Coworkで契約更新日をリマインドする手順 — 毎朝の照合タスクの作り方

既存顧客の契約更新は、気づいたときには期限が目前という事故が起きやすい業務です。Coworkのスケジュールタスクなら、更新日の一覧を毎営業日に照合し、「更新まで90日・60日・30日・7日」の顧客だけを拾い上げるレポートを自動で作れます。ここでは、その設計と依頼文、作成手順、運用の注意点を順に示します。

更新日の追跡は「毎営業日に照合する」形で組む

スケジュールタスクの頻度は、hourly(毎時)、daily(毎日)、weekly(毎週)、on weekdays(平日)、manually(手動)から選びます。「更新日の30日前に1回だけ動く」といった日付指定や、月次の選択肢は、作成画面の項目には並んでいません。

そこで発想を変えます。顧客ごとに「30日前に動くタスク」を作るのではなく、1つのタスクを平日の朝に回し、実行のたびに一覧と今日の日付を突き合わせます。

• 頻度は「平日」にする。土日は営業が止まるので、動かす意味が薄い
• 依頼文に「更新まで何日以内の顧客を拾うか」の閾値を書く
• 該当がなければ「該当なし」と1行で返させる

この形にすると、顧客が100社に増えてもタスクは1つのままです。契約の追加や更新日の変更は、一覧の側を直すだけで済みます。

契約更新の一覧を用意する

タスクの入力になる一覧は、Claudeが読み取れる場所に置きます。ここに制約があります。スケジュールタスクは、組み込みのスケジュール設定と、コネクタおよびClaudeアカウントに保存したファイルで動きます。自分のPCのフォルダには紐づけられません。

つまり、デスクトップのExcelファイルを一覧にするのは向きません。次のどちらかにします。

この制約は裏返すと利点になります。コネクタとアカウント保存のファイルだけで動くタスクはリモートで実行され、PCがスリープ中でも、Claude Desktopを閉じていても、決めた頻度で走ります。朝9時に自席へ着く前にレポートが出来上がっているのは、この仕組みのおかげです。

手動作成の画面には作業フォルダを指定する項目もあります。ただし、ローカルのファイルやアプリを必要とするタスクは、ローカルでしか動きません。PCが起動していないと、朝のリマインドが届かない原因になります。一覧の置き場所にコネクタかアカウント保存を選ぶ理由は、ここにあります。

一覧の列は、次のように最小限で足ります。

日付は「2026-12-31」のように年月日の形式へ統一します。「12/31」や「年末」のような曖昧な表記が混じると、残り日数の計算がぶれます。

依頼文に書くこと

依頼文は、実行のたびにClaudeが読み直す指示書です。「やり方」でなく「欲しい結果」を書くと安定します。考え方はCoworkタスク指示の書き方にまとめています。

次は、そのまま貼り付けて使える依頼文の例です。

連携済みのスプレッドシート「契約更新管理」を読み、
実行日から見た契約終了日までの残り日数を顧客ごとに計算してください。
 
対象は、残り日数が90日・60日・30日・7日以内に入った顧客です。
それぞれ、次の観点で確認事項を出してください。
 
- 90日以内: 更新意向のヒアリング時期。担当者と契約内容を明記
- 60日以内: 見積もりや条件変更の準備が要るか
- 30日以内: 更新条件メモの解約期限が近づいていないか
- 7日以内: 未確定の顧客を先頭に並べる
 
出力の先頭に、計算に使った実行日を書いてください。
該当する顧客がいない日は「該当なし」とだけ書いてください。
契約終了日が過去、または日付として読めない行は、
末尾の「要確認」欄にまとめてください。

ポイントは次の3つです。

1. 「実行日」を出力の先頭に書かせる。日付の取り違えがあれば、レポートを開いた瞬間に気づけます
2. 「該当なし」を明示させる。何も出ない日と、失敗して何も出なかった日を区別できます
3. 読めない行は「要確認」に集める。一覧の不備が、黙って落ちるのを防ぎます

閾値を4段階に分けているのは、段階ごとに確認する中身が違うためです。90日前は意向の確認、30日前は解約期限の確認、といった具合に、期限の近さで担当者の動きが変わります。

スケジュールタスクを作る手順

作り方は2通りあります。どちらでも、タスクは独立したCoworkセッションとして実行されます。

Claudeと会話しながら作る

1. 左サイドバーの「Scheduled」を開く
2. 右上の「New task」から「Create with Claude」を選ぶ
3. 上の依頼文と「平日の朝9時に実行したい」旨を伝える
4. Claudeからの質問に答える
5. 提案されたタスク名・スケジュール・内容を確認し、「Schedule」をクリックする

Cowork内のタスクで /schedule と入力する方法もあります。Claudeが提案する内容を見てから確定できるので、初めてなら会話形式が安全です。

手動で項目を埋める

「New task」から「Set up manually」を選ぶと、次の項目を入力する画面が開きます。

• タスク名
• 依頼文(上の例を貼る)
• 承認モード
• 頻度(平日を選ぶ)
• 使用するモデル(任意)
• 作業フォルダ(任意。今回は指定しない)

