Claudeで英検の準会場申込の名簿を取りまとめる — 級の抜けと人数をExcelで検算
英検の準会場申込で協会に入力するのは級別の人数です。生徒名簿から人数表を作り、級の抜け・表記ゆれ・10名の申込条件をClaude for Excelの数式で検算する手順をまとめます。
英検を学校や塾で団体受験する準会場申込では、協会に渡す数字は級別の人数だけです。生徒一人ひとりの志願者データは、インターネット申込でも入力しません。それでも名簿の取りまとめで間違えると、申込人数が実態とずれ、教室の準備や問題冊子の数にそのまま響きます。Claude for Excelなら、名簿から級別の人数表を数式で組み、級の抜け・表記ゆれ・申込条件の10名を検算できます。ここでは申込の仕組み、名簿の列の決め方、個人情報の置き場、検算の数式、つまずきやすい点の順に進めます。
準会場の申込で、協会に入力する数字は何か
準会場とは、申込団体が設置した試験会場のことです。一次試験は申込責任者が定めた会場で、その団体の出願者だけが受けます。二次試験は本会場で受験します。
本会場と準会場では、申込で用意するものが違います。
| 項目 | 本会場 | 準会場 |
|---|---|---|
| 申込資格 | 本会場団体登録が完了していること | 準会場学校・官公庁は登録不要。塾・企業は準会場登録の承認が必要 |
| 人数の条件 | 本会場1〜5級の志願者が合計10名以上 | 準会場2級〜5級の志願者が合計10名以上 |
| 願書 | 本会場志願者全員ぶん | 準会場申込時点では不要。受験時に志願票を記入 |
| ネット申込で入力するもの | 本会場志願者データ | 準会場級別の人数のみ |
出典は協会の団体申込の案内ページです。準会場の欄にある「入力データは級別人数のみ」という一行が、名簿の役割を決めます。名簿は協会へ出す書類ではありません。団体の中で級別人数を正しく数えるための台帳です。
したがって検算の対象は3つに絞れます。
- 希望級が全員ぶん書かれているか
- 級の書き方が揃っているか
- 級別の人数が申込条件を満たすか
塾・企業の場合は、団体登録に加えて準会場登録が要ります。準会場登録は3年ごとの更新があり、審査が完了しないと準会場申込はできません。2026年度第2回の準会場登録の申請期間は6月15日〜7月31日でした。回ごとに受付期間が区切られるため、登録の状況は名簿づくりより先に確かめておきます。
名簿の列は、申込確認票から逆算して決める
列を思いつきで増やすと、後で突合できません。協会は準会場専用の申込確認票をExcelファイルで配っており、その項目が逆算の起点になります。確認票には、受験級・団体名・団体番号・氏名・個人番号・試験日・集合時間の欄があります。個人番号は申込の後で協会から届く「個人番号の発行明細書」で分かるため、申込時点の名簿では空欄です。
そこで名簿は次のように組みます。
| 列 | 内容 | 入力のタイミング |
|---|---|---|
| A生徒ID | 内容団体内で決める連番。氏名の代わりのキー | 入力のタイミング名簿作成時 |
| B学年・組 | 内容教室割りと重複確認に使う | 入力のタイミング名簿作成時 |
| C氏名 | 内容確認票に印字する正式表記 | 入力のタイミング名簿作成時 |
| D氏名カナ | 内容表記ゆれと重複の確認に使う | 入力のタイミング名簿作成時 |
| E希望級 | 内容プルダウンで入力する | 入力のタイミング受験案内の回収後 |
| F級(正規化) | 内容数式で揃えた級 | 入力のタイミング数式 |
| G級チェック | 内容空欄・一覧外の表記を拾う | 入力のタイミング数式 |
| H重複チェック | 内容IDと氏名カナの重複を拾う | 入力のタイミング数式 |
| I個人番号 | 内容明細書を受け取ってから貼る | 入力のタイミング受付通知の後 |
| J二次日程 | 内容受験票で案内された日程 | 入力のタイミング二次試験の案内の後 |
二次試験の日程は、一次試験で選んだA〜Fの日程とは別に、団体区分で協会が決めます。小学校・中学校・高等学校・大学・企業などはA日程、塾・予備校はB日程です。J列は自分で決める値ではなく、受験票の案内を写す欄になります。
協会のお知らせには、2026年度第2回検定以降の本人確認について、団体準会場申込の二次試験進出者を対象に、顔写真付き身分証明書の後日提出の猶予措置が終了するという告知も載っています。二次に進む生徒の身分証の準備状況を名簿に1列足しておくと、一次の結果が出た後の確認が楽になります。
個人情報の置き場を決める — Claudeにはダミー行だけ見せる
生徒名簿は個人情報です。Claude for Excelの公式ドキュメントには、扱いの前提になる記述が3つあります。
- 入力と出力はバックエンドで受領から30日以内に削除される。例外は別ページの保存期間の説明に従う
