PTAや町内会の文書をClaudeのProjectsで作る

PTAや町内会は、毎年同じような文書を作り続けます。総会の議事録、会報、当番表、退任・就任のあいさつ文といった書式は、前年度の文書を参考にしながら作るケースが大半です。担当が1年ごとに交代することも多く、前任者から引き継いだフォルダの文体を保ったまま新しい文書を書くのは、思いのほか手間がかかる作業です。Claudeのプロジェクト機能を使うと、過去の文書をまとめて読み込ませたうえで、文体を揃えた新しい文書を作成できます。

PTA・町内会の文書作成でClaudeに任せられること

Claudeは、総会議事録や会報、行事の案内文、退任・就任のあいさつ文といったPTA・町内会の文書を、要点を伝えるだけで下書きできます。過去の文書と同じ言葉遣いに揃えることも、Projectsの知識に過去文書を読み込ませれば可能です。

たとえば「今回の懇親会の出席人数と会費、開催日時をもとにお礼の文章を作って」と伝えると、過去のあいさつ文と同じ言葉遣いで下書きが返ってきます。誤字脱字の確認や文章の長さ調整も、同じ会話の中で依頼できます。

具体的には、次のような文書で使えます。

• 総会・役員会の議事録: メモや録音の文字起こしから、決定事項と担当者が分かる形式に整理する
• 会報・お知らせ: 前号の会報と同じ見出し構成で、今月の行事とお知らせをまとめる
• 予算・決算報告: 数字の一覧をもとに、保護者向けに読みやすい説明文を添える
• 退任・就任のあいさつ文: 前任者のあいさつ文と同じ長さ・言葉遣いで下書きを作る
• 当番表の案内文: 当番の割り当て表をもとに、対象者への案内メールや配布文を作る

ただし、Claudeは組織内の言葉遣いの慣習を最初から知っているわけではありません。文体を揃えるには、過去の文書そのものを読み込ませる必要があります。マンション管理組合で規約の改正点を確認する場合は、標準管理規約の令和7年改正をClaudeで突き合わせる手順が参考になります。認可地縁団体の総会書類は、自治会の議案書と書面決議の手順に分けています。

Projectsに過去文書を蓄積してトーンを揃える仕組み

プロジェクト機能には新しいベータ版の展開が始まっていますが、対象はClaude Codeを使うProプラン・Maxプランの一部ユーザーに限られます。チャットで使う既存のプロジェクト機能は従来どおり利用できるため、本記事もこちらを前提に説明します。

Claudeのプロジェクト機能(Projects)とは、それぞれ独立した会話履歴と知識ベースを持つ作業スペースのことです。プロジェクトの中に過去の議事録や会報をアップロードしておけば、その内容を参照しながら文章を作成します。

プロジェクトには「プロジェクトの知識」という機能があり、関連文書やテキストをアップロードして会話の文脈として使えます。加えて、プロジェクトごとに指示文を設定できます。「フォーマルな文体で書く」「特定の役職の立場から回答する」といった調整が可能です。PTAや町内会の文書であれば、昨年度の会報や議事録をまとめてアップロードします。指示文には「昨年度の会報と同じ文体・見出し構成で作成する」と書いておきます。

有料プランでは、プロジェクトの知識が一定量を超えると、Retrieval Augmented Generation(RAG、検索拡張生成)により検索対象が自動的に拡張されます。容量は最大10倍まで拡張されるため、数年分の会報や議事録をまとめて保存していても、必要な部分だけを検索して回答に反映します。無料プランではこの拡張は対象外で、コンテキストウィンドウの範囲を超えて知識を足せません。

実際の作成手順

Claudeのアカウントがあれば、無料プランでも次の手順を試せます。

手順4では、たとえば次のように伝えます。

• 「今月の行事予定と参加費をもとに、会報のお知らせ欄を作って」
• 「先月の総会で決まった3つの議題を、決定事項が分かる議事録の形にまとめて」
• 「今期で退任する会計担当者向けのあいさつ文を、去年の文面と同じ長さで作って」

指示文の例です。

このプロジェクトはPTA本部役員会の文書作成用です。
・文体は「です・ます調」で統一する
・会報の見出しは「ごあいさつ」「今月の行事」「お知らせ」の順に構成する
・金額や日付は算用数字で書く
・保護者向けの案内文は難しい言い回しを避ける

アップロードできる文書形式は、PDF・DOCX・CSV・TXT・HTML・ODT・RTF・EPUB・JSONです。表計算のXLSXは、アカウントでコード実行とファイル作成を有効にしている場合に限ります。JPEG・PNG・GIF・WebPの画像も扱えますが、プロジェクトのファイルは文字の抽出が基本です。写真で撮った回覧板は、チャットに直接貼るか、文字起こししたテキストを知識に入れます。

過去の文書をアップロードする際は、プロジェクトファイルの制限に注意します。1ファイルあたり30MBまでで、ファイル数に上限はありませんが、合計の内容がClaudeの文脈の許容量に収まっている必要があります。画像として貼り込まれた表やイラストの内容は、DOCXなどのPDF以外の文書では読み取れません。

