Claudeで点検報告書を作成する — 設備の現場メモと写真から是正提案まで

ビルの設備点検は、現場で集めるものが3種類に分かれます。歩きながら話した音声メモ、スマートフォンの写真、計器から読んだ測定値です。事務所に戻ってから、これを報告書の様式に一つずつ写す作業に時間がかかります。

この転記と文案づくりは、Claudeに任せられます。ただし、合否の判定と是正の確定は点検者の仕事です。この記事では、Projectsに様式と基準値を置いて、毎回同じ型で所見と是正案を出させる手順を順に書きます。

先に決める:Claudeが書く部分と、点検者が確定する部分

最初に分担を表にしておくと、出力を見るときの迷いが減ります。

法定の点検は、そもそも点検できる人が決まっています。消防法は、消防用設備等の点検を定期に行い、結果を消防長または消防署長に報告するよう関係者に求めています。政令で定める防火対象物では、消防設備士の免状を持つ人などに点検させる定めです。

報告の頻度は、消防法施行規則が防火対象物の区分ごとに定めています。令別表第一の(一)項から(四)項などは1年に1回、(五)項ロや(七)項などは3年に1回です。報告書の様式は消防庁長官が定めるため、自社で作り替えず、公式の様式を知識に置く形になります。Claudeの下書きは資格者の点検の代わりにならず、点検結果を文章にまとめる補助に当たります。

Projectsに置く4つの資料と、指示文

Projectsは、独自のチャット履歴と知識ベースを持つ作業場です。文書や資料をアップロードしておくと、そのProjectsの中のすべてのチャットで文脈として使われます。点検報告書のように、毎回同じ様式・同じ基準値を参照する仕事に向いています。

知識に入れる資料は4つです。

1. 設備台帳(設備ID、設置場所、機器名、点検周期)
2. 報告書の様式(自社様式、または消防などの公式様式)
3. 基準値表(点検項目ごとの正常範囲と単位)
4. 前回の確定報告書

台帳はIDを軸にします。写真もメモも測定値も、このIDで結びます。

周期の欄は、自社の点検計画の値を入れます。たとえば建築物衛生法の施行規則は、空気環境の測定を二月以内ごとに一回、定期に行うと定めています。法令が周期を決めている設備は、条文の周期を台帳に写しておくと、点検漏れの確認にも使えます。

基準値表も同じ型です。基準値を空欄にした項目は、Claudeが記憶で補いかねないため、空欄のままにせず「基準なし」と書きます。

指示文に書く内容

Projectsには「プロジェクトの指示」を設定できます。保存した指示は、そのプロジェクトのすべてのチャットで使われます。次のような内容を入れます(下は例です)。

あなたはビル設備の点検報告書の下書きを作る補助です。
- 設備はすべて台帳のIDで呼ぶ。台帳に無いIDは「台帳に無い」と書く
- 合否の判定は、基準値表の範囲との比較だけで行う。表に無い項目は「基準なし」とする
- 測定値は、点検者が渡した測定値表の数字だけを使う。写真から読んだ数字は参考扱いにする
- メモと写真に無い事実は書かない。推定は「推定」と明記する
- 所見は「事実→基準との差→影響」の順に書く
- 是正は案として出し、費用と工期は書かない

指示は短い箇条書きにします。長い散文にすると、どの規則が守られたかを後から確認しづらくなります。

知識の置き方で気をつける3点

• Projectsの名前と説明は、Claudeからは見えません。物件名などの情報は、知識の中に書きます
• 同じProjectsの別チャット同士で、会話の中身は引き継がれません。確定した所見は知識に戻します
• 無料アカウントは、Projectsを5つまで作れます。物件ごとに分ける運用は、物件数が多いと上限に当たります

有料プランでは、知識がコンテキストの上限に近づくと、Claudeが検索拡張生成(RAG)のモードに切り替えて容量を最大10倍に広げます。過去の報告書を長く溜める運用では、この仕組みが働く前提で置けます。