- チャット履歴はブラウザのIndexedDBにローカル保存され、Anthropicのサーバーには保存されない
- 機微または規制対象のデータを、適切な統制なしに載せたモデルでの利用は推奨されない
加えて、外部から入手したファイルには、データの持ち出しや書き換えを狙う隠し指示が入りうるという警告があります。生徒や保護者が自由記入したフォームの回答は、このファイルにあたります。自由記述の列は、集計に使わないなら読ませる前に消しておきます。
名簿を組織のAI利用規程に照らして外部サービスに入力してよいかは、団体の設置者や組織の規程で決まります。Claudeの側で判断できる事柄ではありません。入力の可否を整理するときの一次資料はClaudeに個人情報を入力する前に確認する一次資料に、第三者提供との関係は個人情報を含むプロンプト入力は第三者提供にあたるかにまとめています。
今回の検算は、設計を工夫すれば実名簿をClaudeに見せずに済みます。
- 人数の集計と級のチェックは、生徒ID・学年組・希望級だけで足ります
- 氏名の表記ゆれは、氏名カナの列に対する数式で拾えます
- Claudeには、見出しとダミー5行だけの見本ブックを渡し、数式を作らせます
- 完成した数式を、手元の実名簿のブックへ貼ります
実データを渡さずに検査の仕組みだけを作らせる型は、就学援助の認定審査を整理する学校事務の手順のダミーCSVと同じ考え方です。
手順: ダミーのブックで検算の数式を作らせる
検算用ブックができるまで
- 1
見本ブックを作る
見出し(A〜J列)とダミー5行だけのブックを、実名簿とは別に新規作成します。ダミー行には、わざと間違いを混ぜます。「３級」(全角)、「3級」(前に空白)、空欄、「三級」、同じIDの2行です。
- 2
希望級の入力を絞る
E列にデータの入力規則でプルダウンを設定します。Claude for Excelは、データ検証のプルダウンを作れる操作に含まれています。選択肢は、そのシートの「級一覧」に置く、当該回に実施する級だけにします。
- 3
検算列を数式で作る
F・G・H列を数式にします。下の依頼文の例を、見本ブックを開いたClaudeに伝えます。
- 4
級別人数表と条件判定を作る
別シートに級別の人数表を作り、名簿の行数との一致と、10名の条件を判定させます。
- 5
数式を実名簿へ貼る
見本ブックの数式を、実名簿のブックの同じ列へコピーします。貼った後に、ダミー行と同じ誤りを実名簿に1行だけ試しに入れて、検算列が反応するか確かめます。
依頼文は、列の役割と、触ってはいけないものを明示します。公式ドキュメントは、既存データを上書きする前にClaudeが警告すると説明していますが、範囲を指定しておくほうが確実です。次の文面は例です。
このブックは英検の団体申込用の名簿の見本です(全てダミーデータ)。
A列=生徒ID、B列=学年組、D列=氏名カナ、E列=希望級です。
次をF〜H列に数式で作ってください。E〜Hの範囲外は変更しないでください。
- F列: E列の全角数字を半角にし、空白を除いた級
- G列: Fが空なら「級の未記入」、「級一覧」シートにない表記なら
「一覧にない表記」、それ以外は「OK」
- H列: IDが重複なら「IDの重複」、同じ学年組で氏名カナが重複なら
「学年組と氏名カナが重複」、それ以外は「OK」
空行はどの列も空白にしてください。作った数式の意味を1行ずつ説明してください。毎回の依頼で同じ前提を書く手間は、アドインの設定画面のInstructions欄で省けます。Excelだけに効く固定の指示を置く欄で、たとえば「数式は日本語のExcelで動く関数だけを使う」「列を足すときは右端に追加する」といった書式の約束を書いておけます。
級の抜けと表記ゆれを拾う数式
Claudeが作る数式の中身を、読める状態にしておきます。依頼文のとおりなら、おおむね次の形になります(読みやすさのため改行していますが、セルには1行で入れます)。
F2: =IF($A2="","",
SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(
SUBSTITUTE(TRIM(SUBSTITUTE(E2," "," ")),
"１","1"),"２","2"),"３","3"),"４","4"),"５","5")," ",""))
G2: =IF($A2="","",IF(F2="","級の未記入",
IF(COUNTIF(級一覧!$A$2:$A$10,F2)=0,"一覧にない表記","OK")))
H2: =IF($A2="","",
IF(COUNTIF($A$2:$A$500,A2)>1,"IDの重複",
IF(COUNTIFS($D$2:$D$500,D2,$B$2:$B$500,B2)>1,
