏名・在留資格・在留期間・生年月日・性別・国籍・地域・資格外活動許可の有無・在留カード番号を書きます。ただし「届出が必要か」「いつまでか」を判定するだけなら、必要な項目はもっと少なくて済みます。

Claudeは画像のアップロードに対応しており、写真から文字を読ませること自体はできます。それでも渡さない運用にしておくと、氏名や番号を扱う範囲が社内の人の手元に限られ、AIへ渡してよいかの判断も毎回しなくて済みます。扱いを決める前に、社内の個人情報の取扱規程と、使っているプランのデータの扱いを確認してください。

手順1: プロジェクトに線引きと判定ルールを書く

毎回の入力を減らすため、Claudeのプロジェクトを使います。プロジェクトには指示文とファイルを置けます。ただし、同じプロジェクトの中でも会話どうしは文脈を共有しません。繰り返し使うルールは、指示文かプロジェクトのファイルに書いておきます。

あなたは人事労務担当の補助です。外国人雇用状況の届出の
要否と期限を、私が渡す情報だけで判定表にします。
 
守ること:
- 氏名、生年月日、在留カード番号は受け取りません。
  渡された場合は、使わずに「不要な情報です」と返します。
- 社員は管理IDで呼びます。
- 判定の根拠は、私が貼ったルール表の行番号で示します。
- ルール表に無い在留資格は、推測せず「要確認」にします。
- 期限は計算式も1行で添えます。

ルール表には、この記事の最初の表(様式と期限)と、後述の判断が分かれる事例をそのまま貼ります。ルール表を自分たちで貼っておくと、Claudeの判定が根拠付きで返り、人が突き合わせやすくなります。

手順2: 採用ごとに判定表を作らせる

雇い入れる人ごとに、次の項目を貼って判定を依頼します。氏名は書きません。

次の3名について、外国人雇用状況の届出の要否・様式・期限を
表にしてください。列は 管理ID / 届出の要否 / 様式 / 期限 /
確認事項 です。
 
A01: 在留資格=技術・人文知識・国際業務、雇用保険=加入、
     雇入れ日=2026-10-15
A02: 在留資格=留学、資格外活動許可=あり、雇用保険=加入しない、
     雇入れ日=2026-10-20
A03: 在留資格=特別永住者、雇入れ日=2026-10-21

返ってくる表は、例えば次のような形になります(この記事での計算例です)。

「確認事項」列を必ず作らせるのがコツです。A02のように届出が必要な人でも、留学生のアルバイトでは資格外活動の許可を受けていることの確認が、届出の際に求められます。

手順3: 期限の日付は計算過程を出させて確かめる

日付の計算は、月末をまたぐと取り違えやすい作業です。「翌月10日」「翌月末日」「翌日から起算して10日以内」が混ざるためです。Claudeには結果だけでなく、計算式を1行で出させます。

• 雇入れ日が2026-10-15で被保険者なら、期限は翌月10日の2026-11-10です
• 雇入れ日が2026-10-20で被保険者でなければ、期限は翌月末日の2026-11-30です
• 離職日が2026-10-31で被保険者なら、翌日の11月1日から数えて10日以内なので2026-11-10です

人が確かめるのは、この3つの型のどれに当てはめたかです。日付の算術そのものを信じるのでなく、「どの規則を使ったか」を読めば誤りに気づけます。件数が多いときは、表計算ソフトで同じ規則の式を入れて、Claudeの出した日付と突き合わせる方法もあります。

手順4: 在留期間の期限管理表を作る

雇入れの届出とは別に、在留期間の満了日が近い人を見落とさない管理表も作れます。在留カードの「在留期間」欄に書かれた満了日を、管理IDとあわせて転記して渡します。

次の表を、在留期間の満了日が近い順に並べてください。
列は 管理ID / 在留資格 / 満了日 / 今日までの残り日数 /
備考 です。今日は2026-10-10です。残り日数の計算式も
備考に書いてください。
 
A01, 技術・人文知識・国際業務, 2027-03-31
A02, 留学, 2027-01-15
A04, 技能, 2026-12-20

出力を社内の管理台帳に貼り、毎月の更新作業で上書きします。満了日を過ぎても就労を続けさせてよいかなど、在留資格そのものの判断はClaudeに任せません。そこは入管の窓口や専門家に確かめる領域です。