手順1:音声メモを設備ID単位のテキストにする

音声ファイルは、ファイル対応形式の一覧に載っていません。画像はJPEG・PNG・GIF・WebPの4形式で、文書やスプレッドシートはPDF・DOCX・CSV・XLSXなどが並びます。音声は、端末の文字起こしでテキストにしてから貼ります。

文字起こしのままでは、話した順に設備が混ざっています。

さっきの3階の機械室、AHU-03の、ベルトがちょっと鳴いてた。あと
フィルタ汚れてる。それからB1のポンプ、12番、軸封から滴下あり、
1分に5滴くらい。圧力は出ていた。

これを設備IDごとの表にします。

添付のメモを設備IDごとの表に直してください。
列は「設備ID / 場所 / 観察した事実 / 数値の記述 / メモにない情報(空欄)」です。
メモに無い数値は補わないでください。設備IDが特定できない記述は
「ID不明」の行にまとめてください。

出力は、たとえば次の形になります(形の例です)。

「圧力は出ていた」を、Claudeが数値に直さないことが肝心です。メモの時点で数字が無い項目は、測定値表に戻って埋めます。

手順2:写真は設備IDに結び、状態の描写に使う

写真は、設備IDとの対応づけと、状態の描写に使います。1つのチャットに入れられるファイルは20個までで、画像は8000×8000ピクセルまで、ヘルプセンターは1000×1000ピクセル以上を勧めています。点検の写真は、設備1台につき全景1枚と近接1枚が目安です。銘板の近接写真が1枚あれば、設備IDの取り違えを防げます。

写真の渡し方・枚数の数え方・写り込みの扱いの基本は、店舗巡回の報告書を写真から作る手順に書いています。ここでは設備点検に固有の点だけを足します。

所見に使う写真には、「写っている事実」と「推定される原因」を別の列で出させます。

Image 1〜Image 4について、設備ID(台帳にある場合)、写っている状態、
推定される原因の順に表にしてください。
推定原因は「推定」と明記し、写真から言えないときは空欄にしてください。

錆の広がり、保温材の剥がれ、漏水の跡のように、状態そのものが写る項目には向いています。逆に、圧力計や温度計の針の位置は、写真から数字を読み違えやすい対象です。数値は手順3の測定値表を正とします。

手順3:測定値は表で渡し、基準値表と照合する

測定値は、写真に頼らず、表(CSVまたはXLSX)にして渡します。XLSXをアップロードするには、アカウントでコード実行とファイル作成を有効にする条件があります。CSVなら、この設定は要りません。

添付の測定値表を、知識の基準値表と設備ID・項目名で突き合わせてください。
基準範囲を外れた行、基準値表に項目が無い行、測定値が空の行を
それぞれ別の表に分けてください。判定の根拠として、基準範囲の下限と上限を併記してください。

照合結果は3つに分かれます。

「基準なし」の行を作らせることが、この手順の要です。表に無い項目まで合否を付けると、モデルの記憶にある一般的な数値が混ざります。

手順4:所見を報告書の様式に流し込む

照合が終わったら、様式の欄に合わせて所見を書かせます。様式がExcelなら、欄の名前を列として指定します。

知識の様式(月次点検報告書)の「所見」欄に入る文章を、設備ID順に書いてください。
1件ずつ「事実(場所・状態・数値)→基準との差→影響」の順で、全体で3文以内に。
写真は画像番号を括弧で添え、影響は点検者が確認する推定として書いてください。

所見の文案は、たとえば次の型になります(形の例です)。

PMP-12(B1ポンプ室)の軸封から滴下がある(Image 3)。点検時は1分に約5滴で、基準表の「滴下:なし」に外れる。放置すると滴下量が増え、床面の漏水や軸受の損傷につながる可能性がある(推定)。

