Claudeで住民説明会の想定問答と議事要旨を作る — 反対意見の論点を先に洗う

住民説明会の準備で一番時間がかかるのは、説明そのものより「何を聞かれるか」の洗い出しです。計画案の資料は読み込んでいるはずなのに、当日は想定外の質問が出て、その場で答えられない項目が持ち帰りになります。

Claudeは、この洗い出しの前段に向いています。説明資料と過去の意見をProjectsに置き、反対意見が出そうな論点を先に書き出させ、資料に答えが載っていない論点を見つけます。説明会が終わった後は、当日の発言の記録から議事要旨の下書きを起こせます。手順を順に見ていきます。

説明会の前と後で、Claudeに任せる範囲

任せるのは、資料の読み込みと下書きです。何を説明し、何をまだ決まっていないと答えるかは、担当課が決めます。

住民の意見には、氏名や住所、特定の個人が分かる事情が含まれます。生成AIに入力してよい範囲は、自団体の規程と情報政策担当課の判断が先です。庁内での線引きの考え方は自治体の生成AIガイドラインとClaudeにまとめています。以降は、使える環境が確保されている前提で進めます。

Projectsに何を置くか

Projectsは、独立したチャット履歴と知識ベースを持つ作業スペースです。知識に置いたファイルは、そのプロジェクトのすべてのチャットで文脈として使われます。説明会は準備から事後まで数週間にわたるため、資料を毎回貼り直さずに済む点が効きます。

置く資料は、次のものに絞ります。

• 計画案の本文と概要版(説明会で配る資料と同じ版)
• 説明会で投影するスライドの文字データ
• 過去の意見(パブリックコメント、陳情、前回説明会の質疑)
• 関連する条例・要綱の該当部分
• 同種の事業で過去に出た質問と回答

ファイル名は、版と種類が分かる形にしておくと、指示で名指ししやすくなります。

計画案_本文_第2版.pdf
計画案_概要版_説明会配布用.pdf
意見_陳情_R7_まとめ.docx
質疑_前回説明会_R6.txt

ここで注意したいのは、プロジェクトの知識に置いたファイルが「文字の抽出のみ」で読まれる点です。ヘルプには、プロジェクトのファイルは1ファイル30MBまで、内容はテキスト抽出のみ(マルチモーダルPDFを除く)と書かれています。計画案の中の位置図や断面図、グラフは、文章として書かれていなければ、論点の洗い出しに反映されません。図に意味がある資料は、図の説明を文章で添えたものを別に置きます。

PDFは、100ページ以下なら文章と図表などの視覚要素の両方が分析され、101〜1000ページでは文章のみになります。大部の計画書は、論点に関わる章を抜き出して置くほうが、読み落としを減らせます。

アップロードできる文書形式は、PDF、DOCX、CSV、TXT、HTML、ODT、RTF、EPUB、JSON、XLSXです。XLSXはコード実行とファイル作成を有効にした場合に限られます。ヘルプの対応形式の一覧に、音声ファイルは載っていません。説明会の録音は、そのままでは置けないということです。当日の記録の扱いは、後半で説明します。

資料が増えて知識が上限に近づくと、有料プランでは自動でRAGモードに切り替わり、容量は最大約10倍まで広がります。Freeプランではプロジェクトは5つまでで、RAGは使えません。

指示文に書いておくこと

プロジェクトの指示文は、そのプロジェクトのすべてのチャットに効きます。説明会では「資料にないことを答えにしない」が一番大事な決まりです。一例です。

あなたは自治体の事業担当課を補助します。
- プロジェクト知識にある資料だけを根拠にします。
- 資料にない数字・日付・約束は書かず「資料に記載なし」と書きます。
- 答えの根拠には、資料名と章・節を括弧で添えます。
- 決定していない事項は、決まっているように書かず
  「検討中」「今後決定」と区別して書きます。
- 住民個人の氏名・住所は出力に含めません。

