Claudeで保険の募集経過記録を整える手順 — 面談メモから推奨理由まで

募集経過記録の整理は、面談メモを時系列に並べ直し、「顧客が言ったこと」「募集人が説明したこと」「募集人の所見」を3つの欄に仕分ける作業から始めるのが向いています。この仕分けをClaudeに任せ、記録の中身と最終判断は募集人が持つ形です。

保険募集の面談は、意向のヒアリング、プランの提案、比較、申込み前の確認と、複数回に分かれます。メモは日付順に並んでいても、どの時点で顧客の意向が変わったのか、なぜそのプランを勧めたのかが読み取れないことが多く、後から経過を説明する場面で困ります。ここでは監督指針が記録や保存に触れている箇所を拾い、それを枠にしてメモを経過記録へ整える手順を示します。

「募集経過記録」は監督指針のどこに根拠があるのか

結論から言うと、「募集経過記録」という名前の書面を、保険業法や保険会社向けの総合的な監督指針が一律に定めているわけではありません。経過に当たる情報は、場面ごとに別々の記録として求められています。

記録や保存に触れている箇所は、場面別に6つあります。

この表で押さえたいのは、各行の適用対象が違う点です。銀行等の保険募集指針に関する記載は銀行等が対象で、すべての代理店に当てはまる規定ではありません。比較推奨販売の項目は、二以上の所属保険会社等を有する保険募集人が対象です。

つまり、募集経過記録は「法定の様式」ではなく、これらの記録を面談の流れに沿って1本につなぐための社内の整理です。様式や保存期間は、自社の社内規則と所属保険会社の指示に合わせて決めます。このあと示す手順は、様式を決める側ではなく、決まった様式にメモを流し込む側の作業です。

面談メモを3つの欄に分ける設計

経過記録の欄は、次の3つに絞ると崩れにくくなります。

• 顧客の発言: 顧客が口にした言葉、書いた回答。原文に近い形で残す
• 募集人の説明: いつ、どの資料を使って、何を説明したか
• 募集人の所見: 顧客の反応の受け止め方、推奨の理由、気になった点

3つを混ぜると、後から読んだ人は「顧客がそう言ったのか、募集人がそう受け取ったのか」を判別できなくなります。監督指針は、意向を属性から推定する方法を認めつつ、どのような意向を推定してプランを設計したかを交付書類で説明するよう求めています(II-4-2-2(3)の注)。把握した意向と推定した意向を区別して残す、という考え方と同じ向きです。

整えた後の記録でも、「勧めた」という行為は所見の欄に移っています。ここで足りないのが日付、同席者、使った資料です。次の手順で、足りない項目を聞き返させます。

手順1: 素材を揃えて匿名化する

Claudeに渡す素材は、次の3つです。

1. 面談メモ(日付ごとに分かれているもの。箇条書きのままでよい)
2. 使った資料の名称一覧(設計書、パンフレット、契約概要など)
3. 自社の経過記録の様式(欄の名前だけでもよい)

入力の前に、氏名、住所、電話番号、証券番号、勤務先名は「顧客A」「契約X」のような仮名へ置き換えます。健康状態や病歴のように機微な情報は、仮名にしても入力しない運用にとどめます。個人向けプランでは、設定によってチャットがモデルの改善に使われる場合があるとされているため、会社の規程で入力が許されている範囲かを先に確かめてください。

手順2: 時系列の経過記録に整えさせる

最初の依頼は、メモを日付順の表にすることです。解釈や推奨は書かせません。

あなたは保険代理店の事務補助です。以下の面談メモを、
日付ごとの経過記録に整理してください。
 
ルール:
- 欄は「日付」「同席者」「顧客の発言」「募集人の説明」
  「使った資料」「募集人の所見」の6つ
- 「顧客の発言」には、メモに書かれた顧客の言葉だけを入れる
- メモに書かれていない項目は空欄にせず「メモに記載なし」と書く
- 推測で日付や同席者を補わない
- 所見の欄に、メモにない評価を足さない
 
[面談メモをここに貼る]

「メモに記載なし」と明示させるのが要点です。これがないとClaudeは自然な文章にするために、同席者や資料名を補いがちです。補われた項目は、記録としての信頼を一番損ないます。

返ってきた表は、メモと突き合わせて1行ずつ見ます。日付と数字(保険料、保険金額、保障期間)は、元のメモ・設計書と一致しているかを人の目で確かめる箇所です。

手順3: 意向の変化と相違点の欄を作る

意向把握では、最初に把握した意向と、最終的に確定した意向を比べ、違いがあればその点を確認する流れが示されています(II-4-2-2(3)ア)。経過記録でこの流れが追えると、後から経過を説明しやすくなります。

手順2の表をもとに、顧客の意向の変化を整理してください。
 
出力:
1. 初回面談で顧客が述べた意向(原文引用)
2. 最終面談時点の意向(原文引用)
3. 両者の相違点と、相違点を確認したと読める記載の有無
   (記載がなければ「確認の記載なし」と書く)
 
ルール:
- 意向は顧客の発言からのみ取る。年齢や家族構成から推定した意向は
  別枠に「推定」と明記して分ける

「確認の記載なし」と出た行は、記録の穴の候補です。穴が見つかったら、記憶を頼りに書き足すのではなく、確認した事実があるか、確認の記録(メール、アンケート、設計書の控え)が別にあるかを探します。

手順4: 推奨理由の欄を下書きする

複数の保険会社の商品を扱う代理店(二以上の所属保険会社等を有する保険募集人)が特定の商品を提示・推奨するときは、その提示・推奨理由を分かりやすく説明することが求められています(II-4-2-9(5))。理由が商品特性や保険料水準などの客観的な基準に基づかない場合は、その基準や理由(特定の保険会社との資本関係や、事務手続・経営方針上の理由を含む)も説明するとされています。