影響の書き方に「可能性がある(推定)」を残すのは、Claudeの推測を点検者の判断として署名しないためです。報告書の確定前に、推定の文を点検者が確認します。

手順5:是正提案を、優先度の定義表に当てて出す

是正の優先度は、Claudeに判断させるのでなく、自社の定義表に当てはめさせます。定義の言葉を先に決めておくと、毎月の比較ができます。

この表はひな形です。区分の数も、対応の目安も、各社の保全規程の値に置き換えます。

範囲外と判定した設備ごとに、是正案を出してください。
優先度は知識の定義表のA〜Dのどれに当たるか、該当する定義の語句を引用して根拠にしてください。
是正案は応急と恒久の2案まで。費用と工期は書かないでください。
実施前に点検者が確認する事項も1つ添えてください。

優先度の根拠に定義の語句を引用させると、点検者が判断に同意できるかを、その場で見分けられます。「放置すると停止につながる」に当たるか、という問いの形になるためです。

費用と工期を書かせない理由は、現場の見積り条件(足場、停止の可否、部品の納期)がClaudeには見えないからです。数字を書かせると、根拠のない金額が報告書に残ります。

関連する運用として、設備保全の優先度を週次で見直す手順はCoworkで設備保全の優先度を週次で見直す手順にあります。月次報告書の優先度Bを、週次の見直しに引き継ぐ使い方ができます。

確定した報告書を知識に戻し、前回と比べる

Projectsの別チャットには、会話の中身が引き継がれません。点検者が確定した報告書は、毎回知識に追加します。次の月は、前回の報告書を参照して差分を出させます。

今回の範囲外の一覧を、知識の前回報告書の所見と設備IDで突き合わせてください。
状態は「継続」「新規」「解消」の3つ。継続のものは、前回の優先度と今回の優先度を並べてください。

継続の行が増えている設備は、是正が進んでいないことを示します。報告書の冒頭に置くと、管理者が最初に確認できます。

設備の取扱説明書や保守マニュアルを、保全の問い合わせ窓口にする使い方は、設備の取扱説明書・保守マニュアルをProjectsに置く手順で扱っています。点検報告書のProjectsと、マニュアルのProjectsを分けて持つと、知識の混ざりが減ります。

つまずきやすい点

もう1点、共有の範囲にも注意が要ります。Projectsを同僚と共有できるのは、TeamプランとEnterpriseプランだけです。共有時の権限は「閲覧可」と「編集可」の2段階で、組織全体に公開することもできます。管理者が共有をオフにしている組織もあります。顧客ビルの図面や設備情報を扱うなら、守秘義務の契約を確かめてから知識に置きます。

医療機器や店舗の点検との違い

点検報告書の作り方は、対象によって要点が変わります。医療機器は、点検記録の抜けを台帳と突き合わせる作業が中心で、医療機器の保守点検計画と点検記録の抜けを確かめる手順に整理しています。店舗巡回は、写真とチェック項目の突き合わせと、前回の指摘との差が中心です。

ビル設備の報告書は、測定値と基準値の照合、劣化の所見、是正の優先度が三つ組になります。この三つを別々の手順で出させると、読み違いがどこで起きたかを追えます。

提出前の確認

• 台帳にないIDの行が、点検者の確認を受けている
• 範囲外の行に、基準の下限・上限が併記されている
• 「基準なし」の項目に、点検者が基準の出典を足したか、対象外と決めた
• 所見の「推定」の文を、点検者が確定または削除した
• 優先度に、定義表の語句による根拠がある
• 費用と工期の欄が、Claudeの出力でなく点検者の入力になっている
• 法定点検の結果が、有資格者の点検に基づいている
• 確定した報告書を、Projectsの知識に追加した

まとめ

設備点検の報告書づくりは、様式・台帳・基準値表をProjectsに置いて、メモ、写真、測定値の3つを別々の手順で流すと形になります。数値の根拠は測定値表、優先度の根拠は定義表に固定します。Claudeは文案と照合の下書きを担い、合否・是正の確定・法定点検の署名は点検者が持ちます。

最初は、1つの設備種別(たとえば空調機)に絞って、台帳を10台ほどで始めます。出力の型が安定してから、ポンプや受変電設備に広げます。