無料プランは作成できるプロジェクト数に上限があります。PTA本部用・学年懇談会用・広報委員会用のように目的ごとに分けたい場合は、この上限に収まるかを先に見ておきます。

何をどこに置くか — 知識・指示文・チャットの使い分け

プロジェクトには置き場所が3つあり、置く場所を間違えると文書の仕上がりが安定しません。

プロジェクトの別のチャットで作った文書は、知識に追加しない限りほかのチャットから見えません。「先月の議事録の続きで」と頼んだのに内容を覚えていないときは、前回の会話がそのチャット内にしか残っていないためです。確定版の議事録は、いったん知識に保存しておきます。

プロジェクトごとにメモリーも別々に保たれます。PTAの話題を個人用のチャットに混ぜたくないときは、プロジェクトの中で会話を進めると記憶が分かれます。誤って関係ないチャットをプロジェクトに入れたときは、そのチャットの「Remove from project」で外せます。

無料プランと有料プランでできることの違い

PTAや町内会の運営は無料プランでも試せますが、資料の蓄積量が増えるほど有料プランとの差が出てきます。

町内会やPTAは役員が毎年入れ替わるため、複数人で同じプロジェクトを編集したいという要望が出やすい場面です。引き継ぎ方は契約するプランで二つに分かれます。

「Can view」のメンバーは、内容・知識・指示文を見たりプロジェクト内でチャットしたりできますが、編集はできません。「Can edit」のメンバーは指示文と知識を変更でき、本部役員に編集権限、他の保護者に閲覧のみを割り当てる運用もできます。メンバーの追加と削除については、ヘルプの概要ページでは編集権限に含まれると書かれ、作成・管理のページには「Can edit」の説明にその記載がありません。権限の範囲は、共有前に試しに一人を追加して確かめられます。

共有はメンバーを個別に指定する方法と、組織全体に公開する方法を選べます。メールアドレスを貼り付けて複数人をまとめて追加することもできます。ただし管理者が公開プロジェクトを無効にしていると、組織全体への共有は選べません。共有された側にはメール通知が届き、プロジェクトの一覧では「Your projects」「Organization」「Shared with you」の3つのタブに分かれます。引き継ぎ先のプロジェクトが見つからないときは、3つのタブをすべて見ます。

年度が替わったら、前年度のプロジェクトは、削除せずアーカイブして残せます。アーカイブしてもメンバーと権限、知識はそのまま残り、解除すれば元の状態に戻ります。ただし閲覧者を外したいときは、アーカイブではなく共有設定でメンバーを削除します。アーカイブ済みのプロジェクトは削除できないので、消す場合は先に解除します。

文書作成でよくあるつまずき

過去文書をそのまま活用しようとすると、いくつかの点でつまずきます。

• 画像のアップロードでは、小さい画像や解像度の低い画像を避けるようヘルプで助言されています。スキャンした文書も画質の影響を受けやすいので、元のWordファイルやテキストファイルがあればそちらをアップロードします。
• DOCXなどPDF以外の文書に画像として埋め込まれた当番表や図表は、Claudeが読み取れません。表の内容は別途テキストで伝えます。
• 知識が増えると、Claudeがプロジェクト知識を検索するツールを使う様子が見えるようになります。有料プランで容量が上限に近づくと自動で検索方式に切り替わるためで、不具合ではありません。ファイル名を「2025年度総会議事録」のように年度と種類が分かる形にし、依頼でもその名前で指定すると、探してほしい資料を取り違えにくくなります。
• 101ページを超えるPDFは、Claudeがテキストのみを処理し、レイアウトや図表は解析対象から外れます。長い会報を1つのPDFにまとめる場合は注意します。
• プロジェクトの指示文を書いたまま更新を忘れると、翌年度の書式変更が反映されず、以前のルールで文書が作られ続けます。役員が変わるタイミングで指示文も見直します。
• Claudeが作る文書はあくまで下書きです。配布前に人の目で内容を確認しておくと、金額や日付、人名の誤りを防げます。
• PTA・町内会の文書には、保護者や住民の氏名・電話番号といった個人情報が含まれることがあります。アップロードする前に名簿など個人情報を含む資料が本当に必要かを見直し、不要な部分は取り除いてから読み込ませます。

町内会によっては、回覧文書をNotePMなどの文書管理システムで保管しているケースもあります。その場合は文書管理システムMCP対応で紹介しているように、MCP経由でシステム側と直接連携する方法も選べます。FAXで届く申込書や連絡文書が多い町内会では、ClaudeをFAX業務で使うで紹介している読み取り・下書き作成の手順も参考になります。地域に日本語を母語としない住民が多い場合は、案内文の多言語化を検討する前にClaudeの翻訳精度をビジネス文書の実例で検証するで翻訳品質の実例を確認しておくと安心です。

まとめ

担当が一人で年度ごとに引き継ぐならPro・Maxで足り、複数の役員が同じプロジェクトを編集するならTeam・Enterpriseの共有が必要になります。人数と、前年度の資料を残す期間を先に決めておくと、プランも置き場所も選びやすくなります。外国籍の住民にも読まれる会報なら、広報紙をやさしい日本語に直す手順の書き換え規則も参考になります。