記録の側では、説明した理由を欄に残しておくと、社内規則に沿った検証がしやすくなります。次の指示で、理由の欄の下書きを作らせます。

次の情報だけを使って、推奨理由の欄の下書きを作ってください。
 
入力:
- 顧客の意向(原文引用付き)
- 絞込み前の比較対象商品の一覧
- 各商品の保険料、保障内容(設計書の記載)
 
ルール:
- 理由は「顧客の意向」と「設計書の客観的な数値・内容」だけで書く
- 手数料の水準、特定の保険会社との関係を、理由として書かない
- 推奨しなかった商品がある場合、除外した客観的な基準を書く
- 根拠が入力にない箇所は「根拠となる記載なし」と書く

ここでの禁止事項には根拠があります。監督指針は、客観的な説明を装いながら、実質的には代理店の受け取る手数料水準の高い商品へ誘導するために絞込みや推奨を行わないよう留意を求めています(II-4-2-9(5)の注1)。「公平・中立」を掲げる場合は、資本関係や手数料の水準などを基準や理由に考慮しないことにも触れられています。

Claudeが書いた理由が、実際に募集人が考えた理由と同じかどうかは、本人にしか分かりません。理由の欄は、下書きを読んだ募集人が自分の言葉に直し、実際の判断と食い違う箇所を消してから確定します。

手順5: 抜け漏れを点検させる

仕上げに、完成した経過記録を点検させます。ここでは書き足させず、指摘だけを出させます。

完成した経過記録を点検し、次の観点で指摘だけを出してください。
記録の修正案は出さないでください。
 
観点:
1. 顧客の意向が変わった箇所に、変化を確認した記載があるか
2. 提案したプランごとに、使った資料の記載があるか
3. 推奨理由が、顧客の発言か設計書の数値に結びついているか
4. 「メモに記載なし」の項目が残っていないか
5. 日付が前後していないか、同じ日付に矛盾する記述がないか
 
出力は「該当行」「指摘内容」の2列の表にしてください。

指摘に挙がった項目は、記憶ではなく、手元の資料(メールの履歴、申込書の控え、録音がある場合はその内容)に当たって埋めます。高齢の顧客への募集や電話での新規募集では、募集内容や通話内容の記録・保存が求められる取組みとして挙げられています(II-4-4-2-1)。録音がある面談では、録音内容と記録の突合も、人が行う作業として残ります。

場面によって足す欄が変わる

6つの欄は共通の土台で、顧客や募集形態によって欄を足します。足す欄は、冒頭の表で記録に触れていた場面と対応させると決めやすくなります。

高齢の顧客には、親族の同席、複数回に分けた募集、契約後のフォローアップといった取組みが例示されています(II-4-4-2-1(4))。同席者の欄と、募集を何回に分けたかの欄が、記録として効いてくる場面です。

電話で新規の募集を行う場合は、説明すべき内容を定めたトークスクリプトを整備し、通話内容を記録・保存することが取組みとして挙げられています(II-4-4-2-1(5))。経過記録に「使ったスクリプトのバージョン」と「通話記録の保管先」の欄を足しておくと、記録同士の行き来が楽になります。

乗合代理店で複数社の商品を比較した面談では、絞込み前の商品一覧を記録に残しておきます。何を比べ、何を理由に外したのかが、手順4の欄の裏付けになるためです。

Claudeには、これらの欄を足した様式を渡し、同じ指示で整えさせます。欄が増えても、「メモにない事実は補わない」「記載がなければそう書く」という2つのルールは変えません。

後から書き足さないための運用

経過記録で最も避けたいのは、面談から時間が経ったあとにClaudeで整え、あたかも当日に書いたように見える記録を作ることです。次の運用で防げます。

• 整える作業は、面談の当日か翌営業日までに行う
• 記録に、整理した日付と担当者を別欄で残す
• 元のメモは整理後も消さず、原本として保管する
• 後から修正した箇所は、修正日と理由を残す

元のメモを残しておくと、Claudeが整えた表と原本の違いを後から検証できます。

Projectsにひな形を置く

毎回同じ指示を貼るのは手間なので、Claudeの「プロジェクト」にひな形を置きます。プロジェクトは、独自のチャット履歴と知識ベースを持つ作業スペースで、文書や文脈をアップロードして使えます。TeamプランとEnterpriseプランでは、組織のメンバーとの共有もできます。

プロジェクトの指示欄には、たとえば次のような内容を入れます(例示です)。

このプロジェクトは、保険募集の面談メモを経過記録に整えるために使う。
 
- 出力は「顧客の発言」「募集人の説明」「募集人の所見」を分ける
- メモにない事実(日付、同席者、資料名、顧客の意向)を補わない
- 不明な項目は「メモに記載なし」と書く
- 商品の優劣や推奨は、募集人が指示した場合だけ、設計書の記載に
  基づいて下書きする
- 手数料、特定の保険会社との関係を推奨理由に書かない

知識ベースには、自社の経過記録の様式と、記録に使う用語の一覧を入れます。顧客の情報は知識ベースに入れず、面談ごとの会話にだけ貼ります。

まとめ

経過記録の価値は、きれいに整っていることより、メモにない事実を足していないと後から示せることにあります。元のメモと整えた表を並べて残しておけば、その裏付けになります。

最初に試すなら、過去の面談メモ1件を匿名化し、手順2の指示で表にして、元のメモと突き合わせてみてください。補われた項目がいくつ出るかを見れば、自社のメモの書き方と、指示文の直しどころが見えてきます。顧客の個人情報をどこまで入力するかは、Claudeに医療保険証券を読ませて保障内容を見直すの運用ともそろえておくと、社内で迷いにくくなります。