届出書への記入は人が在留カードを見て行う

判定表ができても、届出書を埋めるときは、在留カード(または旅券)を提示してもらい、人が目で見て記入します。届出書に書く内容は、チェックリストが次のように整理しています。

• 氏名は通称名でなく、在留カードの本名を書く
• 在留資格と在留期間は、在留カードの記載どおりに書く
• 在留カード番号は12桁(英字2桁・数字8桁・英字2桁)を書く
• 資格外活動許可は、在留カード裏面の欄や許可書で、許可の有無と制限の内容を確認する

在留カードが偽造や変造でないかは、国が配布する無料の「在留カード等読取アプリケーション」で、読み取った情報と券面を見比べて確かめます。この確認はClaudeの役割ではありません。

判断が分かれやすいケースはルール表に足しておく

届出の要否で迷う典型は、厚生労働省の届出Q&Aに答えがあります。ルール表に足しておくと、Claudeの判定にQ&Aの根拠を付けさせられます。

• 留学・家族滞在: アルバイトも届出の対象です。資格外活動の許可を受けていることを確認します
• 派遣労働者: 届出が必要です。登録型派遣は、派遣先が決まって雇用関係が生じるたびに雇入れの届出を出します
• 日本人の配偶者等・永住者・定住者: 日本国籍を取得していない限り外国人なので、届出の対象です
• 短期アルバイトで期限前に離職: 雇入れと離職をまとめて届け出られ、様式に両方の日付を書きます
• 外国人と判断できなかった場合: 氏名や言語から通常の注意で外国人と判断できなかったなら、確認・届出をしなくても法違反には問われません

これらはQ&Aの回答の要約です。個別の事案でQ&Aに当たらないものは、最寄りのハローワークに確認します。

提出前のチェックリストを点検表にする

厚生労働省の「適正な外国人雇用状況の届出のためのチェックリスト」は、確認項目を10個ほど並べています。これを点検表にして、提出前に人が1件ずつ印を付ける運用が現実的です。Claudeには、チェックリストを貼ったうえで、管理IDごとの空欄付きの表にさせます。

貼ったチェックリストの各項目を列にして、管理ID A01〜A03 の
点検表を作ってください。マス目は空欄のままにします。
私が提出前に1件ずつ確認して埋めます。

点検表の中身は、本名で書いたか、在留資格と在留期間を券面どおりに書いたか、番号が12桁か、雇入れと離職の両方を期限内に出したか、といった項目です。雇用保険に入らないアルバイトも含めて、特別永住者と「外交」「公用」以外の全員を対象にしたか、という項目も入ります。Claudeが埋めるのは表の枠だけで、確認の印は人が付けます。

よくあるつまずき

• 氏名や番号をうっかり貼る: プロジェクトの指示に「受け取らない」と書いておくと、貼ったときに使われず返されます。それでも貼らない運用を先に守ります
• 在留資格の表記がゆれる: 「技人国」と略した入力は、ルール表の名称と一致せず「要確認」になります。在留カードの表記どおりに転記します
• 離職の届出を忘れる: 雇入れだけ管理して、離職が抜ける例です。判定表に「離職日」の列を足し、空欄を確認します
• 被保険者かどうかが未定: 雇用保険の加入有無が決まるまでは、期限を2通り並べて出させます

人事のデータを外部システムと連携して扱う方法は、SmartHR従業員データをClaudeで確認・更新する人事効率化で扱っています。書類を時系列に並べる同じ型の作業は、Claudeで休職・復職の手続き書類を整理する手順にあります。届出の後に現場へ渡す手順書の用語をそろえるなら、Claudeで作業手順書を多言語化する手順が使えます。

まとめ

Claudeに任せるのは、届出の要否と期限を表にし、満了日の近い順に並べる作業までです。氏名と在留カード番号は渡さず、管理IDで呼びます。届出書の記入と偽造の確認は、在留カードを見ながら人が行います。

最初に作るのは、様式と期限の表、判断が分かれる事例、守る線引きを書いたプロジェクトです。これが1つあれば、採用のたびに同じ型で判定できます。