「決定していない事項を区別する」の一行が重要です。計画案の段階では、説明会で言える範囲と言えない範囲があります。これを混ぜた想定問答は、そのまま使うと、担当者が意図しない約束になります。

指示文を書いても、資料にない内容を書かなくなる保証はありません。出力の確認は後で行います。なお、プロジェクトを作るときに付ける名前と説明は、Claudeからは参照できません。説明会の日付や対象地区は、名前ではなく指示文か資料に書きます。

手順1: 反対意見の論点を先に洗う

最初に頼むのは、答えの作成ではなく論点の洗い出しです。計画案の中で、住民が反対や懸念を持ちそうな点を挙げさせ、各論点に対して資料に答えがあるかを表にさせます。

計画案の本文と過去の意見をもとに、説明会で反対や懸念が
出そうな論点を挙げてください。次の表にします。
| 論点 | 想定される意見 | 過去の意見に同趣旨があるか |
| 計画案に答えが載っているか(章・節) |
計画案に答えが載っていない論点は「記載なし」と書いてください。

見るべき列は「記載なし」です。そこに並ぶ論点は、説明会までに担当課が答えを用意するか、「検討中」と答える方針を決めておくべき項目です。資料の穴が、議場ならぬ会場で見つかるより前に分かります。

過去の意見と同趣旨かどうかの列は、論点の重みを見る手がかりになります。ただし、件数の多少が賛否の実際の分布を表すとは限りません。意見を出す人は、住民全体の一部です。論点の優先順位の判断は、地域をよく知る職員が行います。

手順2: 想定問答を作る

論点が整理できたら、論点ごとに想定問答を作ります。答えの型を決めておくと、説明者の間で言い方がそろいます。

依頼文の例です。

論点1〜5について、想定問答を作ってください。
- 質問は住民の言葉で書きます。
- 答えの冒頭に【記載あり】【未決定】【持ち帰り】のいずれかを付けます。
- 【記載あり】には資料名と章・節を添えます。
- 感情的な質問には、事実の説明の前に受け止める一文を入れます。

出てきた想定問答は、担当課の会議でそのまま読み上げて確認します。【未決定】と【持ち帰り】の割合が高い論点は、説明会までに方針を決めるべき箇所です。

手順3: 当日の発言を記録に落とす

説明会が終わったら、議事要旨の下書きを起こします。ここで先に押さえておくのは、材料の形です。

対応形式の一覧に音声ファイルは載っていないため、録音そのものをアップロードして要約させる前提では組めません。文字起こしを別の手段で用意し、テキストやDOCXの形で渡します。録音を会議の文字起こしにつなぐ方法は、PlaudのMCPで録音を検索する手順とコールセンターの応対記録の要約に、個人情報の前処理を含めてまとめています。

文字起こしを渡す前に、次の点を決めておきます。

• 住民の氏名や住所を、渡す前に外すか、「質問者A」のような記号に置き換えるか
• 発言者の区別を、「住民」「事業担当」「司会」の役割で残すか
• 録音の保存先と、文字起こしテキストの扱い(保存期間・保管場所)

住民の発言は、個人が特定できる形で残す必要がある場合とない場合があります。記録のルールは自団体の規程が先です。

手順4: 議事要旨にまとめる

文字起こしは、そのままだと長く、同じ質問が言い回しを変えて何度も出ます。要旨にするときは、質問と回答を対にします。

添付の文字起こしから、議事要旨の下書きを作ってください。
- 質問者は「住民A」「住民B」のように記号で書きます。
- 質問と回答を1組にして、発言順に並べます。
- 同じ趣旨の質問は1つにまとめ、まとめた件数を添えます。
- 回答がその場でできなかった事項は、末尾に「持ち帰り事項」として
  一覧にします。
- 文字起こしにない発言を補わないでください。