"学年組と氏名カナが重複","OK")))F列は、全角の空白を半角にしてTRIMで前後を削り、全角の数字を半角にし、残った空白を消します。ASC関数で一気に半角化する書き方もありますが、ASCは全角カタカナも半角カタカナに変えます。「準2級プラス」のような級名は壊れるため、数字だけを置換します。
「三級」のような漢数字や、「さんきゅう」のような書き方は、F列では直りません。直さず、G列の「一覧にない表記」として表に出すのが狙いです。直せる誤りは数式に、人が判断する誤りは検査の列に、と役割を分けています。
見本ブックには、検査の列が何を返すかも一覧にしておきます。
| ダミー行の入力 | F列 | G列 | H列 |
|---|---|---|---|
| 「３級」 | F列3級 | G列OK | H列OK |
| 「3級」(前に空白) | F列3級 | G列OK | H列OK |
| 空欄 | F列空文字 | G列級の未記入 | H列OK |
| 「三級」 | F列三級 | G列一覧にない表記 | H列OK |
| 同じIDの2行 | F列それぞれの級 | G列OK | H列IDの重複 |
実名簿に貼ったあと、G列とH列が「OK」以外の行だけをフィルターで出せば、確認の対象が絞れます。フィルターやソートは、Claude for Excelに直接頼める操作に含まれています。
級別の人数表で、申込条件と三者の一致を見る
人数表は別シートに作ります。
B2(2級): =COUNTIF(名簿!$F:$F,A2)
…6行ぶん(2級・準2級プラス・準2級・3級・4級・5級)
B9(名簿の行数): =COUNTA(名簿!$A$2:$A$500)
B10(級別の合計): =SUM(B2:B7)
B11(行数との差): =B9-B10
B12(広い数え方): =SUM(B2:B7)
B13(狭い数え方): =B2+B5+B6+B7見る数字は3つです。
- 名簿の行数と級別の合計が一致するか。差が出るなら、空欄か一覧外の級が混ざっています
- 級別の合計が、協会の申込画面に入力する人数と同じか
- 2級〜5級の合計が10名以上か
3つ目には、数え方の注意があります。協会の案内は準会場の条件を「2級〜5級の志願者の総人数が10名以上」と書いています。この範囲に準2級と準2級プラスが入るかは、案内の文面だけでは言い切れません。そこでB12に準2級系を含む数え方、B13に2級・3級・4級・5級だけの数え方を並べて出します。両方が10以上なら迷いません。片方だけが10以上の団体は、当該回の申込要項か協会の窓口に確かめる合図になります。
10名に届かない場合は、近隣の準会場資格を持つ団体どうしで合同準会場実施を選べます。吸収団体の管理と責任のもと、同じ会場で同じ日に一次試験を実施します。申込は団体ごとに別々で、申込の際に「合同準会場実施」を選びます。志願者数は合流する団体の人数を含めずに、自団体のぶんを書きます。両方の団体に準会場資格が必要で、分散実施はできません。
教室割りとリスニングCDも、同じ名簿から数える
準会場の一次試験では、リスニングCDの必要セット数を申込時に申告します。申告がないと2セットが届きます。教室数を従来より増やして実施する場合は、教室数とCDセット数を試算したうえで申告するよう案内されています。
名簿にK列として「教室」を足し、教室ごとの人数をCOUNTIFSで数えると、試算の材料がそろいます。どの級を何教室で実施するかは、座席間隔や会場の事情で団体ごとに違います。セット数への換算は協会の案内に合わせて自分で決め、Claudeには教室別の人数表の作成までを頼みます。
つまずきやすい点
落とし穴
締切後に増えた生徒は、団体一括払いになる
団体が設定した申込締切の後に申し込む生徒(申込み忘れなど)の検定料は、受験者個人支払いを選んでいても団体一括で支払うことになります。名簿は締切日の時点で別名で保存して版を固定し、締切後の追加は別の表に分けて記録します。
落とし穴
Excelのバージョンによって、アドインが動かない
Claude for ExcelはExcel 2016・2019の買い切り版、iPad、Androidでは動きません。マクロとVBA、データテーブルも対象外です。学校や塾の共用PCにどの版が入っているかを、作業の前に確かめます。応答が止まるときの原因はClaude for Excelが応答しない原因と上限値で整理しています。
落とし穴
数式が正しくても、元の記入が違えば検算は通る
検算列が「OK」を返すのは、書き方が一覧に合っているということだけです。生徒が本来受けるべき級と合っているかは、数式には分かりません。希望級を決める場面は、本人・保護者・指導者の相談になります。
まとめ
準会場の申込では、名簿の正しさは「級別人数が正しいか」に集約されます。その検算を、実名簿を見せずに、ダミー行で作った数式として持ち帰る形にすると、個人情報の置き場を変えずにClaudeの力を借りられます。2級〜5級の10名という条件は、準2級系の数え方で結果が割れることがあるため、両方の数え方を並べて出しておくのが安全です。