「Save」を押すと、Scheduledページにタスクが追加されます。

Coworkはチャットと統合されつつあり、Pro・Maxでは画面に「Chat」「Cowork」の切り替えが表示されない場合があります。その場合は、通常の会話で「毎平日の朝9時に、〜してください」と頼み、提案内容を確認して「Schedule」を押します。細かい画面操作の違いはCoworkスケジュールタスクの作成方法で扱っています。

顧客への連絡はClaudeに送らせない

リマインドの出力先は、まず自分が読むレポートにします。安全ガイドは、スケジュールタスクに次のことを求めています。

• 生成や集計のような低リスクな作業から始める
• 機密ファイルへのアクセスや、本人に代わる送信、購入、取り消しにくい操作は避ける
• 実行のたびに結果を確認する

契約更新の管理は、この指針とよく合います。顧客名と契約金額を扱うので、外部に出る動きはそもそも避けたい領域です。

Slackの自分宛てチャンネルへ要約を流す使い方は、日次ブリーフィングと同じ型です。組み方はClaudeで複数ツール横断の日次ブリーフィングを自動生成するが参考になります。承認モードの選び方はCoworkの承認ゲートの設計で整理しています。なお、Claudeは、どのモードでもファイルの完全削除の前には確認します。

一覧そのものを書き換えさせるかどうかも、先に決めます。残り日数の計算結果を一覧へ書き戻すと便利ですが、書き込みを伴うタスクは失敗の影響が残ります。最初の数週間は読み取り専用で運用し、レポートの精度を確かめてから広げる順序が無難です。

初回の動作確認と、その後の運用

スケジュールを待たずに、Scheduledページからタスクを開いて「Run on demand(オンデマンド実行)」で1回動かせます。確認するのは次の点です。

• 出力先頭の実行日が、実際の今日と合っているか
• 残り日数の計算が、手計算と一致するか
• 閾値の境界にいる顧客(ちょうど30日など)が、意図した段階に入っているか
• 過去日付や書式不備の行が「要確認」に入っているか

境界の確認には、依頼文の実行日を一時的に指定する方法が使えます。「実行日を2026-11-01として計算してください」と書き換えて動かせば、更新日が遠い一覧でも、各段階の出力を試せます。確認が済んだら、この一文は消します。

運用に入ってからは、次の3点を習慣にします。

• 定期的に結果を見る。Scheduledページで、今後の実行と過去の実行を開いて確認できます
• 一覧の更新に締め切りを設ける。契約が更新されたら、次の期限へ日付を書き換えます。ここが遅れると、更新済みの顧客が毎日リマインドに出続けます
• 使わなくなったら一時停止か削除する。見ないまま走らせ続けません

タスクが動いていない、あるいは動いたのに結果がおかしい場合は、切り分けの手順を別に用意しています。実行されないときはCoworkスケジュールタスクが実行されないときの確認手順、実行後の失敗はCoworkでタスク失敗をリカバリするが扱います。

よくあるつまずき

ここまでの設計で起きやすい不具合は、たいてい一覧か依頼文の側にあります。

• 残り日数がずれる。日付の書式が行ごとに違うのが原因です。「2026/12/31」と「令和8年12月末」が混在していたら、年月日の形式に直します。直せない行は「要確認」に入る想定にしてあります
• 更新済みの顧客が出続ける。契約終了日を次の期間へ書き換えていないためです。更新の締結と同じ日に、一覧も直す運用にします
• 閾値の境界の顧客が漏れる。「30日以内」と「30日前」は、ちょうど30日の扱いが変わります。依頼文には「以内」で書き、初回確認で境界の顧客を試します
• 同じ顧客が90日と60日の両方に出る。段階は「以内」で判定するため、60日以内の顧客は90日以内にも含まれます。「最も近い段階だけ出す」と一文足すと重複が消えます

契約書の中身を確認したいときの使い分け

このタスクが見るのは、一覧の日付と契約メモだけです。更新にあたって契約書の条文そのものを見直したい場合は、別の作業として切り分けます。フォルダ内の契約書をまとめて点検する方法はCoworkで契約書をバッチレビューするにあります。

役割を分けておくと、毎朝のタスクは軽く保てます。日次で回すのは日付の照合だけにし、条文レビューは更新が近づいた顧客について、必要なときに手動で依頼します。

まとめ

Coworkのスケジュールタスクには、月次や日付指定の頻度がありません。契約更新の追跡は、平日の朝に1つのタスクを回し、依頼文の閾値で「更新まで何日か」を判定させる形が現実的です。

一覧はコネクタ経由のスプレッドシートかアカウントに保存したファイルに置き、出力は自分が読むレポートに限ります。顧客へ届く連絡は人の手に残します。最初は読み取り専用で数週間回し、実行日の表示と「要確認」欄で精度を確かめてから、運用範囲を広げます。