「文字起こしにない発言を補わない」は、必ず入れます。要旨は後から参照される記録になるため、発言していないことが書かれると、後で食い違いになります。

下書きの構成は、おおよそ次の形になります。以下は例示で、様式は自団体のものに合わせます。

持ち帰り事項は、議事要旨の中で一番実務に効く部分です。誰がいつまでに回答するかを担当課で決め、その結果を次の回の説明会や、事後の周知に反映します。

手順5: 要旨を原本と照合する

議事要旨は、そのまま使わず、必ず文字起こしと録音で確かめます。

• 質問と回答の組が、元の発言と対応しているか。回答が別の質問のものになっていないか
• 数字・日付・地名が、文字起こしと一致しているか
• 「反対」「賛成」などの立場を、Claudeの解釈で付けていないか
• 持ち帰り事項が、取りこぼされていないか

最後の点には確認のコツがあります。文字起こしの中で「後日お答えします」「確認します」という趣旨の発言を、Claudeに別途抜き出させます。要旨の持ち帰り事項と並べ、抜けがないかを見ます。

文字起こしから、事業担当者が「後日回答する」「確認して回答する」
趣旨で答えた箇所をすべて抜き出し、発言の前後2行とともに
一覧にしてください。

2つの一覧が食い違えば、どちらかに取りこぼしがあります。原本に当たって確かめるのは職員です。

資料の更新と共有

説明会は、一度で終わらないことが多い取り組みです。計画案が修正されたら、古い版を知識に残さず、新しい版に差し替えます。版が混ざると、想定問答が古い案の数字で作られてしまいます。

また、プロジェクト内でも、チャット同士は文脈を共有しません。あるチャットで確定した答えは、知識に資料として戻さない限り、別のチャットには引き継がれません。担当課の会議で決まった回答方針は、メモを作ってプロジェクトに追加します。

TeamまたはEnterpriseプランでは、プロジェクトを組織内のメンバーと共有できます。権限は「Can view」と「Can edit」の2段階で、閲覧のみの課長と、資料を更新する起案担当を分けられます。共有できるかどうかは、組織の管理者の設定によります。

Claudeのメモリーはプロジェクトごとに分かれていて、「Use account memory」をオフにすると、プロジェクトのメモリーを他と完全に分けられます。他の住民対応の記憶が混ざらないよう、説明会の案件は専用のプロジェクトにしておくのが無難です。

説明会が終わったプロジェクトは、アーカイブで整理できます。アーカイブしても、共有の権限やメンバーは外れません。アクセスを止めたいときは、共有設定でメンバーを外します。

議会答弁やパブリックコメントとの使い分け

同じ「想定問答」でも、相手が違えば置く資料と注意点が変わります。議会答弁は、過去の会議録との整合が焦点です。手順はClaudeで議会答弁案と想定問答を作るにあります。パブリックコメントは、数百件以上の意見を分類して「考え方」にする作業で、パブリックコメントの意見を整理する手順で扱っています。

住民説明会は、その場で口頭の質問が出る点が違います。答えを準備しても、想定外の質問は必ず出ます。そのため、想定問答の目的は「全部に答える」ことより、「答えられないことを事前に把握し、持ち帰りの型を決めておく」ことにあります。

新しいProjectsの扱い

サポートページには、Projectsの新方式(ベータ)が案内されています。新方式では、プロジェクトが1つの会話になり、作業が並列のスレッドに分かれてクラウドで動きます。提供はClaude Codeを使うProとMaxの一部の利用者から始まっていて、チャット、Cowork、Team、Enterpriseは後続とされています。

この記事で扱った、知識を置いて指示文を書き、チャットで下書きを起こす使い方は、現行のプロジェクトを前提にしています。自分の画面にどちらが出ているかは、環境によって異なります。

まとめ

説明会の準備で一番価値が出るのは、想定問答そのものではなく、「資料に記載なし」と返ってきた論点の一覧です。そこが、当日に持ち帰りになる項目だからです。論点の洗い出しで穴を見つけ、想定問答で答えの区分を決め、議事要旨では持ち帰り事項を取りこぼさない。この3点を押さえると、説明会の前後の仕事が安定します。